Sustav za upravljanje dokumentima – DMS – prirodan dodatak ERP-u

Koliko puta vam se dogodilo da ne možete pronaći neki važan dokument? A sigurni ste da je bio baš u određenom registratoru? Koliko puta ste bili sigurni da nešto imate i baš kada vam je zatrebalo to niste mogli pronaći? Ili ste pronašli baš onda kada vam nije trebalo u hrpi papira koja već danima skuplja prašinu na stolu?

Već smo ranije pisali o tome što je DMS, odnosno sustav za upravljanje dokumentacijom (Document Management System) . Opisali smo neke od ključnih karakteristika i prednosti. U ovom tekstu predstavit ćemo konkretnije prednosti digitalne dokumentacije i digitalizacije postojećih papirnih dokumenata i njihove upotrebe u svakodnevnom poslovanju.

Djeluje malo neobično ali ako bolje razmislite digitalizacija postojećih i novih papirnih dokumenata i dalje je problem. Dobar dio dokumenata je i dalje u papirnom obliku. Čak iako danas imamo elektroničke dokumente te razumijemo njihovu važnost, još uvijek je dosta dokumenata u papirnom obliku.

Uzmimo samo za primjer ulazne račune troškova, sitne račune iz restorana, sitne nabavke uredskog materijala i sl. Svi ti dokumenti su papirni.

Osim toga, ugovori, dopisi i mnogi drugi dokumenti i dalje inicijalno nastaju elektronski, ali se po okončanju procesa kojem služe postaju papirni, pečatiraju i potpisuju te zatim arhiviraju.

Sve to je kasnije jako teško pretražiti, pronaći pravi podatak ili čak cijeli dokument. Ali to nisu jedini problemi koje DMS rješava. Pogledajmo malo detaljnije još neke prednosti koje DMS nudi tvrtkama.

Fizički prostor – oslobodite se papira i registratora

Krenimo od najočiglednije prednosti: prostor koji zauzimaju papiri. Fizički prostor koji zauzimaju papirni dokumenti i registratori u kojima se čuvaju, tijekom godina može poprilično narasti. Imajući na umu cijenu najma poslovnog prostora po kvadratu mjesečno i količinu registratora prednost je jasna. Ipak neke dokumente su tvrtke obavezne čuvati u svojim prostorijama. Ugovore o radu, odluke, promjene cijena u maloprodaji i sl.

S DMS-om i centraliziranom digitalnom arhivom svi neophodni dokumenti su vam dostupni na klik. Fizičku papirnu arhivu u tom slučaju možete premjestiti van prostorija tvrtke i na taj način dobiti više korisnog slobodnog prostora.

Bolji backup i povećana sigurnost informacija

Koliko vrijedi dokument? Onoliko koliko vrijede informacije koje se na njemu nalaze. U tom svijetlu, DMS omogućava bolju kontrolu pristupa dokumentima te samim time i bolju sigurnost za pristup informacijama.

S digitalnom arhivom u oblaku, odnosno van fizičkih prostorija vaše tvrtke, dobivate posebnu pogodnost s kojom ćete u slučaju bilo kakvog problema imati sigurnu lokaciju za pohranu svojih dokumenata. Tako su, na primjer, u slučaju prirodne katastrofe, vaši dokumenti potpuno sigurni. Točno je da u ovom scenariju možete izgubiti papirnu dokumentaciju, ali nećete izgubiti informacije u tim dokumentima, a to je ipak važnije.

Digitalna arhiva i centralizirana lokacija dokumenata

Pored sigurnosti podataka i mogućnosti kreiranja sigurnosne kopije, postoji i dodatna pogodnost koja možda nije očigledna na prvi pogled. To je pristup digitalnim dokumentima s bilo kojeg mjesta i u bilo koje vrijeme. Mnogo dokumenata koje zakon propisuje je potrebno imati u uredu, poslovnoj jedinici ili maloprodajnom objektu. To znači da se, na primjer, dokument promjene cijene i pripadajuća odluka moraju naći u objektima prije nego se počne s tom operacijom. Kako su neki objekti dalje, neki bliže logično je da neće svi objekti u isto vrijeme dobiti potrebnu dokumentaciju.

S pristupom DMS-u i kreiranjem dokumenta kroz centraliziran pristup cloud lokaciji, svi dokumenti su svima dostupni istog trenutka kada su napravljeni. Odnosno, preciznije, svima kojima je dodijeljeno pravo pristupanja tim i sličnim dokumentima. Dakle, digitalna arhiva nije nešto novo, ali centralizirana lokacija dostupna na svakom mjestu u svakom trenutku za neke tvrtke može biti od velike važnosti.

Lakša pretraga digitalne arhive uz DMS i ERP

Pretraga i pronalaženje dokumenata mogu oduzeti mnogo vremena. Analize koje se mogu pronaći jednostavnom pretragom interneta pokazuju da su najniži troškovi kreiranja dokumenta nešto viši ako je dokument pogrešno zaveden u arhivi, a da su najviši ako se dokument mora ponovo napraviti. Iste analize pokazuju da se oko 8% svih dokumenata izgubi, a 3% se pogrešno zavede u arhivi. To sve otežava pronalaženje adekvatnih dokumenta. Ista statistika kaže da zaposleni troše između 5% i 15% svog vremena na čitanje informacija i do 50% na traženje tih istih informacija.

Sad zamislite da imate ERP i DMS zajedno. U ERP sustavu se često unose dokumenti s papira i to su najčešće ulazni računi. Ulazni račun za troškove unesen u ERP predstavlja podatke koji su bili na izvornom dokumentu, ali kako izgleda originalni dokument? Tu na scenu stupa DMS i priloženi skenirani digitalni dokument originalnog računa. Na taj način, ako se ne možete sjetiti odakle neki račun, jednim kliko, možete dobiti original tok dokumenta. Ovo je najjednostavniji primjer, ali najčešći izvor frustracije, naročito ako u tvrtki postoji uspostavljen proces odobravanja troškova ulaznih računa od strane više ljudi. S DMS-om i PANTHEON WorkFlow-om ovaj bar problem više ne bi trebao postojati.

A mogu li bez svega navedenog?

Ovo je vrlo često pitanje. Odgovor je: naravno, ali ako želite u svom radu imati fleksibilnost, povećanu efikasnost, niže troškove administracije i generalno ugodniji rad, onda je odgovor da bez svega ovoga ne može. Isto vrijedi i za mnogo konkretniji i životniji primjer. Možete li svoju robu iz skladišta nositi na rukama do svakog kupca? Možete, ali tko to još danas radi?