Od kaosa do reda – kako dokumentni sustav mijenja poslovne navike
Jeste li ikada osjećali da biste mogli raditi brže, učinkovitije i bez nepotrebnih komplikacija? Da biste mogli jednostavno optimizirati svoje radne procese? U suvremenom poslovnom okruženju, gdje informacije neprestano cirkuliraju, a promjene su jedina stalna stvar, ključ uspjeha leži upravo u prilagodljivosti i optimizaciji procesa. U pomoć dolazi dokumentni sustav (DMS) – rješenje koje donosi mnogo više od samo elektroničkog pohranjivanja dokumenata.
Kako sustav za upravljanje dokumentima mijenja igru?
Uvođenje dokumentnog sustava u poduzeće donosi brojne prednosti koje mogu značajno unaprijediti vaše poslovanje. To je mnogo više od digitalizacije papirnatih dokumenata – to je korak naprijed prema budućnosti, gdje su procesi automatizirani, a pristup informacijama brz i jednostavan.
Učinkovitost na dohvat ruke
Razmislite koliko vremena u jednom danu trošite na traženje dokumenata. Koliko često vam se događa da morate pregledavati brojne mape i registratore prije nego što pronađete taj jedan dokument koji vam treba? Jeste li znali da zaposlenici bez odgovarajućeg sustava izgube do 20 % svog vremena samo na traženje dokumentacije? S dokumentnim sustavom vaši su dokumenti uvijek dostupni, bez obzira na to gdje se nalazite ili kada su vam potrebni. To omogućuje brže donošenje odluka, što posljedično povećava produktivnost cijelog tima.
Sigurnost i kontrola
Jeste li se ikad našli u situaciji da je važan dokument izgubljen ili krivo arhiviran? Jeste li ikad razmišljali koliko riskirate ako ključni dokumenti nisu pravilno zaštićeni? U digitalnom dobu sigurnost podataka ključna je tema. S dokumentnim sustavom vaši su dokumenti sigurno pohranjeni u digitalnom okruženju, što smanjuje rizik gubitka ili uništenja važnih informacija. Osim toga, sustav omogućuje praćenje aktivnosti, što znači da imate potpunu kontrolu nad time tko pristupa dokumentima i koje su promjene napravljene. Primjerice, ako se pojavi pitanje tko je odobrio određeni ugovor ili kada je izvršena neka promjena, te informacije možete brzo i jednostavno pronaći.
Uštedite troškove i poslujte održivije
Koliko papira trošite u jednom mjesecu? Jeste li ikad izračunali koliko košta ispisivanje i pohranjivanje svih tih dokumenata? Digitalizacija dokumenata ne znači samo da se rješavate papira. To je također važan korak prema smanjenju troškova. Manje ispisivanja, manje fizičke pohrane i obrade dokumenata znači manje troškove za vaše poduzeće. Uz to, poslovanjem bez papira doprinosite očuvanju okoliša, što je danas važnije nego ikad prije.
Pojednostavite suradnju među odjelima
Da li se vaš tim ikad suočio s izazovima u suradnji jer su dokumenti raspršeni na različitim lokacijama ili pohranjeni u različitim formatima? U današnjem poslovnom svijetu, gdje su timovi često raspoređeni na različitim lokacijama, učinkovita suradnja je ključna. Dokumentni sustav omogućuje da istim dokumentima istovremeno pristupa više korisnika, što pojednostavljuje suradnju i poboljšava komunikaciju unutar vašeg poduzeća. Primjerice, dok vi pregledavate ugovor, vaš kolega ga može istovremeno dopuniti novim informacijama, bez potrebe da jedan korisnik čeka da drugi završi posao.
U nekoliko klikova do bilo kojeg dokumenta
Jeste li ikad razmišljali o tome kako biste mogli poboljšati upravljanje dokumentima u vašem poduzeću? Da li vam se ikada dogodilo da ste izgubili dragocjeno vrijeme zbog neurednih dokumenata? Dokumentni sustav omogućuje jednostavno preuzimanje i obradu dokumenata, a također i brzo i jednostavno pretraživanje dokumenata prema različitim kriterijima. Bez obzira radi li se o primljenoj i izdanoj pošti, računovodstvenoj dokumentaciji, komercijalnim ili tehničkim dokumentima, sve možete sigurno pohraniti i lako pristupiti. Zamislite kako bi bilo jednostavno kada biste mogli u nekoliko klikova pronaći svaki ugovor, račun ili tehnički dokument kad god vam je potreban.
Jeste li u dilemi? Ne znate kako započeti s uvođenjem učinkovitog bezpapirnog poslovanja u vašem poduzeću?
Iskoristite naše iskustvo. Za savjet kontaktirajte našeg savjetnika.
Kristijan Jakopović
Savjetnik za poslovna rješenja
+385 99 1634 275
kristijan.jakopovic@datalab.hr
