5 tipova poduzeća koja mogu imati koristi od Cloud ERP rješenja

Često se spominju prednosti Cloud rješenja. Često se čuje kako će to pomoći poduzećima da unaprijede poslovanje i da smanje troškove IT-a. Ipak, krajnjim korisnicima često sve ovo djeluje prilično apstraktno i daleko od realnosti. Vrlo jednostavno, poduzeća imaju problem svoje poslovanje sagledati u kontekstu Cloud-a. Zbog toga smo ovaj blog post posvetili upravo tipičnim predstavnicima poduzeća koji možda mogu prepoznati kritične elemente svog poslovanja i postaviti ih u Cloud kontekst.

Već smo više puta spominjali prednosti poslovanja u Cloud-u. Zato slijedi samo kraći podsjetnik:

• Dostupnost podataka s bilo koje lokacije putem interneta
• Niži inicijalni troškovi (praktično plaća se samo mjesečni zakup licence)
• Malo ili nimalo troškova održavanja IT infrastrukture (serveri, operativni sustavi, baze podataka,…)
• Niži troškovi nadogradnje i podrške
• Brža i redovnija nadogradnja na najnoviju verziju poslovnog softvera
• Bolja sigurnost podataka (bez brige o čuvanju rezervne kopije podataka jer pružatelj cloud rješenja redovno radi back-up)

Ipak, sve ove prednosti mogu, ali i ne moraju biti prednosti za svakog. Vrlo je jednostavno: nije svako rješenje odgovarajuće za svaki tip poduzeća.

Mi smo u ovom blog-postu izdvojili 5 tipičnih scenarija ili tipa poduzeća s kojima se susrećemo u praksi i izazove i problemi tih 5 tipova opisujemo u ovom blog tekstu.

 

1. Samostalni poduzetnici

Ovo je najjednostavniji, ali po brojnosti u Regiji najzastupljeniji primjer. U Hrvatskoj je npr. registrirano 260.000 pravnih subjekata, od čega 62% čine trgovačka društva. Poduzetništvo kao oblik gospodarskog subjekta najčešće podrazumijeva 1 osnivača i vlasnika koji najveći dio posla obavlja samostalno – stoga je i naziv samostalni poduzetnik. Najčešći  ograničavajući faktori  u ovom slučaju su vrijeme, novac za ulaganje i organizacijski izazovi ispunjavanja dogovorenih poslova i poštivanje rokova.

Kako su, prije svega, vrijeme i novac, ograničavajući faktori, idealno rješenje za osnovne uvjete poslovanja stvari predstavlja Cloud. Cijena Cloud rješenja je vrlo pristupačna, plaća se na mjesečnoj bazi, implementacija se obaviti gotovo samostalno, jer je prije svega potrebno podesiti izgled računa i osnove postavke praćenja troškova poslovanja. I što je najvažnije: nema dugoročnih obaveza (pretplata se može prekinuti u bilo kojem trenutku).

Dakle, ako ste samostalni poduzetnik koji se uklapa u navedeni opis, Cloud može predstavljati prihvatljivo rješenje za početak vašeg poslovanja.

Ima tu još detalja, ali ključne odlike su:

• Jedan osnivač
• Minimalna sredstva za ulaganje
• Vrijeme ograničavajući faktor
• Najčešće osnivač odrađuje i sav ugovoreni posao s klijentima

Uobičajene djelatnosti: internet poduzetništvo, web dizajn, poslovni konzultanti, ISO eksperti, financijski konzultanti.

2. Novoosnovano poduzeće koje planira rast

Druga situacija je vrlo slična samostalnom poduzetniku uz par bitnih razlika. Novoosnovana poduzeća često imaju nešto više novca i vremena za početak poslovanja, ali nedovoljno da uspostave sve sustave koje bi željeli, a nemaju ni preveliku namjeru previše uložiti u tzv. sustave podrške primarnom poslovanju. Zašto? Na svakom početku razvoj primarnog poslovanja, koja god je djelatnost u pitanju, je ključni prioritet za vlasnike. Novac i vrijeme su prijeko potrebni resursi koje osnivači najčešće ulažu u primarni biznis i zaposlene koji će pomoći razvoju tog primarnog biznisa. Svakako je i ERP sustav važan dio za primarni biznis, ali se često nema dovoljno sredstava za ozbiljnije ulaganje – ni u ERP, a ni u IT infrastrukturu. Tek se u sljedećoj fazi, kada se primarni posao stabilizira i novac počne pristizati, počinje razmišljati i o ERP sustavima.

Kako su resursi ograničeni slično kao i kod samostalnih poduzetnika, za ovaj tip tvrtki „početnika“ ima smisla razmisliti o Cloud rješenju. Financijski povoljan početak, relativno brza implementacija i niski troškovi, a bez razmišljanja o tome hoće li me sustav kasnije ograničavati u rastu i razvoju ključni su elementi za donošenje ove odluke.

