Važnost standarda u poslovanju

Danas, više nego ikada prije, tvrtke se susreću s temeljnim promjenama u načinu na koji rade. Digitalna transformacija, veliki podatci (Big Data), umjetna inteligencija (AI), strojno učenje (Machine Learning), Internet stvari (IoT – Internet of Things) samo su neke od novih skraćenica koje proširuju već postojeće, relativno dobro poznate: ERP, CRM, DMS, CMS i sl.

Poslovna praksa i teorija se danas kostantno procjenjuju iznova i iznova kako bi kompanije opstale na tržištu, povećale tržišni udio, smanjile troškovi, podigle kvalitetu proizvoda ili postigle i zadržale konkurentnu prednost.

Globalna ekonomija postaje stvarnost, a izazovi standardizacije sve kompleksniji. Standardi su kritični za preživljavanje u globalnoj (digitalnoj) ekonomiji. Sve prisutniji međunarodni ugovori pred lokalne tvrtke stavljaju izazove natjecanja s globalnim igračima. Standardizacija može biti put i način da se snize trgovinske prepreke i uspješno konkurira globalnim igračima.

U ovom uvodnom tekstu o standardima pokušat ćemo za početak samo dodirnuti temu važnosti standarda, pokrenuti priču o tome što su standardi i kako mogu pomoći organizacijama.

Standardi. Sjajna stvar. Svako bi trebao imati svoje.

Što je standard?

Standard je bitan dokument u kojem je opisan proces i način obavljanja određene poslovne aktivnosti (poslovnog procesa), osnovnih osobina procesa i očekivanih rezultata procesa.

Koji standardi postoje?

Postoji mnogo standarda u poslovanju. Standardi postoje za skoro svaku djelatnostt. Standardi mogu biti interni i eksterni.

Interni standardi predstavljaju definirane načine rada unutar kompanije zasnovanih i napisanih na osnovu iskustva te pojedinačne kompanije.

Eksterni standardi su oni koje definiraju treće strane, nezavisni stručnjaci na lokalnom, državnom ili internacionalnom nivou. Najpoznatija međunarodna organizacija za eksterne standarde je svakako ISO (www.iso.org).

I jedni i drugi su važni, a najgori scenarij je da ne postoje nikakvi.

Standardi mogu biti razni. Neki od standarda su vam sigurno poznati:

• Standardi u vezi s proizvodima i uslugama (deklaracije, specifikacije proizvođača, recepti, normativi,…)
• Standardi upravljanja (Upravljanje kvalitetom ISO 9000, Upravljanje kontinuitetom poslovanja i sl.)
• Standardi sigurnosti (ISO 27000 i sl.)
• Osobni standardi i certifikati (Pantheon certifikati i sl.)
• Građevinski standardi – za zgrade i sustave koji se ugrađuju u kuće, zgrade ili neke druge građevinske objekte
• I mnogi drugi.

Čemu standardi služe i kako pomažu tvrtkama?

Standardi opisuju, dokumentiraju, objašnjavaju i označavaju načine, rezultate i aktivnosti poslovanja. Korisni su kako se ne bi svakom novom (ili starom) zaposleniku usmeno objašnjavalo kako nešto raditi. Standardi služe i tome da se postave određeni parametri uspješnosti (KPI – Key Performance Indicators) poslovnih procesa, proizvoda ili nečeg trećeg kako bi se pratili učinci procesa.

Oni omogućavaju uspostavljanje, praćenje i optimizaciju poslovnih procesa. Često kompanije imaju svoje interne standarde koji su čak stroži u odnosu na eksterne internacionalne ili nacionalne standarde.

Standardi, također, pomažu boljem upravljanju tvrtkom, kontroli kvaliteta (ISO 9000) i povećanju sigurnosti (ISO 27000).

Uloga informacijskog sustava u standardima

Kada govorimo o standardima, govorimo o dokumentiranim, mjerljivim i upravljivim poslovnim procesima. To znači da su im potrebni opisi procesa, podatci i informacije, izvještajii i statistike, kao i jednostavan proces odlučivanja na osnovu prethodnog.

Informacijski sustav ERP kategorije, kao što je Pantheon, pomaže tvrtkama upravo u definiranju, praćenju i mjerenju poslovnih procesa. Osim toga, pomaže smještanju podataka i informacija na jedno mesto te omogućava izvještavanje i statistike na osnovu tih podataka.

Proces naručivanja u vašoj tvrtki može biti standardiziran na sljedeći način: kupac šalje upit ili zahtjev za ponudu, prodavač provjerava raspoloživost i cijene i šalje ponudu kupcu, kupac prihvaća ponudu te plaća dogovoreni iznos. Zatim, prodavač šalje nalog magazinu za isporuku robe i roba se isporučuje kupcu.

Svi ovi dokumenti (narudžba, ponuda, otpremnica, račun) procesa poručivanja i isporuke se mogu naći u informacijskom sustavu, tako da se tu zadovoljava osnovni princip dokumentiranosti informacija, a dodatno se omogućuje izrada analize učinka narudžbe i isporuke. Ako je standardom (internim ili eksternim) predviđeno da kupac od zahtjeva za ponudom do slanja ponude ne smije čekati duže od jednog dana, onda kroz informacijski sustav možemo provjeriti je li se to zaista i dogodilo. Kada kupac čeka duže od jednog dana, onda imamo neusuglašenost sa standardom i možemo pokrenuti korektivne mjere kako bismo otklonili tu neusuglašenost i popravili učinkovitost.

Također, kupac koji odgovor na svoj upit dobije i brže od jednog dana bit će mnogo sretniji i zadovoljniji nego kupac koji čeka predugo. Zamislite li sebe u ulozi kupca, sjetit ćete se da čekanje na odgovor nije toliko uzbudljiv i zanimljiv dio kupovine.

Dakle, povećanje ukupnih performansi tvrtke kroz definirane procese, parametre uspješnosti, metrike i analitiku te brže i bolje poslovno odlučivanje. Informacijski sustav kao da je pravljen sa standardima na umu, zar se ne čini tako?

ERP pomaže pri prijenosu i spremanju znanja koje se nalazi u našim glavama u informacijski sustav koji je dostupan svima. Standardi se prirodno nadovezuju i opisuju ono što je već u ERP-u. A vrijedi i obrnuto – ono što je u standardu, pomaže implementaciji ERP rješenja.

Razmislite: želite li zaista da sve procese, informacije i podatke čuvate na najnesigurnije mjestu, vašoj glavi?

 

Jesu su li standardi zaista potrebni?

Odgovor je ovdje vrlo jednostavan. Da, svakako. Standardi su neophodni za svako poslovanje. Čak i za mikro tvrtke. Unaprijed definiran i dokumentiran način rada štedi vrijeme (i novac) čak i kada to nije toliko očito. Sjetite se samo koliko se vremena uštedi kad umjesto da objašnjavate kako se nešto radi, samo proslijedite dokument u kojem je sve opisano. I to nije sve, naravno. Standardi podižu ukupne performanse tvrtke (djelotvornost i učinkovitost), povećavaju zadovoljstvo kupaca, štede vrijeme i novac te, na kraju, pomažu djelotvornijem upravljanju tvrtkama.

Pitanje za kraj je jednostavno: može li vaša tvrtka funkcionirati bez vašeg svakodnevnog operativnog angažmana? Ako je odgovor ne vrijeme je za standardizaciju.

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo obuhvatiti sve pojedince, zaposlene, suradnike, partnere i korisnike s kojima svakodnevno učimo, stiječemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih njih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovito i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad vrijedi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli s vama! Podijelite dalje…