Digitalizacija s PANTHEON-om i vizija budućnosti

Intervju sa Simonom Klemenom, voditeljem PANTHEON razvoja

Simon Klemen je produktni voditelj za modul Novac (Finance) i voditelj razvoja poslovno-informacijskog sustava PANTHEON. U njegov razvoj je uključen zadnjih 10 godina, na razvoju poslovno informacijskih sustava radi više od 20 godina.

Datalab je 2017. godine obilježio 20 godina. postojanja. Evolucija PANTHEON-a je vrlo duga. Možete li nam objasniti kako je sve počelo i kakva je vizija budućnosti?

Započeli smo s client/server programom za naplatu i skladišno poslovanje te smo mu dodavali module i funkcionalnosti, zatim smo ih ujedinili u PANTHEON i doveli u cloud. 2015. godine, PANTHEON se počeo pojavljivati ​​na mobilnim uređajima, a danas imamo online proizvode: PANTHEON Web Light i PANTHEON Web Retail. Oni su prvi u novoj grupi usluga, koja će od 2020. godine cijeli PANTHEON, kakav smo do sada poznavali, premjestiti na web preglednik te tako omogućiti korištenje na bilo kojem uređaju unutar ili izvan tvrtke. PANTHEON-u SE će se pridružiti PANTHEON WS, a PANTHEON-u MF novi WF. Po istim cijenama i uz mogućnost dijeljenja Windows, Mobile i Web licenci.

Time ćemo našim korisnicima omogućiti ne samo mix&match nego u potpunosti i bez rupa pokriti potrebe tržišta od najmanje pravne osobe do tvrtke s 1000 zaposlenih. Vašu investiciju u PANTHEON održavamo već više od 20 godina u i brinemo o objedinjenosti podataka u tvrtki.

Danas otključavamo sljedeće desetljeće. U sljedećih šest mjeseci ćemo u WorkFlow dodavati još i input/output poštanske sandučiće – prije svega e-mail, online usluge i FTP, tako da PANTHEON može automatski reagirati na dolaznu poštu, proizvodne naloge ili bilo koji drugi događaj. PANTHEON od početka nije informacijski otok, ali je zbog svojeg otvorenog koncepta integriran u druge informacijske sustave tvrtke. Stvaranjem PANTHEON Web grupe usluga dobivamo niz online usluga, koje će olakšati integraciju usluga trećih strana te omogućiti integraciju u cloud.

Web tehnologija nam omogućava korištenje naprednih funkcija poslovno-informacijskog sustava unutar neprekinutog procesa, bez obzira gdje se nalazimo ili u kojoj smo ulozi.

Spomenuli ste da danas nudite dva online proizvoda – PANTHEON Web Light i PANTHEON Web Retail – te da će razvoj online rješenja još napredovati. Možete li nam ukratko opisati prednosti ovih rješenja?

Odobrenje poreza i povezane glavobolje, poput knjige vezanih računa, još uvijek su s nama. Za sve one koji još uvijek račune unose ručno, zajedno s partnerima smo pripremili besplatnu verziju PANTHEON online blagajne. Ona je uključena u poslovne pakete i omogućava izdavanje do 6 računa mjesečno. U pozadini PANTHEON online blagajne nalazi se poznata i pouzdana digitalizacija koja automatski obrađuje dokumente i šalje ih u PANTHEON.

Naravno, u online blagajni možete pregledavati i uređivati izdane račune te uređivati šifrante artikala i poslovnih partnera. U online blagajnu smo također uključili i slikanje i skeniranje primljenih računa te njihovo potpisivanje i prosljeđivanje računovođi.

Svi podatci se odmah sinkroniziraju s PANTHEON bazom. Računovođa tako u svojem PANTHEON-u jednostavno knjiži dokumente, što znači da štedi vrijeme pri ručnoj obradi dokumenata, a podatci su mu dostupni cijelo vrijeme.

Na drugoj strani je usluga Web Light, koja je razvijena kao web rješenje i radi na istoj bazi podataka kao i vaš PANTHEON Desktop. Tako je korisnicima omogućeno da rade s istim podatcima u uredu, na terenu ili kod kuće.

Web Light funkcionalnost namijenjena je manjim tvrtkama i cilja isti segment korisnika kao i ostali pružatelji online poslovnih rješenja, osim što, za razliku od konkurencije, Web Light nije rješenje iz kojeg je potrebno prepisivati podatke kada tvrtka naraste i treba ozbiljniji poslovni sustav.

Mi štitimo ulaganja naših korisnika, stoga, kao i uvijek kod Datalaba, za nadogradnju je potrebna samo kupnja više licence, a sva vaša historika već je spremna.

Vjerujemo da će PANTHEON Web Light posebno dobro prihvatiti računovodstvenih servisi za svoje manje klijente, jer jedini na tržištu donosi integraciju u pravo eRačunovodstvo.

Koje funkcionalnosti za digitalizaciju korisnici mogu koristiti već danas? Koje alate biste preporučili?

Na prvom mjestu bi istaknuo eKnjiženje. Danas je ova funkcija, koja je sjajan primjer nadolazeće digitalne ekonomije i vanjskih pružatelja usluga, već u produkciji i možete je odmah početi koristiti. Omogućava vam da sliku računa putem poslovnog procesa šaljete na prepoznavanje, nakon nekoliko trenutaka račun se vraća i prikazuje u primljenim računima.

