Za što sve možete koristiti DMS u poduzeću?

Prema istraživanju tvrtke IDC, već sljedeće godine količina generiranih podataka na svijetu će dostići 175 ZB, odnosno 175 bilijuna gigabite-a. Najveći dio tih podataka generiraju poslovni korisnici, što je zbog velike količine dokumentacije, koja je neizostavni dio svakog poslovanja – očekivano. Međutim, zanimljivo je da je odnos iskorištenih i neiskorištenih podataka u globalnim poduzećima oko 30:70. To znači da tvrtke čuvaju velike količine podataka koje uopće ne koriste.

Naravno, i način čuvanja podataka se promijenio, jer su elektronički dokumenti postali naša svakodnevnica. Čuvanje elektroničkih dokumenata je mnogo lakše nego arhiviranje fizičkih papira. Sa sobom nosi i veliki broj prednosti, posebno ukoliko se za to koristi sustav za upravljanje dokumentima, poznati DMS.

Bolja organizacija poslovne dokumentacije

Za razliku od jednostavnog čuvanja dokumenata na računalu, DMS omogućuje bolju organizaciju, klasifikaciju, pretragu, arhiviranje i druge napredne funkcije, direktno poboljšavajući učinkovitost poslovanja.

Jedna od ključnih prednosti rješenja poput PANTHEON DMS-a je jednostavnije čuvanje, organizacija i pretraga dokumenata. Ova funkcija smanjuje vrijeme koje zaposleni troše na pronalaženje potrebnih dokumenata. Omogućuje im da se fokusiraju na bitnije zadatke koji mogu donijeti direktne benefite poduzeću.

Kada na to dodate da napredni DMS sustavi na jednom mjestu vrše organizaciju, kvalifikaciju i pretragu poslovne dokumentacije, jasno je da će poslovanje imati i izravne prednosti zbog eliminacije potencijalnih grešaka i gubitaka koji nas mogu koštati vremena i novca.

Sigurnost

Sigurno čuvanje važnih dokumenata, kao što su ugovori sa kupcima i dobavljačima je jedan od najbitijih aspekata svakog poslovanja. Koristeći naprednu enkripcijsku tehnologiju, DMS osigurava da su svi dokumenti, digitalni ili skenirani, zaštićeni tijekom spremanja i prijenosa.

Sustav omogućuje i preciznu kontrolu pristupa, gdje se svakom korisniku mogu dodijeliti različite razine dozvola, čime se osigurava da samo ovlašteni zaposlenici mogu vidjeti ili mijenjati određene dokumente. Pored toga, DMS automatski radi backup svih dokumenata, smanjujući rizik od gubitka podataka zbog tehničkih problema ili ljudske greške. Sustav također prati i sprema sve aktivnosti vezane za dokumente, omogućujući lakšu reviziju i praćenje povijesti promjena. Ovakav pristup čini DMS ključnim alatom za očuvanje povjerljivosti, integriteta i dostupnosti važnih dokumenata, pružajući tvrtkama sigurnost u upravljanju važnim informacijama.

Učinkovita pretraga mailova i prepiski

Iako smo svi navikli na elektroničku poštu, DMS može značajno poboljšati učinkovitost i organizaciju vaših e-poruka i korespondencije. Centralizacija svih komunikacija na jednom, lako dostupnom mjestu omogućava jednostavno pronalaženje prethodnih elektroničkih poruka, ali i povezanih prepiski, smanjujući vrijeme koje biste inače trošili na pretragu elektroničke i druge pošte.

Funkcije poput automatske kategorizacije i verzioniranja dokumenata pomažu u organizaciji i prioritetizaciji korespondencije. Osim toga, s naprednim mogućnostima pretrage, možete brzo pronaći određene e-poruke ili privitke na temelju ključnih riječi, datuma ili informacija o pošiljatelju. Ovakav pojednostavljeni pristup ne samo da poboljšava produktivnost, već i osigurava usklađenost s propisima o čuvanju dokumenata te poboljšava suradnju omogućujući članovima tima lak pristup i dijeljenje relevantne korespondencije.

Čuvanje slika i videozapisa

Kada zaposlenici na terenu snime fotografije ili video snimke – DMS rješenja, poput PANTHEON-a, osiguravaju sigurnu i organiziranu platformu za pohranu tih podataka. Svi se podaci jednostavno kategoriziraju i označe. To olakšava pronalaženje specifičnih multimedijalnih sadržaja kada su potrebni. Osim toga, DMS osigurava da su sve datoteke na sigurnom mjestu, s jasno definiranom kontrolom pristupa, i dostupne s bilo koje lokacije. To omogućuje dijeljenje i suradnju u stvarnom vremenu među članovima tima. Centralizirano pohranjivanje osigurava da su multimedijalne datoteke lako dostupne za buduće reference, revizije ili potrebe obuke. Upravljanjem medijskim sadržajem, DMS pomaže servisnim i prodajnim timovima da održe visoku razinu profesionalnosti i responzivnosti u svakodnevnim operacijama.

Interna dokumentacija o zaposlenima

DMS može značajno olakšati rad s internom dokumentacijom o zaposlenima (skenirane osobne iskaznice, putovnice, diplome, izvodi i drugi osobni dokumenti). DMS omogućuje sigurno skladištenje svih ovih važnih dokumenata na jednom mjestu, uz kontrolirani pristup kako bi se osigurala privatnost i povjerljivost informacija. Sustav omogućuje jednostavno pretraživanje i pristup dokumentima kada su potrebni, bilo za potrebe ljudskih resursa, revizije ili administrativnih zahtjeva.

DMS također osigurava sigurnosne kopije (backup) svih dokumenata, smanjujući rizik od gubitka podataka i olakšavajući usklađenost sa zakonskim propisima o pohrani i zaštiti osobnih podataka. Na taj način, DMS omogućuje učinkovitije i sigurnije upravljanje internom dokumentacijom, oslobađajući vrijeme i resurse za druge ključne aktivnosti unutar tvrtke.

Prednosti za PANTHEON korisnike

U procesu odabira DMS rješenja, uvijek treba obratiti pažnju na prednosti koje dolaze unutar jednog ekosustava. Tako korisnici PANTHEON rješenja dobivaju besplatnih prvih 100MB PANTHEON DMS-a, . To je dovoljno za oko 400 eRačuna ili 100 ugovora.

Prednosti za vaše poslovanje

Ako smo vas zainteresirali za primjenu sustava za upravljanje dokumentima, trebate znati da rješenja poput spomenutog donose brojne prednosti koje prije svega unapređuju učinkovitost poslovanja. Od sigurnog pohranjivanja i lakog pretraživanja dokumenata, do poboljšane organizacije i suradnje među timovima, DMS omogućuje tvrtkama optimizaciju radnih procesa i smanjenje rizika povezanih s upravljanjem informacijama. Automatizacija zadataka i centralizirano upravljanje dokumentima ne samo da štede vrijeme i resurse, već i osiguravaju usklađenost sa zakonskim propisima, čime se povećava ukupna produktivnost i sigurnost poslovanja.