Kako uspješno savladati sve izazove implementacije poslovnog programa? Iskustva s terena.

Implementacija je proces koji se sastoji od niza aktivnosti, vanjskih i unutarnjih faktora koji u konačnici utječu na njenu uspješnost i ishode.  Na temelju iskustava s terena u tijeku implementacije, kreirana je lista izazova s kojima se implementatori/konzultanti i klijenti/krajnji korisnici programa najčešće susreću prilikom implementacije. Najčešće se govori o nedostatku vremena, problemima prilikom provođenja obuka, o nedostatku resursa te stručnosti implementatora i krajnjih korisnika, ipak sve je moguće uspješno savladati.

Izazove smo svrstali u pet najčešćih skupina:

1. Resursi i sredstva
2. Implementatori/konzultanti
3. Edukacija korisnika/stručni kadar u tijeku obuke
4. Vremenski rokovi
5. Puštanje u rad i podrška

Resursi i sredstva

Budući da se nalazimo u podneblju gdje centralizacija i digitalizacija ulaze na “sva vrata”, tako i naši korisnici svjesni te činjenice, zbog kvalitetnijeg i fleksibilnijeg poslovanja moraju birati alate kako bi to postigli. Jedan od njih je zasigurno i PANTHEON.

PANTHEON je ERP (Enterprise Resource Planning) rješenje tj. poslovno-informacijski sustav za male i srednje tvrtke, koje ulažu u stabilnost, napredne funkcionalnosti i prilagodljivost sustava. Širok spektar funkcionalnosti omogućava da sustav koriste svi u tvrtki, od rukovodstva do nabave i računovodstva.

U toj želji za boljim ili novim rješenjem, uz osiguravanje resursa i sredstava, potencijalni korisnici nam se obraćaju sa zahtjevom za prezentaciju. Nakon prvog kontakta, potencijalnom korisniku na najjednostavniji način predstavljamo što sve PANTHEON može.

U pripremnoj fazi je potrebno održati sastanak na kojem će se zaposlenicima predstaviti plan projekta. Pomno osmišljen projektni plan je ključ uspješne implementacije. On se treba sastojati od predefiniranih ciljeva, terminskog plana i popisa odgovornosti za svakog zaposlenika. Svaki zaposlenik bi trebao biti upoznat s planom te znati što će se od njega očekivati tijekom implementacije.

Na početnim prezentacijama koje su uglavnom ograničene vremenom (obostrano) u kratkom vremenu želimo pokazati opsežne mogućnosti PANTHEON-a, uz to da se približimo samoj djelatnosti potencijalnog klijenta. Suprotno tome, krajnji korisnik često očekuje sve, što je nemoguće u kratkom vremenu pa je preporučljivo da krajnji korisnik bude pripremljen s pitanjima potrebnim za njegov opis posla i samu djelatnost firme.

Također, bez kvalitetne pripreme može doći do prekoračenja budžeta koji je jedan od glavnih faktora implementacije.

Implementatori/konzultanti

Vrlo bitan faktor su implementatori, konzultanti, partneri koji dokumentiraju vaše poslovne procese kako bi imali uvid u vaš način rada. Kroz razgovor s ključnim korisnicima utvrđuju se razlozi zbog kojih se prelazi na novi software i prema tim saznanjima se isti prilagođava. Konzultanti također prikupljaju osnovne podatke o tvrtki, broju odjela, broju zaposlenika itd.

Bitno je definirati koliko će zaposlenika raditi u novom software-u, što će točno raditi te koje module će koristiti. Zatim, treba odrediti koji podaci će se uvoziti u novi software, te hoće li se podaci unositi-uvoziti od strane korisnika programa ili ćete to prepustiti konzultantima. Ovo je ujedno i prilika da se suvišni podaci počiste prije unošenja u novu bazu.

Problem se može pojaviti kada klijent ili nema podataka u već određenom formatu za uvoz (Excel) ili su podaci u Excelu nestrukturirani. Točnije, klijent dostavi podatke koji nisu popunjeni po navedenoj proceduri Excela koja je određena pri samom početku implementacije. Konkretno ovdje dolazi do gubljenja vremena na ispravcima ili unosima nakon korisnika, a korisniku uzrokuje troškove.

Kao primjer uvoza šifranata subjekata unose se poštanski brojevi, države, OIB, oznake kupaca, dobavljača pa je neophodno da se krajnjim korisnicima pojasni način unosa, iako je to u datoteci slikovito predstavljeno. Ispravci grešaka kod ovih unosa mogu trajati satima, a rezultat je smanjen broj ugovorenih sati na sljedećem koraku implementacije.

