Digitalno računovodstvo uz eKnjiženje i OCR tehnologiju

Suvremeni dokumentacijski sustav PANTHEON DMS, pored upravljanja dokumentima, upravlja čitavim ciklusom različitih vrsta dokumentacije. Rješenje udružuje na jednom mjestu WorkFlow – unaprijed definirane poslovne procese, upravljanje eDokumentacijom i eKnjiženje, koje radi na bazi OCR tehnologije (optičko prepoznavanje znakova) uz pomoć koje se analogni dokumenti pretvaraju u digitalni oblik, a mogućnost greške pri prijepisu podataka zahvaljujući samoukom sustavu se kroz vrijeme svodi na minimum.

Digitalizacija poslovnih procesa

Svakodnevno se susrećemo s novim izazovima koji zahtijevaju upotrebu najdragocjenijeg resursa, a to je naše vrijeme. U poslovnom svijetu kaže se da je vrijeme novac, a produktivnost je nešto što se danas podrazumijeva, ako želimo biti konkurentni na tržištu. Izuzetno je važno efikasno koristiti resurse koje imamo na raspolaganju. U tome nam pomaže digitalizacija poslovnih procesa. Digitalna transformacija globalne ekonomije ubrzano se širi. Brojne su prednosti koje ona donosi sa sobom:  smanjenje mogućnosti nastanka greške uzrokovane ljudskim faktorom, ušteda vremena kao najdragocjenijeg resursa i povećanje ekonomičnosti samog procesa.

U Datalabu kontinuirano radimo na razvoju i automatizaciji procesa unutar tvrtke te smo tako razvili i proces eKnjiženja (OCR). eKnjiženje ili optičko prepoznavanje znakova je sustav za prepoznavanje sadržaja skeniranih računa odnosno dokumenata u PDF obliku, koji omogućava snimanje i čitanje podataka iz papirnog dokumenta u elektronički oblik, te od tuda dalje automatsko knjiženje u bruto bilancu i glavnu knjigu.

Prednosti eKnjiženja i digitalno računovodstvo

Glavne prednosti upotrebe eKnjiženja su brzina pri obradi velike količine primljenih računa: račun se skenira, nakon toga sustav Knjiženje iz njega automatski prepozna dobavljača, valutu, OIB, moguće rabate te postavke računa (svaku poziciju na računu pretvori u poziciji eRačuna). Brzina cijele obrade računa se povećava višestruko. eKnjiženje je znatno jeftinije i brže nego ručni unos podataka.

Upotrebom eKnjiženja smanjujemo mogućnost greške. Sustav ima razvijeno strojno učenje ili tzv. machine learning, što znači da će se sve većom upotrebom preciznost prepoznavanja podataka znatno povećati i osigurati više nego 90% pouzdanosti pročitanih podataka.

Također, u računovodstvenim servisima pri radu sa strankama nema potrebe za fizičkim prijenosom dokumenata, jer stranka skeniranjem jednostavno snima podatke na vlastitoj lokaciji i dokumente posreduje u vaš PANTHEON.

Istovremeno smo uzeli u obzir želje kupaca za pojedinim funkcijama. Jedna od njih je razdvajanje PDF dokumenata u slučaju da se više računa skenira u jednoj datoteci.

Sve funkcionalnosti rade uz WorkFlow – poslovni proces. To nam omogućava potpunu personalizaciju za zahtjevnije korisnike, gdje se npr. računi skeniraju u administraciji, potvrđuju na više razina i knjiže u računovodstvu. S druge strane, unaprijed pripremljeni poslovni procesi su odlično rješenje za manje tvrtke, gdje npr. jedna osoba savladava proces od skeniranja računa do knjiženja.

Uvođenje sustava eKnjiženja je nova stepenica u digitalizaciji tvrtki i osim što olakšava postojeće poslovne procese digitalnim pristupom povećava konkurentnost na tržištu. Možemo slobodno reći da je povrat od investicije vidljiv i to u vrlo kratkom roku.