5 razloga zašto ne biste trebali koristiti Excel za vođenje računovodstva

Mnoge tvrtke vole koristiti Excel za vođenje računovodstva. Pogotovo su mu sklone manje tvrtke s malim brojem zaposlenika i vrlo malim budžetima. S obzirom na to da je Excel dio programskog paketa MS Office, većina tvrtki ga već ima na računalu. Upravo to je jedan od razloga zašto se Excel često koristi za vođenje računovodstva.

Osim toga, popularan je zato što ne zahtjeva posebnu edukaciju jer ga većina zna koristiti od prije. I zaista, Excel je relativno lako koristiti i odličan je alat za kreiranje raznih tablica. No, ovaj program nije najbolji odabir za složenije vođenje računovodstva. Slijedi pet razloga zašto.

1. Velika mogućnost pogrešaka

Kao što sigurno već znate, Excel je program u kojem se podatci unose u ćelije. Izračuni se mogu dobiti putem formula, što je vrlo praktično, ali može lako dovesti do pogrešaka. Potrebno je poznavati formule te znati kako ih primijeniti.

Ako je unos u samo jednoj ćeliji pogrešan, konačan izračun će također biti pogrešan. Pogreška može biti sitna poput decimalne točke ili zareza i može ju biti teško uočiti. Također, pogreška može biti i u lošoj ili krivoj formuli.

Osim najosnovnijih formula poput SUM, u Excelu je moguće koristiti i složenije formule kombinacijom različitih funkcija. Zatim, tu je sortiranje, filtriranje, kondicijsko formatiranje, izrada grafova itd. Sve ove funkcije je potrebno poznavati kako bi se mogle pravilno koristiti. To podrazumijeva i dodatnu edukaciju.

2. Nedostatak funkcionalnosti

Jedan od velikih nedostataka vođenja računovodstva u Excel tablici je nemogućnost povezivanja sličnih aktivnosti. Na primjer, ponude, fakture, otpremnice i drugi dokumenti se kreiraju i pohranjuju zasebno. Nije moguće iz ponude brzo i jednostavno kreirati fakturu.

Ovakvim načinom rada produljuje se vrijeme potrebno za obavljanje računovodstvenih zadataka.

3. Gubitak podataka

Koliko puta vam se dogodilo da vam se računalo „smrznulo“ ili program „srušio“? Ovo su situacije koje se prosječnom korisniku računala mogu često  dogoditi. Osim toga, može se dogoditi da hard disk zakaže ili da se dokument slučajno obriše ili zagubi. U ovakvim situacijama dolazi do gubitka važnih podataka, nemogućnosti nastavka rada i gubitka vremena.

4. Smanjena učinkovitost i trošak vremena

Ako koristite Excel za vođenje cjelokupnog računovodstva, trošite više vremena nego što je potrebno. Rezultat toga je smanjena učinkovitost i produktivnost u radu.

Pogotovo ako se radi o računovodstvenim zadatcima koji se ponavljaju uvijek na isti način i imaju isti očekivani rezultat. Neki primjeri su zaprimanje i obrada ulaznih računa, knjiženje izvoda, izvještavanje, odobravanje dokumenata itd. Ovakvi zadatci se mogu automatizirati. Time se rasterećuju zaposlenici, povećava učinkovitost i ubrzavaju poslovni procesi. Osim toga, automatizacijom procesa postiže se veća kontrola, upravljivost, pojednostavljenost i niži troškovi.

5. Pristup podatcima

Svi računovodstveni podatci ne bi trebali biti dostupni svim zaposlenicima. U ovom slučaju bi se trebale voditi odvojene Excel datoteke. Ako određenom dokumentu treba pristupiti više osoba, potrebno ga je slati e-mail-om. Pri tome je potrebno paziti da se uvijek šalje najnovija verzija dokumenta i, naravno, da se ne pošalje krivoj osobi.

Također je moguće dokumentu pristupiti ako se nalazi na zajedničkom serveru. Osim što dokument tada u isto vrijeme ne mogu uređivati dvije osobe, potrebno ga je i zaštititi lozinkom.

Postoji li bolje rješenje?

Naravno da postoji! ERP rješenje poput PANTHEON-a može znatno olakšati rad u računovodstvu.

PANTHEON je napredni poslovno-informacijski sustav koji nudi predefinirane automatizme i specifične postavke. Ovaj poslovni softver je stvoren s jasnom namjerom ubrzavanja i olakšavanja svih računovodstvenih poslova.

PANTHEON olakšava pripremu izvještaja, obračun plaća i knjiženje te vam pomaže u uspješnom vođenju računovodstva. Točno i ažurno knjiženje omogućuje unos podataka bez pogrešaka, a time je rad puno brži.  Obračun PDV-a i plaća, priprema izvještaja, bilance i putni nalozi su uz PANTHEON puno lakši i jednostavniji.

Također, uz prilagodljivu analitiku i automatizme za brzu pripremu izvještaja možete:

• jednostavno prikupljati podatke,
• pripremati temeljite analize te
• brže i jednostavnije planirati pomoću predefiniranih postavki.

Uz PANTHEON WorkFlow možete optimizirati i automatizirati rutinske zadatke koji se ponavljaju u vašoj tvrtki. To vam omogućava unaprjeđenje i pojednostavljivanje svakodnevnih računovodstvenih procesa. Automatizacija će ubrzati rad, smanjiti mogućnost pogrešaka te omogućiti uštedu vremena i veću učinkovitost zaposlenika.

WorkFlow, također, omogućava:

• bespapirno odobravanje i potvrđivanje dokumenata,
• automatsko prosljeđivanje radnih zadataka odgovornim osobama,
• obavještavanje putem e-mail-a o statusima procesa te
• analizu uspješnosti izvršenja zadataka.

Zaključak

Excel je možda dobar odabir za male tvrtke, ali nije najbolje rješenje za veće tvrtke s velikim brojem zaposlenika i transakcija. Kao što smo već spomenuli, Excel je relativno jednostavan program. No, koliko ga je zapravo jednostavno koristiti za vođenje računovodstva? Većina je upoznata s osnovama programa, no to nije dovoljno za složenije financijske izračune.

Zbog niza nedostataka, bolji odabir je ulaganje u poslovni softver koji može pratiti vaše poslovanje na odgovarajući način.

PANTHEON ERP rješenje je pravi odabir i za manje tvrtke kojima je možda potrebno samo izdavanje računa, pa sve do većih tvrtki s više podružnica i međunarodnim poslovanjem. PANTHEON je poslovni softver koji raste s vama i prilagođava se vašim potrebama te djeluje povezano s drugim programima kao temelj vašeg informacijskog sustava. Na raspolaganju vam je u više verzija s obzirom na funkcionalnosti koje nudi. Njegovom upotrebom povećava se preciznosti i učinkovitost zaposlenika, a poslovni procesi se odvijaju brže.