Edukacija korisnika/stručni kadar u tijeku obuke

Edukacija zaposlenika je vjerojatno i najvažniji dio implementacije ERP-a. Kvalitetna edukacija osigurat će uspješno rukovanje novim programom i smanjiti probleme pri upotrebi. Važno je da se krajnji korisnici u potpunosti posvete savladavanju korištenja novog software-a. Na kraju, to je bitno za njihov svakodnevni rad. Krajnji korisnici vrlo vjerojatno neće pohvatati sve detalje rukovanja novim ERP-om tijekom edukacije i sigurno će tijekom daljnjeg rada imati pitanja za konzultante.

Jedan od primjera pri implementaciji Kadrova i plaća, naočiged lagan zadatak, koji uvijek traži stručnost i praćenje zakonskih promjena te njihovu upotrebu u programu. Idealno bi bilo da korisnik raspolaže sa stručnim osobljem na tim područjima. Lakša i brža je edukacija. Lakše je provesti obuku s osobom koja je radila plaće i zna sve zakonske odredbe nego obuku raditi s osobama koje se tek upoznaju sa zakonodavstvom, obračunima a još je tu i novi program. Najčešće je posljedica toga da se edukacija mora produžiti ili pak uvijek traje beskrajno dugo zbog nedovoljne stručnosti krajnjeg korisnika.

Vremenski rokovi

Bez kvalitetne pripreme može doći do prekoračenja rokova potrebnih za dovršenje implementacije. U prethodne tri točke navedeni su razlozi koji mogu utjecati na prekoračenje rokova.

Puštanje u rad “GO LIVE” i podrška

Nakon uspješne implementacije i testiranja ERP rješenja koje se većinom radi na testnoj bazi, vrijeme je da korisnici počnu koristiti novi program u svakodnevnom poslovanju. Ovdje posao ne završava, jer je tijekom korištenja ERP-a potrebno kontinuirano pratiti njegovo funkcioniranje. Program je potrebno redovito održavati i ažurirati kako bi pravilno funkcionirao te kako bi njegovi korisnici mogli neometano raditi. Ovdje ključnu ulogu ima menadžment.

Ukoliko nije prekoračen budžet i rokovi implementacije, također bitan elemenat je da u ovom dijelu krajnji korisnik sa svojim menadžmentom predlaže dodatne zahtjeve. Ovdje se otkriva što to može ubrzati njihov rad, što bi se moglo programirati, a sve u cilju unapređenja poslovnih procesa.

Na primjer, kako bi korisnik uštedio vrijeme na izradi izvještavanja i analiza, uz Ad-hoc analize može kreirati stotine izvještaja, grupirati ih po želji te ih poslati u točno određeno vrijeme na više mail adresa iz PANTHEON baze.

Kao drugi primjer možemo navesti ubrzavanje rada zaposlenika kod slanja platnih lista. Umjesto ispisivanja platnih listi te slanja poštom ili nošenja zaposlenicima, uz samo jednu funkcionalnost PANTHEON-a, jednim klikom, bezbroj platnih lista se šalje na bezbroj mail adresa zaposlenika.

Time se također pojednostavi i ubrza navedeni proces te se kao rezultat dobije obavijest u koje vrijeme, koji dan i kome su poslane platne liste. Iste takve platne liste se mogu urediti po želji korisnika (s pečatom, potpisom, logom i sl.) a sve u cilju zadovoljavanja zakonom propisane procedure.

Na kraju, kako znati koristite li sve prednosti PANTHEON-a?

Tu nastupa jedan od najbitnijih faktora, a to je kvalitetna podrška. Stoga je pri odabiru ERP-a vrlo bitno obratiti pažnju na kvalitetu korisničke podrške koju tvrtka koju ste odabrali za implementaciju novog software-a. Što je podrška kvalitetnija, vašim zaposlenicima će biti lakše savladati funkcionalnosti novog programa.

Implementacija ERP-a je veliki izazov, ali uz pravilno planiranje i realizaciju ne bi trebala predstavljati nikakav problem vama i vašoj tvrtki. Uz odgovoran i ozbiljan pristup, implementacija ERP-a kao što je PANTHEON će vam donijeti mnoge benefite uključujući veću produktivnost, bolju organizaciju i konkurentnost na tržištu.