Što je bolje – više malih ili jedan veliki poslovni program?

Potrebe malih i srednjih tvrtki rastu. Više im nije dovoljna kombinacija nepovezanih ili slabo povezanih poslovnih programa, koliko god dobri bili. Digitalna transformacija pred tvrtke postavlja osjetno kompliciranije zahtjeve nego li ranije.

Zbog ovih, ali i mnogih drugih razloga rješenje može biti integriran poslovno-informacijski sustav (ili ERP). On omogućava:

• Ujednačavanje poslovnih procesa
• Centralizaciju poslovnih informacija
• Eliminiranje uskih grla prilikom odlučivanja
• Sniženje IT troškova, povećanje produktivnosti i unapređenje odnosa s klijentima

Integriran poslovni program eliminira izazove učenja i održavanja mnogo različitih verzija različitih programa. Također, omogućava dostupnosti i dijeljenje informacija na svakoj razini organizacije. To postavlja osnovu za brže poslovne odluke.

Ipak, malo je tvrtki koje razumiju cijeli koncept integriranog poslovnog sustava. Ovakva rješenja su postala neophodan temelj kada su u pitanju osnovne računovodstvene funkcije, upravljanje zalihama, isporuke, maloprodaja, nabava, reklamacije i sl. Uz njih, tvrtke ujednačavaju svoje poslovne procese i kreiraju nove izvore prihoda. Kako se poslovanje razvija i širi, osigurava se operativna kontrola.

Sve što je zadovoljavalo potrebe tvrtke na početku, rastom i razvojem postaje nedostatno. Program za fakturiranje više nije dovoljan. Potrebno je nešto više. Potrebna je razina detalja koji jednostavniji programi ne mogu osigurati.

Za mnoge tvrtke, sljedeća faza je prelazak sa jednostavnijih i nepovezanih na integrirane i sveobuhvatne sustave. Ona podrazumijeva i određenu organizacijsku spremnost koju svaka tvrtka iskusi u svom razvoju.

Ako ono što radite ne možete opisati kao proces, onda ne znate što radite!

Mnogo programa, malo učinka – spremni za integraciju?

Kako se tvrtka razvija, svaka faza podrazumijeva proširenja poslovnih programa. Za svaku tvrtku set alata je specifičan za djelatnost. Za nekoga će to biti novi sustav za maloprodaju, a za nekoga alat za upravljanje poslovnim kontaktima. Dok će neki odabrati poslovni program za upravljanje zalihama, ulazima i izlazima. Kasnije se dodaju alati za nabavu, a zatim i rješenje za elektroničku trgovinu i prijem online narudžbi. I tako redom.

Vrlo brzo, prednosti takvih sustava padaju u vodu. Iako pojedinačno jeftiniji od sveobuhvatnog rješenja, tijekom korištenja se pojavljuju povećani troškovi. Oni su, prije svega, vremenski i očituju se u upravljanju i komunikaciji sa različitim ponuđačima svakog pojedinačnog rješenja. Ovdje se slobodno može dodati i vrijeme za prikupljanje, mijenjanje i usklađivanje podataka, stanja i sl. Zatim, dvostruki unos podataka, neusklađenost podataka, sporost pretrage i izvještavanje iz noćne more. Dok sve se prvo izvadi iz sustava te se uredi u programu za tablične proračune (najčešće Excel), podatci iz izvještaja više nisu relevantni, a već su potrebni novi i tako u krug.

Management nema odgovarajuće podatke, niti ih ima u trenutku u kojem su najpotrebniji. To sve utječe na agilnost poslovanja, brzinu reakcije na zahtjeve kupaca i na učinkovitost cijelog poslovanja tvrtke.

Ako je vaša tvrtka dostigla ovu razinu poslovanja, onda je vrijeme da razmislite o sveobuhvatnom integriranom poslovnom programu..

Pažljivo razmislite i pogledajte naše preporuke i prednosti za integrirano ERP rješenje.

Prednosti ERP-a

Povećanje prihoda i profita

Integrirani poslovni programe eliminira probleme više dobavljača softvera: upravljanje, usklađivanje, komunikaciju, nadogradnje, itd. Imate jedno rešenje i sve funkcije i podatci su unutra. Sve bitne informacije nastaju i koriste se iz istog izvora podataka: ERP-a.

