Međunarodno poslovanje: centralizirani sustav je vaš najpouzdaniji suradnik

Kada poduzeća prelaze na međunarodno poslovanje, to čine kako bi otvorila nova tržišta, ubrzala rast i povećala profitabilnost. Međutim, kako bi iskoristila te prilike, moraju savladati popriličan broj novih izazova: upravljanje financijskim operacijama u zemljama s različitim valutama, poreznim zakonima te zahtjevima za izvještavanje i nadzor.

Međunarodna poduzeća moraju biti u mogućnosti upravljati financijskim konsolidacijama na više razina; svaka poslovnica mora imati lokalnu operativnu kontrolu, a matična kompanija mora biti u stanju uključiti podatke u konsolidirane financijske izvještaje.

U suvremenom svijetu, to se rješava jednostavno, pouzdanim softverskim rješenjem koje će sve te zadatke i obračune odraditi za vas, a istovremeno držati sve informacije lako provjerljivima.

U nastavku donosimo kako centralizirani ERP sustav za međunarodno poslovanje ovo može učiniti za vaše poslovanje.

Što je ERP ili Enterprise Resource Planning sustav?

Poslovno – informacijski sustavi u poduzeću (ERP) su vrsta softvera koji integrira osnovne procese unutar poduzeća. Tradicionalno su to bili sustavi koje su prvenstveno koristile velike međunarodne tvrtke, jer su bili skupi za upravljanje i zahtijevali su specijalizirani IT tim koji bi se bavio njihovom implementacijom i održavanjem.

Međutim, ERP sada sve više koriste manji subjekti u mnogim industrijama, posebno otkako se pojavio ERP „u oblaku“. Iako se ovi sustavi isprva ne čine praktičnima za najmanja poduzeća, mala i srednja poduzeća diljem svijeta prihvaćaju ERP.

Kakve tvrtke uvode ERP?

Poduzeća biraju ERP softver iz različitih razloga. Jedan od razloga je sve veća dostupnost tih sustava u velikom broju industrija, čak i na tržištima određenih niša. Na primjer, neka ERP rješenja udovoljavaju specifičnim potrebama maloprodajnih trgovina, dok druga služe potrebama zdravstvenih ustanova, a treća ispunjavaju specifičnosti proizvođača nafte ili plina.

Gotovo svaka organizacija može pronaći rješenje koje će zadovoljiti njihove poslovne potrebe, a mi smo izdvojili pet najvažnijih razloga zbog kojih ERP unaprijeđuje vaše poslovanje:

1. Cjelovito upravljanje poslovanjem uz samo jedan sustav

Jedna od glavnih prednosti centraliziranih poslovnih rješenja u suvremenom poslovanju je to što možete upravljati osnovnim poslovnim područjima pomoću samo jednog sustava. Uzmimo primjer proizvodnog ERP sustava. Tipična struktura proizvodnog ERP rješenja sastoji se od ovih glavnih funkcionalnih kategorija:

• Financije
• Ljudski resursi
• Proizvodnja
• Zalihe
• Nabava
• Prodaja

Ako vaša organizacija ne koristi rješenje za cijelo poduzeće, poput ERP-a, vjerojatno koristi drugu aplikaciju za obavljanje svake od ovih funkcija. Kada poduzeća upravljaju s nekoliko funkcija odvojeno, mogu se pojaviti mnogi problemi, uključujući:

• Pogreške u podacima
• Dupliciranje funkcija ili zapisa
• Nedostatak preglednosti poslovanja u cjelini
• Nedostatak komunikacije između različitih poslovnih područja

ERP rješenje integrira sve ove poslovne funkcije u jedinstveni sustav i omogućuje im međusobnu komunikaciju. Na primjer, kada vaš prodajni tim potvrdi narudžbu, vaš ERP sustav automatski će generirati transakciju za financijski odjel, izdati radni nalog za odjel proizvodnje, ažurirati vaš inventar i obavijestiti odjel nabave da dopuni odgovarajuće zalihe.