Spomenuo bih Workflow i Mnemo, koji su danas integralni dio PANTHEON-a. Nakon više od jedne godine testiranja unutar Datalab grupe i kod testnih korisnika, modul je zreo za širu uporabu. Pripremili smo tipične radne procese s kojima se susrećemo u svakoj tvrtki: zaprimanje pošte i dokumenata te reklamacije i uključili smo ih u online knjižnicu od kuda ih možete preuzeti.

PANTHEON WorkFlow vodi korisnika kroz njegove zadatke. Pomoću različitih oznaka, npr. žutog natpisa odmah ispod izbornika i crvenih okomitih crta u potrebnim poljima, možete jasno vidjeti što program očekuje od vas. Korak po korak unosite potrebne parametre u polja označena i tako kreirate zadatke koje često obavljate samo jednom godišnje. Neki od primjera su zaključak godine, obračun plaće, izračun dopusta. Ako naiđemo na problem ili pogrešku koju treba urediti suradnik, možemo ga obavijestiti putem e-mail-a iz samog WorkFlow-a.

Workflow se vrlo brzo razvija i povezuje s PANTHEON-om. Postoji li funkcionalnost koja vam je posebno zanimljiva?

Da, slanje cirkularnih pisma. Prvo moramo pripremio Word predložak s tekstom i smjestimo ga u Mnemo. U Aresu potražimo kome i kada je proizvod prodan. Ove varijable koristimo u pretraživanju čije rezultate kao skup podataka prenesemo u Word.

U Workflowu koristimo komponentu Word MailMerge i odabiremo artikl o kojem želimo obavijestiti kupce o povlačenju. Odabiremo mogućnost izrade dokumenata kako bi se osiguralo da se kreirana pisma osim ispisa također pohranjuju u sustav arhiviranja u odgovarajućoj klasifikaciji. Zatim pisma ispišemo ili ih šaljemo putem e-mail-a.

Razvrstavanje odnosno klasifikacija dokumenata može bit problem. Također mora biti i u skladu sa zakonom. Koja rješenja su dostupna korisnicima?

Za Mnemo (eDokumentacija) smo pripremili različiti vrste klasifikacijskih nacrta, usklađene s važećim zakonodavstvom i uključili ih u online knjižnicu. Ako ste računovođa i želite da vaši klijenti klasificiraju dokumente na vaš način, objavite svoj klasifikacijski plan u našoj knjižnici i jednostavno ga distribuirajte svojim klijentima.

Do sada smo u PANTHEON-u vanjske dokumente pohranjivali na više nepovezanih mjesta: garancije u registru osnovnih sredstava, ugovore pri kupcima itd. S time su korisnici imali problema. Koja rješenja biste ovdje istaknuli?

Sada se svi ti dokumenti automatski prenose u Mnemo arhivski sustav, gdje se trajno sigurno pohranjuju za brzo traženje. Prilikom nadogradnje možete odlučiti da program traži dokumente na lokalnim diskovima i prebacuje ih u arhivu.

Ispis ili slanje dokumenata u PANTHEON-u također se može izvršiti putem Mnemo-a. Poslane otvorene stavke vidljive su u Mnemu u šifrantu subjekata, a poslane odluke o godišnjem odmoru u personalnoj mapi. Ne moramo pregledavati cijelu dokumentaciju jer je dokument vidljiv kod određenog subjekta ili zaposlenika.

Podatci su gorivo naših tvrtki. U razvoju i podršci ste često iznenađeni kako tvrtke ne skrbe dovoljno dobro o osnovnoj zaštiti podatka. Razvili ste rješenje i za to, zar ne?

Programske podatke iz PANTHEON oblaka pohranjujemo na sigurnosnim kopijama i sada isti sustav za pohranu podataka koristite kao i korisnici s vlastitim serverima.

Kontrolu nad izradom sigurnosnih kopija imate u administratorskoj konzoli gdje postavljate i aktivirate kreiranje sigurnosnih kopija. Na istom mjestu možete pregledati pohranjene baze u oblaku i možete ih bilo kada vratite na lokalni server. Preporučam da osigurate svoje podatke i pretplatite se na uslugu Sigurnosna kopija u cloud-u (eBackup).

Kada govorite o narudžbi eUsluga… gdje se mogu pronaći i naručiti sve eUsluge?

Na korisničkim stranicama PANTHEON UserSite usersite.datalab.eu smo pripremili ponudu eUsluga u kojoj možete odabrati rješenja koja želite dodati vašem poslovanju. Prijavite se na korisničke stranice i u području Moji podatci odaberite Narudžbe dodatnih usluga. Možete birati između ePoslovanja i dodatnih PANTHEON Web rješenja. Za dodatne informacije i narudžbe također smo dostupni na 01 3535 595 ili putem info@datalab.hr.

Biste li na kraju možda nešto poručili svim korisnicima?

Digitalizacija je udaljena samo jedan klik! Poslujte brže, povoljnije i jednostavnije.

Pogledajte video – Digitalizacija s PANTHEON-om