5 ključnih poslovnih kriterija za izbor ERP rešenja

 

U svojoj knjizi Paradoks izbora autor Barry Schwartz navodi da je problem izbora standardni problem suvremenog društva kada je izbor preveliki. Tu tvrdnju potkrepljuje opsežnim istraživanjem. Tvrdi da ako je broj opcija veći od 4, onda izbor predstavlja problem. Obilje izbora, suprotno onome što bi inače pomislili, nas ne čini sretnijim niti zadovoljnijim. Naprotiv, čini nas paraliziranima i frustriranima. Razlog je jednostavan: strah od pogreške i lošeg izbora.

S obzirom na to da na tržištu poslovnog softvera u regiji posluje nekoliko stotina tvrtki, jasno je da izbor postaje ozbiljan problem. I to ne samo kao tehnička kategorija već i, kako autor knjige navodi, kao psihološka kategorija.

Što možemo učiniti kako bi ovo olakšali? Postoje li neki prečaci koje operativno možemo primijeniti kako bi nam ovaj posao bio jednostavniji?

Mi mislimo da postoje i iz našeg iskustva, podijelit ćemo s vama 5 glavnih kriterija za izbor ERP rješenja koji nama i našim korisnicima pomažu kada biramo poslovni softver.

 

1. Podrška lokalnog partnera

Koliko je podrška važna uvjerili su se svi oni kojima je zatrebala. I zaista, dok god vam podrška ne treba, kvaliteta podrške nije značajna, ali ako ste ikada čekali dugo slušajući automatiziranu melodiju iz govornog automata tada smo poprilično sigurni da znate o čemu govorimo.

Podrška je najvažniji kriterij. Vrlo jednostavno, softver ćete nabaviti, platiti, implementirati i to je to. Kada ga počnete zaista koristiti vidjet ćete da kvaliteta podrške može značiti različite stvari za različite ljude.

No, netko bi rekao: “A što će mi podrška kada naučim raditi u programu?”. Razmislite. Firme rastu, razvijaju se, mijenjaju strateško usmjerenje, uvode nove proizvoda i usluge, angažiraju nove ljude i sl.

Poslovni softver ERP kategorije je zamišljen kao alat koji pomaže u radu i prati poslovne procese i uz to sve, jasno je da će za sve gore navedene aktivnosti trebati podrška.

 

2. Praćenje performansi sustava od strane proizvođača

Što ovo zapravo znači? Ovako napisano djeluje prilično maglovito i nejasno, no zapravo je vrlo lako za razumjeti ako usporedite performanse softvera s npr. automobilima. Svake godine, proizvođači automobila izbace nove modele s unaprijeđenim performansama. Kako znaju što trebaju unaprijediti? Znaju zato što prate i testiraju performanse svojih proizvoda kako u realnom tako i u testnom okruženju.

Nije svaki put savršeno, ali postepenim nadogradnjama automobili danas nimalo ne nalikuju onima od prije samo nekoliko godina. Tu su računala, automatska kontrola proklizavanja, ravnomjerna distribucija sile kočenja i druge raznorazne pametne stvarčice koje proizvođači ugrađuju, a koje su rezultat upravo praćenja performansi.

Vratimo se natrag na softver. Sa softverom je puno bolje! Zato što, ako kupite automobil i proizvođač u sljedećoj verziji napravi značajna poboljšanja performansi vi nećete automatski dobiti novi auto (tko zna, možda će u budućnosti postojati Auto as a Service, ali to je već previše) već ćete morati kupiti novi. Sa softverom je situacija značajno bolja. Jednostavno, nadogradite softver i imate najnoviju verziju sa svim unapređenjima koja su se u međuvremenu pojavila. Zgodno zar ne?

 

3. Mogućnost sustava da zadovolji poslovne potrebe

ERP sustavi se kupuju kako bi pomogli, podržali i unaprijedili poslovanje. Zato je ovaj kriterij vrlo važan. Koliko god je moćan, ako se ne može prilagoditi ili doprinijeti unapređenju vašeg poslovanja, ERP sustav je bezvrijedan za tvrtku.

