Nema više ručnog unosa podataka – četiri rješenja koja obavljaju posao umjesto vas

S obzirom da je učinkovitost ključna u današnjem brzo mijenjajućem poslovnom okruženju, u ovom članku predstavit ćemo četiri rješenja za automatizaciju obrade dokumenata koja možete koristiti unutar PANTHEON modula eKnjiženje. Time ćete uštedjeti značajnu količinu vremena i smanjiti administrativne troškove.

U nastavku predstavljamo prednosti svake usluge koje pojednostavljuju vaše poslovne procese.

Problem: Visoki administrativni troškovi

Ručna obrada dokumentacije predstavlja veliko opterećenje za tvrtke, posebno one koje se svakodnevno susreću s velikim količinama dokumenata u fizičkom obliku.

Oslanjanje na ručni unos troši dragocjeno vrijeme zaposlenika i povećava rizik od pogrešaka, što dovodi do skupih ispravaka i kašnjenja.

Svaki korak ručnog procesa – od razvrstavanja i unosa podataka do odobravanja – dodaje slojeve složenosti i neučinkovitosti cijelom sustavu. Kao rezultat toga, administrativni troškovi mogu znatno porasti, sprječavajući zaposlenike da se posvete strateški važnijim zadacima.

Rješenje: Automatizirajte unos podataka pomoću uluge eKnjiženje

Automatizacija vašeg procesa unosa podataka znatno je jeftinija, brža i učinkovitija od ručnih metoda.

Možete obraditi više dokumenata istovremeno – potrebno ih je samo pregledati i odobriti, bez ručnog unosa. Naše rješenje prepoznaje i bilježi sve potrebne podatke za unos primljenih dokumenata u ERP sustav, povećavajući brzinu obrade i do 50%.

Uz pomoć naprednih modela inteligentne obrade dokumenata (IDP), podaci se prepoznaju s 95% točnosti, što je usporedivo s ručnim unosom. Uz dodatni pregled, ukupna točnost može doseći čak 99%.

U računovodstvenim tvrtkama ovo eliminira potrebu za fizičkim prijenosom dokumenata –  vaši klijenti mogu skenirati dokumente na svojoj lokaciji, a podaci se automatski šalju u PANTHEON eDokumentaciju na daljnju obradu.

Prednosti naših četiri rješenja

Naša rješenja zadovoljavaju različite potrebe, jer nude različite razine automatizacije i prepoznavanja podataka:

eText (OCR) klasično je rješenje za optičko prepoznavanje znakova (OCR) koje čita sve skenirane dokumente i pretvara ih u format koji omogućuje pretraživanje njihovog sadržaja. Podržava sve jezike, uključujući različita pisma (ćirilica, ideogrami, latinica itd.).

Primjer: U PANTHEON-u se nalaze arhivirani dokumenti. Dok pišete novi ugovor, trebate istu klauzulu kao u prethodnim ugovorima. Budući da ne možete pronaći njezin predložak, možete u PANTHEON-ovu tražilicu upisati riječ „klauzula“, a eText će pronaći sve dokumente koji sadrže taj pojam.

Tako možete jednostavno preuzeti dokument i kopirati sadržaj klauzule, koji zatim prilagođavate prema potrebi.

Typless je rješenje za pametno prepoznavanje računa iz skeniranih ili tekstualnih PDF dokumenata. Korištenjem umjetne inteligencije prepoznaje podatke s primljenog računa i automatski popunjava obrasce spremne za knjiženje.

Primjer: Typless prepoznaje sve metapodatke s računa (naziv izdavatelja, naziv primatelja, porezne brojeve, datume plaćanja, izdavanja i izvršenja, IBAN, šifru, referencu te porezne stope zajedno s konačnim iznosom za plaćanje).

 

Typless PRO je napredna verzija Typless-a koja ima proširene mogućnosti prepoznavanja bilo koje vrste dokumenta, a nije ograničena samo na račune. To omogućuje prepoznavanje bilo kojeg skupa podataka, poput broja narudžbenice, otpremnice, interne brojke partnera, serijskog broja proizvoda itd. Na taj način možemo potpuno automatizirati i prilagoditi unos podataka za vaš poslovni proces obrade dokumenata.

Primjer: Osim osnovnih prepoznavanja koje nudi Typless, Typless PRO prepoznaje i stavke na računu ili drugom dokumentu zajedno s bilo kojim poljima unutar ili izvan njih (može prepoznati samo količinu i iznos te naziv stavke, ali također i broj narudžbenice, šifru proizvoda itd.).

S Accountless sustavom knjiženje faktura bit će jednostavnije nego ikada!

Prilagođeni model uči vaše obrasce i specifičnosti za pojedine tvrtke iz vaših prethodnih knjiženja. Model vam zatim nudi više kombinacija računa koje će vam olakšati postupak knjiženja. Vi ćete samo potvrditi prijedlog ili ga odgovarajuće dopuniti.

Brži odabir i bolje knjiženje. Usredotočite se na strateške aktivnosti i uštedite do 84% vremena koje se obično troši na ručno knjiženje računa.

Povezivanje svih vaših sustava: eText (OCR), Typless i Accountless

Integracija svih navedenih rješenja stvara besprijekoran radni proces – od skeniranja dokumenata do unosa podataka, bez ručne intervencije. Integracija tih rješenja rješava česte izazove i donosi revolucionarnu promjenu u načinu obrade dokumenata.

Kome je namijenjeno ovo rješenje?

Rješenje je korisno za mnoge sektore, od računovodstvenih tvrtki koje žele poboljšati svoje radne procese, tvrtki koje žele automatizirati unos primljenih dokumenata poput računa, putnih naloga, otpremnica, ugovora i slično, do svih koji žele izbjeći vremenski zahtjevan posao ručnog unosa podataka.

Prednosti: Značajne uštede i povećanje učinkovitosti

Smanjenjem rada na ručnom unosu podataka pojednostavit ćete svoje procese. Zaposlenike možete preraspodijeliti na zadatke koji donose dodatnu vrijednost. To znači neposredne uštede na administrativnim troškovima, kao i povećanje opće učinkovitosti.

Nije riječ o zamjeni radnih mjesta – već o nadogradnji uloga i omogućavanju zaposlenicima da doprinesu radu s većom dodanom vrijednošću.

Rezultat? Veće zadovoljstvo na poslu, povećana motivacija i produktivnost među zaposlenicima. Dodatno, poboljšana poslovna uspješnost i mogućnost suradnje s većim brojem klijenata, što vodi do većih prihoda vaše tvrtke.

 

Jeste li spremni za transformaciju svog radnog procesa?

Ne dopustite da vas ručni unos podataka ometa. Pojednostavite obradu dokumenata i smanjite troškove uz eKnjiženje. Neka naši inteligentni sustavi obavljaju monotone poslove, kako biste se mogli usredotočiti na ono što je zaista važno – rast vaše tvrtke.