Poslovni softver – 5 P na koje treba obratiti pozornost kod odabira

Poslovni softver je postao neophodan alat za tvrtke koje žele učinkovito poslovati. Od softvera za upravljanje odnosima s klijentima (CRM) do sustava za vođenje poslovanja (ERP), dostupne su mnogobrojne opcije raznih poslovnih programa koje pomažu tvrtkama u poboljšanju njihovih dnevnih procesa. Konkretno, istraživanja su pokazala da je 95% poduzeća unaprijedilo poslovne procese implementacijom ERP softvera.

Od mikro poduzeća do međunarodnih korporacija, poslovni program predstavlja integralni dio poslovnih procesa svakog uspješnog poduzeća.

Kako odabrati poslovni softver

Kako bi stekli sve benefite korištenja poslovnog programa, vrlo je važno dobro odabrati odgovarajuće softversko rješenje. Zato je prilikom odluke bitno uzeti u obzir nekoliko važnih aspekata koji mogu biti odlučujući faktori kod konačnog izbora.

Podaci

Podaci su okosnica svakog softvera. Kod poslovnih programa generiraju se podatci o svim aspektima poslovnih operacija, uključujući prodaju, proizvodnju, podatke o kupcima itd. Ti podaci mogu pomoći tvrtkama u  donošenju informiranih odluka za poboljšanje poslovnih operacija.

S točnim i pravodobnim podacima, tvrtke mogu prepoznati probleme u svojem poslovanju i poduzeti korektivne mjere za njihovo rješavanje. Također, podaci generirani u poslovnim programima mogu pomoći tvrtkama da steknu i uvid u ponašanje, preference i potrebe kupaca.

S obzirom na to da poslovni softver može obrađivati i osobne podatke zaposlenika te osjetljive financijske podatke poduzeća. Sigurnost svih spomenutih podataka je od najveće važnosti. Bitno je i redovito kreiranje sigurnosnih kopija podataka. Ako i dođe do gubitka podataka iz bilo kojeg razloga, kopije podataka na udaljenoj lokaciji će omogućiti neometan nastavak poslovanja.

Osim toga, podaci bi trebali biti lako dostupni i organizirani na način koji tvrtkama omogućuje donošenje informiranih odluka.

Podrška

Poslovni programi često znaju biti kompleksni. Stoga je korisnicima je na početku korištenja programa potrebna edukacija ali i česta pomoć pri radu. Upravo ovdje ključnu ulogu ima kvalitetna podrška. Ona će, u konačnici, osigurati ispravno funkcioniranje sustava te smanjiti vrijeme zastoja u poslovanju i povećati produktivnost.

Prije samog početka korištenja programa, korisnici trebaju dobiti sveobuhvatnu edukaciju o tome kako koristiti poslovni softver.

Bez kvalitetne podrške, korisnici se mogu osjećati frustrirano ako naiđu na problem tijekom korištenja poslovnog programa ali i izgubiti povjerenje u proizvođača softvera. Stoga, svaka dobra softverska tvrtka treba imati snažan sustav podrške. To podrazumijeva stručan i odgovoran tim koji će korisnicima pružiti pravovremenu i kvalitetnu podršku. Time će korisnicima osigurati neometano korištenje njihovog softvera.

Podrška treba biti dostupna putem više kanala, uključujući telefon, e-mail, chat uživo ili ticketing sustav. Korisnicima pomoć također može biti dostupna u obliku pisanih uputa, video materijala i često postavljanih pitanja (FAQ).

Procesi

Poslovni program poput ERP-a, kao sveobuhvatno rješenje, pomaže tvrtkama u upravljanju poslovanjem i automatizaciji njihovih ključnih procesa. Od upravljanja dokumentacijom do financijskog upravljanja, ERP softver integrira različite aspekte poslovnih operacija u jedan sustav, pružajući organizacijama uvid i kontrolu nad poslovnim procesima.

Poslovni softver trebao bi biti dizajniran kako bi optimizirao poslovne procese. To znači da bi se trebao moći prilagoditi specifičnim potrebama poslovanja i besprijekorno se integrirati s postojećim sustavima.

Učinkovit poslovni program ima sposobnost automatizacije i pojednostavljivanja poslovnih procesa. Time se ubrzavaju rutinski zadaci koji se ponavljaju i troše vrijeme. Uklanjanjem potrebe za manualnim obavljanjem ovakvih zadataka smanjuje se rizik od ljudske pogreške i poboljšava se učinkovitost.

Pouzdanost

Kod korištenja bilo kojeg softvera, bez iznimke očekujemo da će ispravno i dosljedno funkcionirati. O poslovnom programu ovisimo za obavljanje kritičnih poslovnih zadataka, a bilo kakav neuspjeh ili greška može imati ozbiljne posljedice za poslovanje.

Pouzdan poslovni softver treba biti stabilan i konzistentno izvoditi svoje funkcije, bez rušenja, prekida ili bugova. Time se poduzećima osigurava besprekidan rad, a njihovim kupcima pristup uslugama ili proizvodima kad god im je to potrebno.

Kako bi se osigurala pouzdanost softvera, važno je provesti temeljito testiranje i osiguranje kvalitete prije nego što se softver plasira na tržište te ga redovito ažurirati i održavati kako bi se riješili bilo kakvi problemi koji se pojave. Dodatno, softver bi trebao biti usklađen s relevantnim propisima i standardima, poput GDPR-a i ISO 27001.

Povjerenje

Na samom kraju, povjerenje koje korisnici imaju u poslovni softver odnosno u proizvođača tog softvera, direktno je povezan sa svim gore navedenim aspektima. Dakle, faktori koji doprinose izgradnji povjerenja u proizvođača softvera uključuju pouzdanost sustava, sigurnost podataka, kvalitetnu podršku korisnicima te mogućnost optimizacije i automatizacije procesa.

Pozitivna iskustva s navedenim aspektima doprinijet će stvaranju povjerenja u softver da će, ne samo odraditi potreban posao, nego da će ga odraditi kvalitetno.

Reputacija je također bitna. To znači da bi pružatelj softvera trebao imati povijest isporuke kvalitetnog softvera i izvrsne korisničke podrške. Također bi trebao biti transparentan o svojim sigurnosnim mjerama i praksama obrade podataka.

Poslovni softver PANTHEON

Postizanje poslovnih rezultata moguć je samo uz kvalitetan i pouzdan poslovni softver. Podaci, podrška, procesi, pouzdanost i povjerenje su jedni od najbitnijih aspekata poslovnog programa. Prilikom odabira poslovnog programa, pažljivo razmotrite svaki od ovih aspekata kako bi bili sigurni da birate pružatelja softvera i poslovni program koji odgovara vašim specifičnim potrebama.

Odabir poslovnog program poput PANTHEONA, koji objedinjuje sve navedene karakteristike, može vam pomoći u postizanju vaših poslovnih ciljeva. PANTHEON vam omogućava automatizaciju i ubrzavanje poslovanja te poboljšanje interakcija s klijentima i dobavljačima, odnosno modernu informacijsku podršku.

Raste zajedno s poduzećem i prilagođava se njegovim potrebama te djeluje povezano s drugim programima kao temelj informacijskog sustava, stoga je na raspolaganju u više verzija s obzirom na funkcionalnosti koje nudi.

Time osigurava konkurentnost i profitabilnost poduzeća, odnosno promjenu podataka u dobit.