Kako se pripremiti za kupovinu ERP-a?

Nailazeći na probleme u poslovanju, kada hitno trebaju određenu informaciju, a postojeće ERP rješenje ne zadovoljava kriterij brzine, vlasnici tvrtki počinju razmišljati o nabavi novog softvera. Svjedoci smo da se često tvrtke brže i lakše odluče za ERP rješenje ako ga koristi i konkurencija. Sve počinje od ispitivanja postojećeg tržišta, a nerijetko se odluka donosi i na osnovi informacije koje rješenje koristi konkurencija. Naime, tvrtke se vode filozofijom ”ako odgovara njima, odgovarat će i nama.” Često zaista i je tako.

U odjelu prodaje često dobivamo zahtjeve za više informacija u vezi PANTHEON-a od ovakvih klijenata, ali i od onih koji ne koriste nikakav softver, a svjesni su neophodnosti istog za optimizaciju poslovanja i brži, lakši pristup podacima.

Nekoliko je ključnih smjernica koje treba uzeti u obzir kada management utvrdi potrebu za novim ERP rješenjem:

1. Definirati potrebne funkcionalnosti

Prva i osnovna stvar je odrediti skup funkcionalnosti koje mora imati budući softver (tzv. must-have) da bi bio odabran. Potrebno je uzeti u obzir input-e (informacije koje posjedujemo) i output-e (što želimo dobiti novim softverom). Pet ključnih kriterija za odabir ERP rješenja naveli smo u prijašnjem članku.

2. Izabrati komisiju za odluku o kupovini

Obično su tvrtke nezadovoljne postojećim ERP rješenjem pa tragaju za novim opcijama. Kada smo odredili koje poslovne procese treba pokrivati buduće ERP rješenje, potrebno je zadužiti komisiju koja će donijeti odluku o kupovini softvera, a u većini slučajeva komisija je sastavljena od barem tri člana: računovođe, IT administratora te osobe koja na kraju odobrava kupovinu (direktor ili vlasnik). Vlasnik je obično tu da samo odobri novčana sredstva, dok je ključna osoba u ovom procesu računovođa, odnosno osoba koja je najbolje upućena u interne aktivnosti tvrtke.

3. Odrediti tko će koristiti softver

Kao što je spomenuto na početku ovog teksta, većinu novih kupovina inicira neki problem koji je nerješiv u postojećem softveru ili je programiranje neke funkcionalnosti toliko skupo da se ne isplati. Nakon određivanja komisije za odabir ERP rješenja, idući korak je donošenje odluka koliko ljudi će koristiti softver.

Ova informacija će biti neophodna prodaji kako bi mogli procijeniti licenčnu konfiguraciju i dati vam prave informacije o troškovima koji su neizbježni. Prvenstveno mislimo na troškove kupovine licenci. Svaka tvrtka koja se odluči na kupovinu trebala bi istražiti više različitih ERP rješenja, tražiti preporuke od poslovnih partnera i poznanika (ako koriste neko rješenje) te svakako od ponuđača tražiti referentnu listu postojećih korisnika koja je relevantna za područje u kojem tvrtka posluje.

4. Odrediti budžet

Vrlo važno je i odrediti budžet kojim tvrtka raspolaže. Budžet bi trebao biti u skladu s funkcionalnostima koje zahtijevate. Ako imate neku funkcionalnost koja zahtijeva dodatno programiranje, te troškove također treba uključiti u razmatranje troškova nabavke licenci.

5. Zatražiti prezentaciju

Nakon što smo sve iznad uzeli u obzir i prikupili informacije, preporuka je tražiti od prodajnog savjetnika i nadležnog konzultanta iz tima za podršku prezentaciju ključnih funkcionalnosti kako bismo bili sigurni da sve navedeno ispunjava tražene zahtjeve i da će u budućnosti zadovoljiti potrebe tvrtke. Često prodajni procesi znaju trajati i više mjeseci, što implicira i više sastanaka, tako da svakako pri razmatranju uvođenja novog ERP rješenja ne smijemo zanemariti faktor vremena i hitnost uvođenja novog softvera.

Smjernice koje smo naveli su nastale na osnovi višegodišnjeg iskustva naših konzultanata te se nadamo da ćete ih prepoznati kao bitne i iskoristiti ih kod nabave vašeg novog ERP softvera.

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo obuhvatiti sve pojedince, zaposlene, suradnike, partnere i korisnike s kojima svakodnevno učimo, stiječemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih njih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovito i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad vrijedi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli s vama! Podijelite dalje…