5 ključnih koraka za implementaciju ERP-a
S obzirom na to da je konkurencija na tržištu sve veća, raste i broj tvrtki koje shvaćaju da im je potrebna bolja organizacija poslovanja. Kako bi zadovoljili korisnike i održali konkurentnost, potrebna je optimizacija resursa i veća profitabilnost. Shodno tome, rješenje za koje se u sve većem broju odlučuju je implementacija ERP-a.
Prije same implementacije potrebno je odabrati odgovarajuće ERP rješenje. Pritom treba obratiti pozornost na određene ključne kriterije i bitne korake prije same kupovine novog softvera. Nakon uspješno obavljena ova dva procesa, dolazi vrijeme za implementaciju. Implementacija zapravo podrazumijeva postupak od isporuke poslovnog rješenja do njegovog uvođenja u svakodnevno poslovanje tvrtke. Ovisno o tvrtki i samom ERP-u proces može trajati od nekoliko tjedana pa i do više mjeseci.
Kada se uspješno implementira, ERP povezuje sva područja unutar tvrtke, a poslovni procesi se standardiziraju i ubrzavaju. Rezultat toga je učinkovitije poslovanje, ušteda vremena i resursa, konkurentnost na tržištu i povećana produktivnost.
No, implementacija tvrtki može donijeti benefite jedino ako se pravilno odradi. U protivnome, tvrtki može čak i naštetiti. Upravo zato implementacija zahtijeva vrlo odgovoran i ozbiljan pristup, predanost projektnog tima te potporu vodstva tvrtke.
1. Priprema
Tijekom ove prve faze, potrebno je stvoriti preduvjete za početak implementacije. Bez kvalitetne pripreme može doći do prekoračenja budžeta ili rokova potrebnih za dovršenje implementacije.
U pripremnoj fazi je potrebno održati sastanak na kojem će se zaposlenicima predstaviti plan projekta. Pomno osmišljen projektni plan je ključ uspješne implementacije. On se treba sastojati od preddefiniranih ciljeva, terminskog plana i popisa odgovornosti za svakog zaposlenika. Svaki zaposlenik bi trebao biti upoznat s planom te znati što će se od njega očekivati tijekom implementacije.
2. Snimka stanja
Svaka tipična implementacija ERP-a počinje snimkom stanja. Snimka stanja podrazumijeva analizu trenutnih poslovnih procesa tvrtke. Tijekom ovog procesa, ERP konzultanti dokumentiraju vaše poslovne procese kako bi dobili uvid u vaš način rada.
Kroz razgovor s ključnim korisnicima, utvrđuju se razlozi zbog kojih se prelazi na novi softver i prema tim saznanjima se prilagođava novi softver. Konzultanti također prikupljaju osnovne podatke o firmi, broju odjela i zaposlenih itd.
Tijekom snimke stanja, također se definira projektni tim koji će zajedno sa stručnim timom konzultanata raditi na implementaciji. Određuje se voditelj projekta koji će nadgledati i upravljati procesom od početka do kraja implementacije te sve ostale osobe koje će sudjelovati u projektu.
Bitno je definirati koliko će zaposlenih raditi u novom softveru, što će točno raditi te koje module će koristiti. Zatim, treba odrediti koji podatci će se uvoziti u novi softver te hoćete li ih uvesti sami ili ćete to prepustiti konzultantima. Ovo je ujedno i prilika da se suvišni podatci „počiste“ prije unošenja u novu bazu.
Prije prelaska na sljedeći korak, potrebno je još dogovoriti edukaciju i odrediti datum početka rada u softveru.
3. Instalacija i podešavanje poslovnih procesa
Nakon prikupljenih svih potrebnih informacija, potrebno je instalirati novi softver i podesiti sve poslovne procese. Namješta se baza podataka i uvoze se podatci prema dogovoru tijekom snimke stanja.
Osim toga, konzultanti tijekom ove faze postavljaju korisničke račune i lozinke te podešavaju autorizacije za svakog korisnika.
Na kraju ove faze, konzultanti bi trebali testirati bazu podataka i provjeriti jesu li svi podatci točni te funkcionira li sve pravilno.
Također, konzultanti korisnicima mogu postaviti testnu bazu. Ona se može koristiti za vježbanje prije nego sustav počnu koristiti za svakodnevno poslovanje.
4. Edukacija
Edukacija zaposlenika je vjerojatno i najvažniji dio implementacije ERP-a. Kvalitetno provedena edukacija osigurat će uspješno rukovanje novim softverom i smanjiti probleme pri uporabi. Važno je da se vaši zaposlenici u potpunosti posvete svladavanju korištenja novog softvera. Na kraju, to je bitno za njihov svakodnevni rad.
Vaši zaposlenici vrlo vjerojatno neće „pohvatati“ sve detalje rukovanja novim ERP-om tijekom edukacije i sigurno će tijekom daljnjeg rada imati pitanja za konzultante. Stoga je pri odabiru ERP-a vrlo bitno obratiti pozornost na kvalitetu korisničke podrške koju nudi tvrtka koju ste odabrali za implementaciju novog softvera. Što je podrška kvalitetnija, vašim zaposlenicima će biti lakše savladati funkcionalnosti novog softvera.
5. Primjena novog softvera
Nakon uspješne implementacije i testiranja ERP rješenja, vrijeme je da korisnici počnu koristiti novi softver u svakodnevnom poslovanju. No, ovdje posao ne završava, jer je tijekom korištenja ERP-a potrebno kontinuirano pratiti njegovo funkcioniranje. Program je potrebno redovito održavati i ažurirati kako bi pravilno funkcionirao te kako bi njegovi korisnici mogli neometano raditi. Ovdje ključnu ulogu ima management. Oni trebaju pratiti korištenje novog ERP-a i reagirati na eventualne probleme tijekom uporabe.
Implementacija ERP-a je veliki pothvat ali uz pravilno planiranje i provedbu ne bi trebala predstavljati nikakav problem vama i vašoj tvrtki. Uz odgovoran i ozbiljan pristup, implementacija ERP-a će vam donijeti mnoge benefite uključujući veću produktivnost, bolju organiziranost i konkurentnost na tržištu. Osim toga, značajno ćete pojednostaviti svoje poslovanje jer nećete imati potrebu za unošenjem podataka u više različitih programa.
Izvori
Nabava i implementacija ERP sustava
5 Steps To Successful ERP Implementation
10 Steps to Successful ERP Implementation
10 Steps to a Successful ERP Implementation
