Automatizacija poslovnih procesa za značajnu uštedu vremena i resursa

Zaposlenici širom svijeta troše približno jednu trećinu godišnjih radnih dana na administrativne zadatke, navodi se u istraživanju tvrtke  “Processmaker”. Također, navodi se da se “zauzetost u poslu” brzo nagomilava u značajne gubitke prihoda. Istraživanjem je čak zaključeno da se zbog “rada u prazno” na godišnjoj razini u svijetu izgubi 534 milijarde dolara.

Organizacije koje pametno raspolažu svojim resursima izvlače se iznad tih barijera produktivnosti automatizacijom poslovnih procesa (eng. BPA), a prema izvještaju “The Sorry State of Digital Transformation”, američke tvrtke Forrester, koja se bavi marketingom i istraživanjem tržišta, oko petine kompanija još nema definirane procese i automatizaciju tijeka posla.

Izvještaj te tvrtke, koja svojim klijentima i javnosti pruža savjete o postojećem i potencijalnom utjecaju tehnologije na poslovanje, ističe da ako želite da vaši klijenti i kupci budu zadovoljni a prihodi rastu, trebali bi se fokusirati na definiranje procesa. Automatizacija poslovnih procesa je konkretan, efikasan način da krenete tim putem.

Što je automatizacija procesa u poslovanju?

Automatizacija poslovnih procesa – također poznata kao automatizacija tijeka posla ili automatizacija procesa – predstavlja način na koji se tehnologija i automatizacija koriste za obavljanje složenih poslovnih zadataka uz smanjenu ljudsku intervenciju i napor.

Drugi popularni termin, „digitalna transformacija“, je sinonim po tome što opisuje optimizaciju procesa u poslovanju pomoću novih tehnologija. Važno je da automatizirani procesi pokreću efikasnost, stvaraju korisne standarde i pomažu organizacijama da uštede vrijeme, novac i resurse.

Automatizaciju poslovnih procesa ne treba miješati s upravljanjem poslovnim procesima, što je veća disciplina koja uključuje upravljanje složenim organizacijskim procesima koristeći različite metodologije.

Područja u poslovanju koje imaju benefit od automatizacije procesa:

• Korisnička podrška
• Marketing i prodaja
• IT i tehničko održavanje
• Financije
• Ljudski resursi
• Razvoj (softvera i usluga)

Primjeri automatizacije procesa u poslovanju

1. Uključivanje novih radnika u radno okruženje

Iako se to može činiti besmislenim procesom, “onboarding” ima više zadataka. Popunjavanje obrazaca za informacije o zaposlenicima, postavljanje uvodnih treninga, organiziranje obuke, otvaranje bankovnih računa i prikupljanje relevantnih dokumenata samo su neke od aktivnosti.

1. Narudžbenice

Zahtjevi za narudžbenice su u većini organizacija zaokruženi procesi koji se ponavljaju. Podnositelj zahtjeva popunjava obrazac i šalje ga komercijalistima. Nadređeni zatim pregleda zahtjev i odbija ga u slučaju da su informacije neadekvatne ili u slučaju da postoje budžetska ograničenja. Zatim se zahtjev vraća podnositelju zahtjeva. Ako se odobri, kreira se narudžbenica i kopije se šalju dobavljaču, kao i timu koji vrši inventar. Bez automatizacije mogli bi se pojaviti sljedeći problemi:

• Odloženo odobrenje narudžbenice (PO-a)
• Manja produktivnost
• Nepotpuni zapisi
• Greške u narudžbenicama (PO-u)
• Greške prilikom isporuke zaliha

Automatizacija poslovnih procesa može pomoći u podizanju performansi zaposlenika, poboljšanju odgovornosti u poslovnoj hijerarhiji, transparentnosti. Također, može omogućiti točno evidentiranje podataka, kojima relevantne zainteresirane strane mogu pristupiti kada je to potrebno.

Zašto bi trebali automatizirati poslovne procese?

