Automatizacijom do podizanja performansi zaposlenih?

 

Što je ono što nam često nedostaje? Na što se svi žalimo kada nešto ne stignemo napraviti? Koji je najčešći razlog? Pogađate: u pitanju je vrijeme…

Zamislite sljedeću situaciju: radite svoj posao i dođete do dijela koji bi se, uzimajući u obzir da radimo na računalu, trebao odraditi potpuno lako, ali kreću problemi: izvoz u Excel, elektroničko potpisivanje dokumenta, slanje izvještaja, a server ne radi i sl.

Tada, umjesto da se bavite suštinom svojeg posla, gubite vrijeme na trivijalnosti koje su mogle biti otklonjene, spriječene ili još bolje: automatizirane. I tu dolazimo do poante: ako trivijalne ponavljajuće zadatke možemo automatizirati hoćemo li biti produktivniji?

Teorija, ali i praksa kažu da bi to trebalo tako biti. Ako imamo viška vremena da se fokusiramo na posao umjesto na tehničke trivijalnosti velika je vjerojatnost da će naše performanse biti bolje.

 

Što se sve može automatizirati?

Uzmimo, za početak, neke osnovne stvari koje bi svaka tvrtka mogla automatizirati, a vi ćete već sami naći stvari koje biste i sami mogli automatizirati.

Općenito govoreći svaki zadatak koji se ponavlja uvijek na isti način i s istim očekivanim rezultatom se može automatizirati.

Možemo, na primjer, uzeti nekoliko redovnih aktivnosti koje se obavljaju skoro na dnevnoj razini.

• Prijem i obrada ulaznih računa
• Obrada i knjiženja izvoda banke
• Redovno periodično izvještavanje
• Elektroničko arhiviranje dokumenata
• Odobravanje i obavještavanje aktivnosti i dokumenata u procesu
• Obavještavanja o tekućim aktivnostima poslovanja
• I mnogo drugih stvari

Naravno, automatizacija za svaku tvrtku može izgledati drugačije, ali tu govorimo samo o nijansama i količini detalja. Ako uzmemo gore spomenuti prijem i obradu ulaznih računa jasno je da takav proces ima neke svoje zakonitosti neovisno o specifičnosti svake tvrtke. A opet, s druge strane, svaka tvrtka će u taj proces unijeti aktivnosti koje su specifične samo za njih. Negdje će, na primjer, ulazni račun troška ići na odobravanje kod voditelja odjela, a negdje će ići direktno kod direktora i sl.

Ako postavimo automatizaciju kroz unaprijed definiran proces, ne moramo više trošiti vrijeme na ručni proces odobravanja, i možemo biti i sigurni da će se proces uvijek događati na isti način. Koliko se samo tu uštedi vremena?

 

Koje su prednosti automatizacije poslovnih procesa?

Automatizacija može pomoći zaposlenicima da naprave više posla za manje vremena i na jednostavniji način. Alati za automatizaciju, poput PANTHEON WorkFlow-a, omogućavaju praćenje tokova aktivnosti kroz više poslovnih procesa. Zatim, automatizacijom poslovnih procesa stvari se događaju u kontroliranijem okruženju.

Automatizacija nudi rješenje za aktivnosti i zadatke u kojima ljudi nisu previše dobri. To su aktivnosti koje uvijek treba ponoviti na isti način bez varijacija na temu. A ljudi, čak i kada rade istu stvar više puta mogu nekada unijeti varijacije što dovodi do grešaka. Npr. unese se pogrešan podatak, zbroj se izračuna pogrešno, zaboravimo neki detalj i sl.

Naravno nije loše imati varijacije. To je neophodno za rast, prilagođavanje i napredovanje. To je dio ljudske prirode. Mi, ipak, nismo dobri u ponavljanju stvari. Računala jesu.

Jednom kada se ljudi oslobode monotonije, dosadnih i ponavljajućih zadataka to im ostavlja prostor da to vrijeme iskoriste pametnije: u interakciji s drugim ljudima, kupcima, dobavljačima, i da nađu nove kreativne načine kako bi mogli donijeti dodatnu vrijednost poslu.

U tom svijetlu ključne prednosti (ali ne i jedine!) automatizacije su:

• Rasterećenje zaposlenih
• Unapređenje usuglašenosti
• Povećanje preciznosti
• Ubrzanje procesa
• Ubrzanje učenja
• Sniženje troškova obuke

S poslovne strane, automatizacijom poslovnih procesa može se postići veća kontrola, upravljivost, pojednostavljenost i niži troškovi.

Putem automatizacije poslovni procesi se mogu lako proširiti i van organizacije kako bi uključili i dobavljače, kupce i druge poslovne partnere. U svijetu ePoslovanja, automatizacija je neophodna kako unutar organizacije tako i van organizacije. Koristeći Internet kao mehanizam za ažuriranje informacija, povezivanje organizacijskih jedinica svatko može u svakom trenutku znati što se u kojoj fazi procesa događa, a na takve informacije se može reagirati.

Kroz automatizaciju i eliminaciju nepotrebnih koraka povećava se efikasnost. Kroz standardizaciju procesa koja je neophodna za automatizaciju povećava se sljedivost i bolja kontrola procesa. Dosljedna primjena procesa i procedura povećava predvidljivost poslovanja na svakom nivou i posljedično povećava zadovoljstvo kupaca. Ako se vratimo na standardizaciju vidjet ćemo da se i procesi mogu unaprijediti, a svaki proces i aktivnost postaju vidljivi. To nas dovodi do mjerenja i mogućnosti unapređenja.

Sve to donosi gore spomenuto vrijeme koje umjesto na ponavljajuće, monotone i dosadne zadatke zaposlenici mogu iskoristiti za neke druge kreativnije, produktivnije i profitabilnije aktivnosti, a posljedično i na povećanje performansi zaposlenih.

Zašto bi se gubilo vrijeme na nešto što se bez problema može standardizirati i automatizirati?

Čini nam se da je došlo vrijeme da ove zadatke prepustimo računalima, zar ne?