5 koraka do digitalnog računovodstva

Ideja da računovodstvo postane potpuno digitalno sve je prisutnija i istinitija u suvremenom svijetu. Poduzeća širom svijeta, zajedno sa svojim strankama, već su preduzele značajne korake u digitalnom svijetu tijekom proteklog desetljeća, iako potpuna migracija na oblak tek treba biti u potpunosti realizirana.

Na primjer, desktop računovodstveni softver je evoluirao do točke u kojoj više nije tako striktno odvojen od digitalnih platformi. Uzmite u obzir da, kao potrošači, sada skoro 60% naših kupovina obavljamo online. Digitalno doba više nije nešto što nas čeka iza ugla, već je naša realnost.

A digitalizacija preduzeća više nije upitna. S trenutnom dostupnošću digitalne tehnologije, dva najvažnija pitanja su postala: kako i gdje početi?

Počnimo od osnova

Digitalna računovodstvena tehnologija počinje jednostavnim stvarima. Što je jednostavnije i svakodnevnije od rukovanja dokumentima? Prelazak dokumenata u digitalni oblik postao je neophodnost, a ujedno je u redu stati na kraj običnom pretipkavanju. Treba razmisliti i o pohrani dokumenata. Određeni zahtjevi su obavezni jer su propisani zakonom, a neki se odnose na sigurnost podataka. Zamislite da izgubite sve svoje dokumente i podatke o strankama preko noći. S eDokumentima pohranjenim u oblaku, zajamčena je sigurnost i usklađenost sa zakonima, a istovremeno se dokumentima može pristupiti u bilo kojem trenutku. S automatski kreiranim sigurnosnim kopijama, osigurat ćemo sigurno i bezbrižno rukovanje podacima i dokumentima.

Ovo su temelji svake suvremene računovodstvene prakse, ali su u isto vrijeme upravo to – početak na kojem se može graditi. Prati ih ponuda veće dodatne vrijednosti za kupce, ušteda vremena (i novca) i učinkovita efikasna alokacija resursa. Uzimajući u obzir samo optimizaciju i digitalizaciju svih ovih elemenata, poduzeće može postati zaista digitalno. U nastavku dijelimo neke korake koje računovođe trebaju imati na umu ako žele poslovati digitalno.

1. Jednostavna razmjena podataka sa strankama

Glavna bolna točka za računovođe je dijeljenje svih informacija sa strankama, čak i u modernom digitalnom dobu. Koliko puta se dogodi da stranke na kraju mjeseca donesu hrpu računa u torbi. Razmislimo i o stalnim pozivima i koordinaciji preko telefona. Pomislite na svo vrijeme koje je potrebno za rješavanje malih, ali stvarnih problema s dokumentima stranaka. Sada se ovakvi knjigovodstveni problemi mogu riješiti online rješenjem PANTHEON Web Light, koje je povezano s knjigovodstvenom bazom podataka i omogućava dodavanje svih vrsta dokumenata. Kada sranke predaju dokumente, računovođa ih automatski prima u PANTHEON-u, gdje se mogu knjižiti. Ovo brzo prekida mailove, telefonske pozive ili čekanje na isporuku fizičkih dokumenata.

2. Automatsko fakturiranje i upravljanje zalihama

Automatskim preuzimanjem računa kupaca, problemi sa zaboravljenim računima se mogu riješiti i status zaliha se može odmah povezati. Uz online poslovni program, kupci brzo i lako sami izdaju račune. Kupci i dobavljači se mogu automatski uvoziti u program iz baze podataka poslovne Hrvatske, čime se skraćuje vrijeme za unos podataka i izbegavaju moguće greške prilikom unosa. Prilikom izdavanja računa smanjuje se i vrijednost i količina zaliha. Program za online poslovanje omogućava i prikaz liste izdanih računa, zaključak blagajne, unos kupaca i potvrđivanje računa.

3. Bankovne informacije na dohvat ruke

Integracija ERP sustava s bankarskim sustavima predstavlja veliki korak prema digitalizaciji poslovanja. Automatizacijom bankarskog poslovanja moguće je osigurati brzu i sigurnu razmjenu dokumenata platnog prometa između informacijskog sustava poduzeća (ERP) i informacijskog sustava banke. Za sve koji se bave računovodstvenim uslugama dostupno je sveobuhvatno rješenje koje, između ostalog, nudi i automatsko ažuriranje izvoda stanja i plaćanja u realnom vremenu. Uz nekoliko klikova, svi važni podaci se mogu obraditi bez potrebe za ručnim unošenjem. ERP integracija s bankama omogućava pristup svim otvorenim bankarskim API-jima putem jedne točke, što čini integraciju značajno lakšom i za provajdere trećih strana.

4. Pojednostavljeni poslovni procesi kroz unaprijed definirane korake

Vrijeme za obavljanje ponavljajućih zadataka i poslovnih procesa može se lako smanjiti kreiranjem unaprijed definiranih koraka. Uz PANTHEON eProces modulom, ovo je prilično jednostavno. Računi se obično moraju odobriti. Ručno potpisivanje je dugotrajno, pa se ovo može izbjeći uvođenjem PANTHEON poslovnog procesa (eProces) koji omogućava kreiranje poslovnog procesa od unosa dokumenta do njegovog potpisivanja i time potvrđivanja.

5. Čuvanje sve dokumentacije na jednom mjestu

Sa ERP sustavima možemo zaboraviti na ormare pune registratora i papira. Takva pohrana je neučinkovita, skupa i dugotrajno kada treba brzo pronaći određeni dokument. eDokumentacija je predstavlja skladište sve dokumentacije koja se koristi u poduzeću. U dokumentaciji čuvamo primljenu i izdanu poštu (zajedno s vođenjem knjige pošte), svu knjigovodstvenu dokumentaciju (bankovne izvode, zaključke godine, opomene i sl.), komercijalnu dokumentaciju (ugovori, aneksi i sl.) i tehničku dokumentaciju, dokumentaciju (uputstva za upotrebu, garancije itd.). Zahvaljujući poslovnom procesu koji je integriran u PANTHEON, eDokumentacija omogućava lako zaprimanje i obradu dokumenata. Velika prednost ovog sustava je i vrlo laka pretraga svih dokumenata po različitim kriterijima.

Jeste li zainteresirani za digitalno računovodstvo u vašem poduzeću? Naši stručnjaci će vam rado reći više o mogućnostima digitalizacije vašeg računovodstva i pomoći vam uvesti ePoslovanje u vaše poduzeće. Pošaljite nam e-mail na godigital@datalab.hr ili nas nazovite na 01 3535 595.