Prema izvještaju “Accenture” iz 2016. godine, 52% anketiranih tvrtki je promijenilo dobavljača u posljednjih godinu dana zbog loše korisničke podrške. 73% njih je željelo uslugu koja više odgovara njihovim potrebama, dok je 61% najviše cijenilo brzinu prilikom provjere podataka i odgovora na upite, ali i kriznih situacija.

Digitalizirajući svoje usluge primjenom internet bankarstva i mobilnog bankarstva, financijske usluge su jedan od sektora koji se najviše razvio posljednjih godina. Uprkos tome, postoji mnogo manualnih zadataka koji uzrokuju netočnosti, neefikasnosti i dugo vrijeme čekanja. Zbog toga ima nekoliko suštinskih razloga za uvođenje automatizacije u poslovne procese.

• Odskočna daska za digitalnu transformaciju

Digitalna transformacija bi mogla izgledati kao nedostižan cilj organizacijama koje nisu na tom putu. Automatizacija poslovnih procesa može biti i kamen temeljac za usvajanje kulture kontinuirane transformacije. Mogli biste započeti s nekoliko procesa kojima je očito potrebna promjena smejra te postepeno raditi na njima, na putu prema vrhu.

• Jasnije definirani ciljevi

Automatizacija zahtijeva određenu dozu jasnoće o procesu već u fazi projektiranja. Ako ne znate koji su vam ljudi potrebni za pokretanje procesa ili zadatke koji su u te procese uključeni, ne možete efikasno dizajnirati i automatizirati tijek rada. Nadalje, mapiranje procesa može pružiti jasnoću svim zaposlenicima i služiti kao resurs za obuku. Uvid koji dobijete analizom automatiziranog procesa može vam jasno pokazati jaz između vašeg procesa kakav je i kakav bi u idealnom slučaju trebao biti.

• Pojednostavljeni procesi

Jedan od pozitivnih ishoda sustava za automatizaciju procesa su pojednostavljeni procesi. Jasna hijerarhijska odgovornost, dragocjeni uvidi i brže vrijeme izvršavanja, olakšavaju uklanjanje aktivnosti koje vam troše vrijeme i fokusiraju se na poboljšanje zadataka koji daju vrijednost poslovanju.

• Evidencija o usklađenosti

Pomoću automatizacije poslovnih procesa bilježe se svi detalji određenog procesa. Ove informacije su tako podložnije provjeri radi dokazivanja usuglašenosti tijekom revizija.

• Standardiziranje procesa

Kada automatizirate poslovni proces, svaki put možete očekivati isti ishod određenog procesa. Standardizacija pomaže vašoj organizacija predstaviti se pouzdanom, što zauzvrat može pomoći u povećanju baze kupaca.

• Povećano zadovoljstvo kupaca

Zadovoljstvo kupaca je ono po čemu se tvrtka ističe u bilo kojoj industriji. Fokusiranje na procesnu i operativnu izvrsnost pomaže vam da s lakoćom premašite očekivanja kupaca. Kada dosljedno ispunjavate obećane standarde, veća je vjerojatnost da će kupci razviti sklonost prema vašoj tvrtki.

Koje poslovne procese bi trebalo automatizirati?

Automatizacija poslovnih procesa nije ograničena na nekoliko funkcija. Faktori koji mogu ukazati na potrebu za automatizacijom uključuju:

1. Veliki obim zadataka
2. Za izvršavanje zadataka potrebno je više ljudi
3. Značajan utjecaj na druge procese i sustave
4. Potreba za usklađenošću podataka i revizije

Ako aktivnosti vaše tvrtke ispunjavaju gore navedene kriterije, vrlo je vjerojatno da vam je potrebna automatizacija vašeg poslovnog procesa. Da biste dobili jasniju sliku, evo nekoliko najčešće automatiziranih procesa u organizacijama.