Korisnici (s odgovarajućim pravima pristupa) mogu vidjeti sve njima potrebne podatke na jednom mjestu. Nema potrebe za „traženjem“ ili „izvlačenjem“ podataka iz različitih sustava. Isporuke, stanja robe, dugovanja i potraživanja, kontakt podatci i slično, nalaze se na jednom mjestu i dostupni su jednim klikom.

Takav jedinstveni poslovni program omogućuje brže izvještavanje i analizu svih svojih dijelova. Na taj način štedi vrijeme i pomaže bržem donošenju odluka. Iz perspektive IT-a, nema dodatnih sustava za instaliranje, nadogradnju, održavanja i učenje. Uštedom vremena, sniženjem troškova i pametnijom upotrebom odmah dostupnih podataka tvrtke mogu očekivati povećanje prihoda, ali i profita.

Pametnije i brže odlučivanje te konkurentna prednost

Najveći izazov je u protoku informacija od jednog odjela do drugog. Ono što bi svi željeli i voljeli je da, na primjer, kupac naruči nešto sa web stranice, a prodaja automatski sazna za to. Prodaja, zatim, provjeri ispravnost zahtjeva narudžbenice, stanje i cijene te šalje nalog skladištu za isporuku.

Ako kupac traži dodatan popust, o tome se automatski obavještava šef prodaje. On, na primjer, može odobriti poseban popust. Odmah po rješenju zahtjeva odgovor se proslijeđuje kupcu. Isporučena roba se pakira, kupac je preuzima, a financije i računovodstvo to sve knjiže. Istog trenutka, management bi trebao imati uvid u novonastalu transakciju. Trebao bi pratiti situaciju, čak i na dnevnoj bazi, ako je potrebno.

Ovisno o prodaji i potražnji (npr. kupci žele nešto što nije dostupno), poslovni program omogućava planiranje sljedeće nabave i slično.

Iz gornjeg primjera, jasno je da trenutna dostupnost potadaka svima u lancu omogućava da svoje odluke donose u skladu sa odmah raspoloživim podatcima i informacijama.

Ako sve te informacije unesete u analitiku, uočit ćete trendove i brže reagirati u budućnosti. To omogućava uštedu vremena (sniženja troškova), brže reakcije na zahtjeve kupaca (povećanje prodaje) i na kraju, povećanje poslovnog rezultata (profita).

Povećanje produktivnosti

Direktna posljedica gore opisanih scenarija i situacija je povećanje produktivnosti. Ako su sve informacije raspoložive onda kada vam trebaju, ako u skladu sa njihovom raspoloživošću možete reagirati brže, svi procesi u tvrtki će se odvijati brže. To će vam omogućiti da više stvari odradite u istom vremenskom periodu. Osim toga, svi u nizu će biti zadovoljniji. Bit će manje prekovremenog rada, prekucavanja podataka i drugih aktivnosti koji se događaju u neintegriranim rješenjima.

Jeste li spremni?

Naravno, sve gore opisano podrazumijeva odgovarajuću organizacijsku spremnost. Uvođenje integriranog informacijskog sustava nije lak zadatak. Postojeće navike se moraju promijeniti, disciplina se mora uspostaviti i procedure se moraju poštovati. Sve navedeno, naravno, mora postojati.

ERP ili integriran informacijski sustav je samo posljedica stanja u tvrtki. Ni manje, ni više od toga. Dobra stvar je što uvođenjem ERP-a tvrtke ne dobivaju samo poslovni program, već i iskustvo skupljeno godinama na sličnim projektima sa sličnim djelatnostima.

ERP nije samo poslovni program, već i način integriranog upravljanja podatcima. Za razliku od tradicionalnih računovodstvenih programa, ERP omogućava sveobuhvatno upravljanje svim resursima kompanija, a ne samo financijama.

Financije su bitne, ali one su rezultat sveukupnog rada svih drugih resursa u tvrtki. Kako upravljate tim resursima i upravljate li njima na odgovarajući način? Razmislite…

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo obuhvatiti sve pojedince, zaposlene, suradnike, partnere i korisnike s kojima svakodnevno učimo, stiječemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih njih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovito i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad vrijedi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli s vama! Podijelite dalje…