Na kraju, zamislimo u ovoj situaciji suprotan primjer: što ako sam se na početku odlučio za neadekvatno rješenje koje će me – kada tvrtka počne ozbiljnije rasti – biti ograničavajući faktor? Takvo rješenje ćemo u nekom trenutku svakako morati mijenjati. Moćni ERP Pantheon  osnažili smo Cloud ponudom upravo iz ovog razloga. Start small, think big – baš kako kaže popularna izreka.

Tipični predstavnik:

• Jedan do dva osnivača
• Relativno ograničena sredstva za ulaganje u IT
• Vrijeme i dalje ograničavajući faktor
• Više angažiranih osoba, ali i dalje jedan čovjek radi više poslova

Uobičajene djelatnosti: veleprodaja, maloprodaja, transport i logistika, proizvodnja u malim serijama ili mala proizvodnja po narudžbi i sl.

3. Manje i srednje velike tvrtke s ograničenim budžetom za ERP i IT infrastrukturu

Manje ne znači loše, da se u startu razumijemo. Više od 90% svih poduzeća u svijetu čine mala i srednja poduzeća. Dakle, mala i srednja poduzeća su okosnica i nositelji svjetskog, europskog, regionalnog i lokalnog gospodarstva.

To su tvrtke koje uspješno rade već godinama i uspješno odolijevaju svim izazovima i vanjskog i unutarnjeg okruženja. To su tvrtke koje su izašle iz Go-Go faze (faze rasta po Adizesu) i koje su spremne s početnog prijeći na organizirano poslovanje. Dakle, ovakve tvrtke, s kojima i mi u Datalab-u imamo i najviše iskustva, su one koje traže pouzdanog partnera za dugoročno održivo poslovanje uz mogućnost praćenja njihovog rasta i razvoja.

Vrijeme i novac su i kod ovog tipa tvrtki ograničeni resursi, ali postoji prepoznavanje činjenice kako bez adekvatnih alata za praćenje poslovanja nema održivog rasta. Zbog toga ovakve tvrtke najčešće počinju pregled rješenja koja su povoljnija, a koja kasnije mogu popratiti njihov rast i razvoj.

Za ovaj tip poduzeća jako je važno prepoznati prije svega potrebu za organizacijom i strukturom, a zatim i rješenjem koje može pratiti tu organizaciju i strukturu. Kako su vrijeme i novac ograničavajući faktor, i za ove tvrtke ima smisla razmisliti o početku u Cloud-u s osnovnim postavkama, povoljnom cijenom i dovoljnim funkcionalnostima za početak.

A što ako PANTHEON Cloud nije adekvatan ili u nekom trenutku  postane nedovoljan poduzeću ovog tipa?

Prvo razmotrimo zašto bi Cloud mogao biti neadekvatan? Prije svega, Cloud u velikoj mjeri ovisi o brzini i dostupnosti internet veze. Ako je internet spor ili negdje nije dostupan, tada Cloud vjerojatno neće zadovoljiti sve potrebe ovog tipa korisnika.

Zbog toga je predviđena mogućnost  transfera s Cloud-a na puni PANTHEON desktop. Na taj način tvrtka može prijeći na desktop režim i nastaviti s radom kao da nikada nije bila na Cloud-u.

Tipični predstavnik:

• Jedan do dva osnivača
• Relativno ograničena sredstva za ulaganje u IT
• Više, ali i dalje nedovoljno vremena
• Više angažiranih osoba, ali i dalje jedan čovjek radi više poslova

Uobičajene djelatnosti: veleprodaja, maloprodaja, transport i logistika, male i srednje proizvodnje, uvoz i distribucija

4. Srednje velike i velike tvrtke – migracija u Cloud – ušteda na infrastrukturi

Ove tvrtke posluju već godinama. Rasle su i razvile se u organizirani i strukturirani biznis. Unutar organizacije zna se što tko radi, kada to radi i kako to radi. Poslovi su podijeljeni, uloge i zadaci jasni i najčešće dobro dokumentirani kroz neki od standarda kvalitete (npr. ISO 9001). Kada je IT u pitanju, najčešće postoji ili IT menadžer ili cijeli odjel koji se bavi IT-jem. IT je dio budžeta i planira se u okviru standardnih poslovnih aktivnosti. Još jedna stvar koje je u vezi s IT-jem važna za ove tvrtke je činjenica da su one tijekom svog poslovanja, vrlo vjerojatno, uložile i dalje ulažu značajna sredstva u informatičku infrastrukturu (hardver, softver,…).

Zašto bi i srednje velike i velike tvrtke mogle razmišljati o migraciji u Cloud?

Vrlo jednostavno: ušteda na troškovima IT infrastrukture u budućnosti i izmještanje rizika upravljanja internom IT infrastrukturom na Cloud provajdera. Dodatno, mijenja se tip IT troškova. Kako su Cloud usluge uglavnom pretplatne na mjesečnoj bazi, umjesto ulaganja u ERP (CAPEX), troškovi ERP-a postaju operativni troškovi (OPEX), kao što su računi za struju, grijanje, mobilne telefone i sl.