• E-mail i push obavijesti
• Obračun zarada
• Fakturiranje
• Obračun PDV-a
• Zaključak godine
• Helpdesk podrška
• Izrada studija slučaja kupaca
• Čuvanje i migracija velike količine podataka
• Izrada rezervnih kopija i vraćanje prethodnih verzija kopija
• Zahtjevi zaposlenika za godišnji odmor ili odsustvo s posla
• Procesi u call centru
• Nalozi za prodaju
• Praćenje radnog vremena i dolaska na posao
• Lansiranje proizvoda
• Privlačenje lead-ova

Prednosti upotrebe alata za automatizaciju poslovnih procesa

Kada automatizirate svoje poslovne procese, možete očekivati višestruke prednosti.

Vaši poslovni procesi postat će mnogo transparentniji. Možete pratiti i nadgledati procese dok se oni izvode, što može poboljšati vidljivost i pozitivno utjecati na pojedinačnu odgovornost zaposlenika.

Sposobnost praćenja procesa dok se izvršavaju, također će vam pomoći da pazite na greške i popravljate ih ukoliko se pojave. Izvještaji o učinku pružit će vam uvid u preventivne mjere koje biste mogli da poduzmete protiv grešaka koje se ponavljaju.

Iz dugoročne perspektive, primjetit ćete brže vrijeme obnove i smanjenje troškova zbog manje manualnih intervencija. Također ćete se naći u poziciji da poboljšate raspodjelu radne snage jer će aplikacija obrađivati sve svakodnevne zadatke. Na ovaj način možete preusmjeriti svoje zaposlenike na zadatke koji zahtijevaju ljudski napor i procjenu.

Sustav automatizacije poslovnih procesa na kraju će omogućiti veću efikasnost poslovanja. Budući da se zasniva na ideji kontinuiranog poboljšanja procesa, kao odgovor na to, povećavat će se i razina efikasnosti.

Jedan od alata koji ubrzava i poboljšava procese, koji se svakodnevno odvijaju u vašoj tvrtki je PANTHEON WorkFlow.

 

 

Najbolje prakse za automatizaciju poslovnih procesa

Samo prijavljivanje za alat za automatizaciju poslovnih procesa možda ne garantira uspjeh. Za automatizaciju svojih poslovnih procesa, morat ćete zauzeti pragmatičan pristup.

Evo nekoliko uputa o tome kako automatizaciju možete učiniti uspješnom.

• Počnite s jasnim razumijevanjem o kojim se zadacima radi, tko je odgovoran i kada će svaki zadatak biti izvršen.
• Uvjerite se da imate jasno definirane ciljeve kada automatizirate poslovni proces
• Mjerenje rezultata po fazama – mnoge organizacije se razočaraju kada se rezultati ne ostvare preko noći.
• Uložite dovoljno vremena u obuku zaposlenika i uzmite u obzir period prilagođavanja.
• Usvajanjem dugoročnih prognoza osiguravate dobar povrat ulaganja.
• Koristite gotova rješenja tamo gdje su dostupna.

Dolazak do novih kupaca je pet puta skuplji od zadržavanja postojećih. To je jedan od glavnih postulata tvrtki koje nude usluge iz područja upravljanja procesa. Iz toga je jednostavno zaključiti koliko je značajno zadržati one koji vam poklone svoje povjerenje.

Ako kupci dobiju točne i dosljedne proizvode i usluge, poboljšava se i pouzdanost vaše tvrtke, a u tome važnu ulogu igra i brzina reakcije koja se dramatično povećava automatizacijom poslovnih procesa.

Automatizacija procesa u poslovanju ne donosi samo korist na jednoj strani jednadžbe – također može usrećiti klijente i kupce. Zbog toga bi sve prodajne strategije trebale uzeti u obzir zadovoljstvo kupaca. Da bi kupci bili zadovoljni, trebalo bi im ponuditi pozitivna iskustva na svim kontaktnim točkama s tvrtkom – prije, tijekom i nakon kupovine proizvoda ili usluge.