DMS – Tamo gdje papir prestaje
Dokumentacija je neizostavni dio svakodnevnog poslovanja poduzeća, bez obzira na to koristite li papirnate ili elektroničke dokumente. Bilo da se radi o pretraživanju dokumenata, obradi ili arhiviranju, taj posao zahtijeva vrijeme – resurs koji je skup i ograničen u svakom poslovanju.
Svi dokumenti na jednom mjestu
Poslovna rješenja poput PANTHEON DMS-a ne samo da smanjuju troškove koji nastaju u radu s dokumentacijom, već omogućuju bolju organizaciju, klasifikaciju, arhiviranje, kao i napredne mogućnosti poput kontrole pristupa. Prednosti korištenja PANTHEON DMS-a su višestruke, ali se prvenstveno ogledaju u nekoliko aspekata:
- svi dokumenti su na jednom mjestu i stvaraju jedinstvenu elektroničku arhivu – eDokumentaciju, koja omogućuje lakše upravljanje dokumentima
- integracija s PANTHEON funkcijama omogućuje nam kontrolu nad dokumentima, bilo gdje u PANTHEON sustavu
- obrada dokumenata je brža i učinkovitija zahvaljujući integriranom modulum eProces
- eliminiraju se manualni poslovi poput ručnog unosa podataka, čime se uklanjaju i potencijalne greške koje često mogu biti skupe
- omogućuje se jednostavniji i učinkovitiji rad uz znatno niže troškove
- protok dokumenata unutar tvrtke je brži te su oni stalno dostupni.
eDokumentacija
Središnji dio PANTHEON DMS sustava čini eDokumentacija, koju najjednostavnije možete promatrati kao središnje skladište elektroničkih dokumenata.
eDokumentacija predstavlja spremište cjelokupne dokumentacije koju tvrtka koristi. U dokumentaciju pohranjujemo primljenu i izdanu poštu (zajedno s vođenjem knjige pošte), svu računovodstvenu dokumentaciju (kontne ispise, zaključke godine, opomene…), komercijalnu dokumentaciju (npr. ugovori, aneksi…), tehničku dokumentaciju (npr. upute za uporabu, jamstvene listove). Ukratko – SVE dokumente koje smo odlagali u registratore ili koji su kružili po tvrtki.
eDokumentacija omogućava jednostavno preuzimanje i obradu dokumenata zahvaljujući PANTHEON integriranom poslovnom procesu. Velika prednost je vrlo jednostavno pretraživanje svih dokumenata po različitim kriterijima.
Ovisno o načinu čuvanja dokumenata, imamo na raspolaganju „normalnu“ eDokumentaciju, koja čuva dokumente u oblaku i standardni je oblik skladištenja dokumenata u PANTHEON-u te Lokalnu eDokumentaciju, koja čuva dokumente u lokalnoj bazi podataka.
Lokalna eDokumentacija idealna je za tvrtke koje koriste lokalne PANTHEON licence, dakle ne koriste PANTHEON Hosting. Pogotovo je primjerena za tvrtke koje zakonski ne smiju pohranjivati podatke u oblaku te za one koji zbog svojih internih pravila i sigurnosnih protokola ne smiju svoje poslovne podatke pohranjivati kod vanjskih pružatelja. Također, uslugu preporučujemo tvrtkama koje su locirane na područjima sa slabim internetskim vezama.
Još jedan vrlo bitan modul, ključan za rad s elektroničkim dokumentima, je eProces. Ovaj modul ubrzava, poboljšava i automatizira procese koje svakodnevno obavljate, uključujući i automatizaciju zadataka poput skeniranja, potvrđivanja i finalizacije dokumenata. Vrlo bitno je da su moduli eProces i eRazmjena, kao sastavni dijelovi eDokumentacije, uključeni besplatno u sve PANTHEON licence.
Što ako već imam drugi DMS?
Čak i ako koristite DMS sustav drugog pružatelja usluga, a želite dostupnost programa izravno u PANTHEON sustavu, postoji mogućnost prelaska s drugih DMS sustava na PANTHEON DMS.
Ovisno o vašem području poslovanja, DMS rješenje može ponuditi širok spektar prednosti i novih mogućnosti na razini cijele organizacije. Izbacivanje papirne dokumentacije možda djeluje zastrašujuće za poslovanja koja dugi niz godina rade s fizičkim dokumentima, ali učinkovitije poslovanje i niži troškovi rada vrlo brzo pokažu sve svoje prednosti. Ne treba zaboraviti ni modernizaciju poslovanja kojom se uvelike olakšava rad u skladu sa zakonom, prije svega u pogledu razmjene dokumenata i njihova čuvanja. Kada tome dodate pojednostavljenje i optimizaciju svakodnevnih poslova, jasno je da su DMS rješenja poput PANTHEON-a neophodnost suvremenog poslovanja.
Za više informacija o PANTHEON DMS rješenjima posjetite LINK.