Naravno, svaka tvrtka za sebe mora izračunati isplativost cijelog pothvata, ali ima smisla za početak razmotriti troškove, i to na period od najmanje 5 godina. Zašto toliko? Zato što je životni ciklus poslovnog softvera ERP kategorije u tvrtkama najčešće između 5 i 15 godina.

Ako tvrtka već koristi PANTHEON, tada je situacija lakša za izračun, ali i dalje je to odluka koju treba dobro razmotriti i o njoj razmisliti uzimajući u obzir sve relevantne parametre.

Tipični predstavnik:

• Jedan do dva osnivača ili više poduzeća u grupaciji
• Postoji budžet za ulaganje u IT
• Postoji IT odjel
• Strukturirani i organizirani način rada (standardi kvalitete ISO i sl.)

Uobičajene djelatnosti: veće proizvodnje, uvoz i distribucija, veleprodajni i maloprodajni lanci

5. Računovodstveni servisi

Cloud ERP predstavlja posebnu poslasticu za računovođe i računovodstvene servise. Zanemarimo na ovom mjestu sve opće i tehničke prednosti Cloud-a te razmotrimo samo prednosti s gledišta poslovanja računovodstvenog servisa. Nadamo se da će potom biti jasno zašto smo upotrijebili termin poslastica!

Iz našeg iskustva najveći problem računovodstvenih servisa je pravovremena i ažurna razmjena dokumentacije s klijentima. Veći problem je na žalost na strani koju računovodstveni servis ne može kontrolirati – dostavljanje dokumenata od strane klijenata. Druga česta situacija je kreiranje izvještaja za klijente nakon knjiženja i sređivanja dokumentacije. Treći najčešći izazov je kontrola i savjetovanje klijenata prilikom izrade dokumentacije ili pomoć pri izradi dokumentacije. I četvrta najčešća situacija na koju nailazimo je takozvano usklađivanje stanja pri čemu se klijent i računovodstvena agencija usuglašavaju po pitanju stanja zaliha, kupaca, dobavljača i sl.

Pod pretpostavkom, a uz mogućnost da i klijent i računovodstveni servis koriste isti program u Cloud-u, svi ovi problemi nestaju ili se na samom početku detektiraju i otklanjaju.

Dakle klijent u svom programu na svojoj lokaciji  unosi operativnu dokumentaciju (račune, predračune, troškove i sl.), zatim računovođa u istom programu (Cloud to omogućava) na svojoj lokaciji pregledava, kontrolira i knjiži tu dokumentaciju. Klijent odmah vidi promjene i može imati ažurne izvještaje, a računovođa ima podatke klijenta i može knjižiti bez ponovnog unosa podataka. Dodatno, PANTHEON za računovođe ima i mogućnost automatiziranja dnevnih operativnih poslova knjiženja za svakog klijenta pojedinačno ili za sve klijente odjednom.

Dakle, četiri osnovna problema su riješena Cloud-om:

• preuzimanje dokumentacije od klijenta – dokumentacija je već u programu unesena od strane klijenta
• kontrola rada i unesene dokumentacije – ali bez potrebe ponovnog unosa podataka i dostupno za kontrolu odmah po unosu
• izvještaji su dostupni odmah i klijentu i računovođi – klijent dobiva izvještaje odmah po knjiženju
• usklađivanje stanja postaje stvar prošlosti – i klijent i računovođa gledaju iste podatke u Cloud-u

Uzimajući u obzir samo ova četiri problema, nadamo se da je jasno zašto smo na početku rekli kako je Cloud poslastica za računovođe, ali i za klijente!

Tipični predstavnik:

• Jedan osnivač
• Minimalna ili nepostojeća sredstva za ulaganje u IT
• Vrijeme ograničavajući faktor
• Više angažiranih osoba, ali i dalje jedan čovjek radi više poslova

Uobičajene djelatnosti: računovodstvo, knjigovodstvo, financijsko i porezno savjetovanje

Cloud ili ne?

Ako se prepoznajete u bilo kojem od opisanih tipova poduzeća ili scenariju, onda je možda vrijeme za razmatranje mogućnost o premještanju ili izmještavnju svog poslovanja u Cloud. To ne znači da će vam računala u budućnosti biti nepotrebna, već znači da ćete dobar dio IT-ja izbaciti iz svog poduzeća i prestati brinuti o njemu. Ostalo je na vama, a DATALAB je tu da vam pomogne i da zajedno razmislimo koje rješenje je najbolje za Vas!

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo obuhvatiti sve pojedince, zaposlene, suradnike, partnere i korisnike s kojima svakodnevno učimo, stječemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovito i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad vrijedi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli s vama! Podijelite dalje…