Već smo spomenuli da se s vremenom svaka tvrtka razvija i raste. To znači da softver treba omogućiti ako ne sve onda barem prve tri stavke s ove liste:

• Fleksibilan i prilagodljiv sustav za izvještavanje
• Podršku za širok spektar poslovnih procesa
• Podršku za planiranje (jer inače nije ERP)
• Mogućnosti proširenja internim ili eksternim alatima

I to nije sve. Poslovni softver je alat koji tvrtka nabavlja dugoročno. To nije jednokratna operacija. Ako u startu ne promislite dobro i ako bar ne pokušate predvidjeti svoje poslovne potrebe u narednim godinama, postoji velika vjerojatnost da rješenje koje je dovoljno danas, sutra postane nedovoljno.

 

4. Potencijal kontinuiranog razvoja rješenja

Ovdje se zapravo govori o snazi softverske tvrtke da kontinuirano unapređuje svoje proizvode. O kojoj snazi govorimo? Vrlo jednostavno, govorimo o snazi softverske tvrtke koja se mjeri njenim financijskim rezultatom (ima li dovoljno prihoda i profita), brojem ljudi u razvoju i podršci, kao i trendovima tijekom vremena. Danas je ove parametre relativno lako provjeriti jer postoje javne baze podataka u kojima su ovi podaci dostupni. Dodatno, pojedine tvrtke posluju na burzi te samim tim postoje javno dostupni godišnji izvještaji o poslovanju.

Zašto je ovo važno za korisnike? Vrlo je jednostavno, snaga firme omogućava daljnji razvoj i unapređenje kako firme, tako i proizvoda. A unapređenje proizvoda je vrlo bitno za krajnje korisnike. Jasno je da i danas na tržištu imamo tvrtke koje i dalje tvrde da “nema ništa boljeg od DOS rješenja”, ali budimo realni, biste li danas radije izabrali stariji ili noviji model auta?

 

5. Cijena ERP sustava

Posljednje, ali ne manje važno je cijena. Ali kada govorimo o cijeni nije samo pitanje inicijalne cijene, odnosno koliko će ERP koštati u startu. Pitanje je ukupnih troškova instalacije, korištenja i održavanja poslovnog softvera (eng. TCO – Total Cost of Ownership).

Savjet: uvijek izračunajte (ili bar pokušajte) koliko će vas softver koštati na period od 3, 5 i više godina.

Imajte na umu da su softverske licence samo jedan od parametara za formiranje cijene poslovnog softvera. Implementacija poslovnog softver je druga stavka za koju se često “hvatamo”. I ona najčešće nije značajna. Što onda je?

Dugoročni trošak podrške i novih verzija. Licence ćete kupiti, ERP ćete implementirati inicijalno, a sve ostalo spada u podršku poslije implementacije. Bilo da je to jednostavan zahtjev za tehničku podršku, u smislu “a kako da napravim ovo ili ono” ili “gdje trebam kliknuti da dobijem ovaj ili onaj izvještaj” te sve do manjih projekata koji podrazumijevaju mini-implementaciju konkretnog proširenja ERP rješenja u okvirima želje za proširenje osnovne funkcionalnosti nekim novim poslovnim procesom.

Primjera je bezbroj, a obujam ovog teksta nas sprječava da ih obradimo sve. Ipak, imajte na umu da za sva ostala pitanja stojimo na raspolaganju.

Nabrojali smo 5 ključnih poslovnih parametara, po našem mišljenju i iz našeg iskustva. To svakako ne znači da su to svi kriteriji. Podsjetit ćemo vas na još neke za koje svakako mislimo da su značajni, ali ne spadaju u top 5 po našem mišljenju.

• Kvalitetna dokumentacija
• Funkcionalnost sustava
• Jednostavnost korištenja
• Jednostavnost implementacije novog sustava
• Mogućnost sustava da radi s postojećom opremom

Nadamo se da smo bar malo doprinijeli razumijevanju ove složene problematike i da će vam informacije iz ovog teksta pomoći na putu do uspjeha!

 

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo obuhvatiti sve pojedince, zaposlenike, suradnike, partnere i korisnike s kojima svakodnevno učimo, stječemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovito i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikada vrijedi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli s vama! Podjelite dalje…