Činjenice o izdavanju računa koje mali poduzetnik mora znati
Račun – tako svakodnevna stvar s kojom se svi susrećemo, a opet tako važna kada su u pitanju financije i uredno knjigovodstvo, osobito za sve koji izdaju račune i moraju osigurati njihovu usklađenost sa zakonodavstvom.
Ključno je znati neke osnovne informacije. Što sve mora biti na računu? Koje vrste računa postoje? Koju vrstu računa poslati? Donosimo vam odgovore na sva najosnovnija pitanja o izdavanju računa za male poduzetnike, posebice one na početku svoje poslovne karijere.
1. Što je račun?
Račun je svaka isprava prema kojoj porezni obveznik ili osoba kojoj on naloži obračunava isporučena dobra i obavljene usluge, bez obzira na to kako se ta isprava naziva u poslovnomu prometu. (NN 95/01, čl. 15, st. 2)
Na računu je navedena roba ili usluge koje su isporučene ili obavljene i prikazuje koliko kupac duguje u zamjenu.
Izdani račun je jedan od najvažnijih originalnih knjigovodstvenih dokumenata koji bilježi poslovne događaje i obično nastaje na kraju i u trenutku nastanka poslovnog događaja.
Čuvanje kopija računa, koje prikazuju prihode i porez na robu ili usluge, obavezno je.
2. Koje vrste računa postoje?
Računi su dostupni u različitim oblicima. Razlikujemo ih prema vremenu plaćanja u odnosu na vrijeme izvršenja usluge i prema načinu plaćanja.
Način plaćanja određuje što sve mora biti na računu. U praksi poznajemo gotovinske i bezgotovinske račune. Između njih postoje određene razlike, a obvezni elementi na vrsti računa se također razlikuju. Bezgotovinski račun izdaje se kada platioc sredstva (novac) uplaćuje na tekući račun, tj. ne radi se o plaćanju gotovinom. Za gotovinski račun vrijede svi računi za koje je predviđen način plaćanja gotovinom – to jest, plaćanje novčanicama, kao i plaćanje karticama, čekovima ili drugim oblicima plaćanja koji nisu izravni prijenos na transakcijski račun.
Račune također razlikujemo prema vrsti – poznajemo:
Izlazni račun: račun koji šaljemo kupcima, račun za prodanu robu/usluge.
Prijemni račun: račun koji zaprimamo od našeg dobavljača, račun za kupljenu robu, materijal ili usluge koje su nam obavljene.
Opomena: ako račun nije plaćen, ponovo ga pošaljemo kao opomenu.
Periodični račun: ako kupcu uvijek zaračunavamo jednak iznos, možemo poslati periodični račun. Najčešće takav račun šaljemo za npr. najam.
Predračun ili avansni račun: nije prodajni račun, njime evidentiramo predujam uplaćen za poslovni događaj koji će se tek dogoditi.
Odobrenje: odobrenje se izdaje ako je roba vraćena ili ako je potrebno umanjiti financijsku vrijednost već izdanog računa.
3. Što mora sadržavati račun?
Račun mora identificirati kupca (ili krajnjeg korisnika u maloprodaji) i prodavatelja, robu ili usluge koje su razmijenjeni te naplaćene troškove.
Prema Zakonu o porezu na dodanu vrijednost račun mora sadržavati sljedeće:
- mjesto izdavanja, broj i nadnevak
- ime (naziv), adresu, matični broj i porezni broj poduzetnika koji je isporučio dobra ili obavio usluge (prodavatelja)
- ime (naziv), adresu i porezni broj poduzetnika kome su isporučena dobra ili obavljene usluge (kupca)
- količinu i uobičajeni trgovački naziv isporučenih dobara te vrstu i količinu obavljenih usluga
- nadnevak isporuke dobara ili obavljenih usluga
- iznos naknade (cijene) isporučenih dobara ili obavljenih usluga
- iznos poreza
- zbrojni iznos naknade i poreza
4. Kako možemo izdavati račune?
Način izdavanja računa zakonski nije preciziran, no određeno je koji podaci moraju obavezno biti navedeni na računu. Račune možemo izdavati „ručno“, pomoću Worda, Excela ili drugih alata, samo treba paziti da su uneseni ispravni podaci.
Međutim, ovaj postupak je jednostavniji uz pomoć programa za izdavanje računa, a njihova uporaba donosi i druge prednosti te olakšava cjelokupno vođenje poslovanja, uključujući razmjenu podataka s knjigovođom.
5. Je li oblikovanje računa važno?
Račun ne predstavlja samo sredstvo za plaćanje našeg rada, već i odnos tvrtke prema kupcu, stoga je korisno da računi budu ne samo točni, već i estetski oblikovani.
Postoje različiti predlošci dizajna koji sadrže obavezne podatke, i trebamo ih samo vješto uklopiti u cjelokupni izgled i pripremiti uredan dokument. Ako koristimo logotip ili boje, trebamo ih uključiti u dizajn računa.
Možemo uskladiti dopisne listove i račune tako da na dopisnom listu navedemo sve podatke koji su nužni na računu.
6. Kada račun mora biti plaćen?
Račun bi trebao biti plaćen do roka koji postavi izdavatelj računa. Taj rok nazivamo datum dospijeća. U teoriji, račun je plaćen kada dospije. Datum dospijeća ovisi o roku plaćanja koji postavite na računu. U stvarnosti, trećina klijenata kasni s plaćanjem. Dijelimo s vama nekoliko savjeta kako postupiti kako biste izbjegli probleme zbog čekanja na plaćanja:
- dajte klijentima kraći rok za plaćanje (samo 7 dana postaje sve češće)
- prije isporuke osigurajte dogovor o uvjetima plaćanja
- ako je posao završen, pošaljite račun odmah i ne čekajte do kraja mjeseca
- vodite evidenciju kako biste znali koji su računi plaćeni, a koji nisu te odmah uočite i reagirajte na dospjela plaćanja.
7. Jesu li izdavanje računa i potraživanja ista stvar?
Izdavanje računa i potraživanja su u svojoj osnovi ista stvar. Oboje je povezano s praćenjem onoga što nam netko duguje i u oba slučaja nastaje zahtjev da netko ispuni svoje obveze plaćanja. To je proces koji počinje kada se s klijentom dogovorimo o uvjetima plaćanja i završava tek kada klijent plati. Na tom putu postoje različiti koraci, ovisno o specifičnostima posla.
Većina izdanih računa bude plaćena, dok neki – nadamo se da ih je vrlo malo – ne budu.
U tom slučaju može biti još koraka, kao što je slanje opomena i naplata duga. Bez obzira na plaćanje, izdani računi (i primljena plaćanja) moraju se evidentirati u knjigovodstvenim knjigama radi praćenja i izvještavanja o poslovanju. U tome nam može pomoći knjigovođa i/ili nam proces olakšati knjigovodstvena softverska rješenja koja automatski obavljaju mnoge knjigovodstvene unose i štede vrijeme.