Ako vaša tvrtka ima jedinstven sustav evidencije za upravljanje svojim informacijama i procesima, tada sve vaše funkcionalne jedinice mogu svoje odluke i radnje temeljiti na istoj bazi podataka. To znači da svi odjeli vode posao koristeći iste informacije.

2. Noviji ERP sustavi prilagođeni su za lakšu nadogradnju

Tehnologija se brzo mijenja, što znači da zastarjeli sustavi više ne mogu podržati rast tvrtke. Zbog toga može doći do sprječavanja rasta i razvoja poslovanja. Štoviše, troškovi ažuriranja programiranja starog sustava često se s vremenom povećavaju.

U nekom trenutku, poduzeća shvate održavanje tog zastarjelog sustava nije isplativo, pa se umjesto toga odlučuju za praktičnije i financijski isplativije, moderno integrirano rješenje.

Tehnologije poput strojnog učenja, analitike podataka i Interneta stvari (IoT), kao i druge suvremene mogućnosti, omogućene su unutar suvremenih softverskih sustava.

Ove najsuvremenije tehnologije sposobne su dešifrirati trendove i obrasce te omogućiti funkcionalnosti koje pomažu poduzećima da donose bolje odluke i tako steknu konkurentsku prednost. Kako bi ostala konkurentna i pozicionirala se za rast, poduzeća moraju koristiti suvremene sustave. Potrebni su im sustavi koji im omogućuju fleksibilno i skalabilno poslovanje.

ERP rješenja dizajnirana su da nude fleksibilnost, prilagodljivost i skalabilnost za rast. Još važnije, jedna od prednosti sustava za planiranje resursa u poduzeću je ta što vam može pružiti prednost u upravljanju vašim kupcima, partnerima i dobavljačima.

S modernim ERP sustavom moći ćete lako ispuniti najnovije zahtjeve za izvještavanje. Na primjer, integracijom internet trgovine s ERP sustavom, vaši kupci će uživati u jednostavnijem iskustvu sa stvarima poput naručivanja putem interneta jednim klikom.

Naručivanje vaših zaliha može biti pouzdano uz potpuno automatiziranu elektroničku razmjenu podataka (EDI), među ostalim pogodnostima.

3. ERP sustavi pojednostavljuju poslovne procese

Prilikom odabira i primjene ERP sustava, tvrtke su prisiljene razmotriti – ili preispitati – svoje poslovne procese i radne tokove.

To je savršena prilika da procijenite što ima smisla, što funkcionira, što je važno i što se može poboljšati. Pokretanjem ERP sustava, vaša organizacija može postići brzinu, učinkovitost i točnost u svom poslovanju.

Jedna od prednosti korištenja ERP sustava je ta što sustav automatizacijom i integracijom povećava produktivnost vaše organizacije, istovremeno smanjujući vrijeme i troškove rada.

Ostale prednosti uključuju to što vam ERP sustav pomaže da ispunite zahtjeve svojih poslovnih partnera i vanjskih zainteresiranih strana te što vaše zaposlenike može učiniti sretnima i produktivnima.

4. ERP sustavi pomažu u boljoj analizi podataka poduzeća

Pogodnosti planiranja resursa za poduzeća uključuju transformaciju načina na koji prikupljate i analizirate podatke iz cijelog vašeg poduzeća, pomažući timovima za podatke da brzo dobiju točne uvide u sve aspekte vašeg poslovanja.

To postižu na dva opća načina:

1. Pristup podacima iz jednog skladišta putem različitih uređaja: Ova rješenja omogućuju zainteresiranim stranama pristup podacima iz više poslovnih odjela iz jednog izvora, ali putem različitih uređaja (uključujući telefone i tablete), neovisno o lokaciji. Time se omogućuje učinkovitija i točnija analiza podataka nego kada su podaci pohranjeni u više različitih sustava. Specijalisti za podatke mogu lakše provoditi analize i učinkovito prepoznati poslovne trendove i potencijalne probleme.
2. Podaci u stvarnom vremenu: ERP sustavi nude podatke u stvarnom vremenu o poslovnim procesima, resursima i statusu rada. To znači da korisnici mogu biti sigurni da su informacije koje vide ažurne i relevantne, što često nije slučaj sa zastarjelim sustavima.

Štoviše, većina ERP sustava sada nudi naprednu funkcionalnost ili integraciju poslovne inteligencije (BI). Ovo može pomoći tvrtki da dobije još veću vrijednost iz svojih podataka i stekne bolji uvid u poslovanje.

Zašto je ova ERP funkcija bitna?

Mnoge tvrtke imaju gomilu podataka koji se odnose na njihovo poslovanje. Izvlačenje uvida iz vaših poslovnih podataka može biti izazovno i dugotrajno. Podaci mogu biti zastarjeli i time nepouzdani, a često pokušavate razumjeti stotine skrivenih skupova podataka iz različitih područja vašeg poslovanja.

Analiziranje podataka tvrtke izuzetno je vrijedno jer vam pruža jedinstveni uvid koji nećete dobiti nigdje drugdje, kao što su, na primjer, vaša najprometnija i najsporija razdoblja prodaje.

5. Ispunjavanje očekivanja kupaca

Što kupci očekuju od poduzeća?

Kupci imaju visoka očekivanja, bilo da su individualni potrošači ili organizacije. Mnogi potrošači sada očekuju besprijekorno višekanalno iskustvo – na primjer, možda će željeti pregledati katalog proizvoda u trgovini, izvršiti online narudžbu, preuzeti artikl u najbližoj maloprodajnoj trgovini ili ga poslati na popravak od kuće.

Kupci također očekuju konzistentnu uslugu, bez obzira na to s kojim odjelom vaše tvrtke komuniciraju. Tvrtke bi se trebale pobrinuti da njihovi različiti odjeli međusobno neometano komuniciraju, kako bi u svakom trenutku svaki odjel imao relevantne informacije o kupcima na dohvat ruke i mogao učinkovito komunicirati s kupcem putem bilo kojeg kanala.

Kako bi ispunile ova očekivanja, tvrtke često provode promjene, a kako bi prilagodile svoje procese i zadovoljile ta očekivanja, ulažu mnogo u tehnologiju.

Kako ERP programska rješenja ispunjavaju ova očekivanja?

Jedna od prednosti implementacije ERP-a je što je to centralizirani alat za komunikaciju za svih odjela. Pruža zaposlenicima globalni pregled sve komunikacije s kupcima, od prve točke kontakta do najnovije. Dakle, kada se kupac javi kako bi riješio tehnički problem ili kupio dodatne usluge, zaposlenik na drugoj strani telefona može brzo pregledati prethodnu komunikaciju kupca s poduzećem kako bi vidio povijest transakcija, preferencije, povijest usluga i drugo.

Krajnji rezultat je da zaposlenici mogu pružiti učinkovitiju i personaliziraniju uslugu kako bi ispunili visoka očekivanja kupaca.

Pronađite pravi ERP za svoju tvrtku

Većina organizacija shvatit će da je kupovina i implementacija ERP sustava u cjelokupno poslovanje velika investicija. Međutim, ERP sustav pruža osnovnu infrastrukturu za upravljanje svim poslovnim procesima i koordinaciju ponude i potražnje.

Kako tvrtka raste, tako njezino poslovanje prelazi granice država. Time se procesi i operativna složenost tvrtke značajno povećavaju, što često zahtijeva zamjenu trenutnih poslovnih sustava.

Potrebno je voditi računa o tome da novi ERP sustav ne osigura samo podršku neposrednim zahtjevima tvrtke, već i predvidljive buduće zahtjeve, koji su rezultat očekivanog daljnjeg razvoja poslovanja, a sve u cilju postizanja većeg uspjeha na međunarodnoj razini.

Na taj način, investicija u ERP se isplati, a tvrtke postavljaju zdrave temelje budućem globalnom poslovanju. U suprotnom, kompanija riskira da takav sustav postane teret, umjesto dragocjen alat za poslovno planiranje i upravljanje.