Izvještaji za menadžment – format, podaci, informacije

Nikada nema vremena napraviti kako treba, ali uvijek ima vremena napraviti ponovo!

Izvještavanje je za menadžment jedna od ključnih komponenti uspješnog upravljanja tvrtkom. Na osnovi podataka i informacija rukovoditelji donose poslovne odluke, planiraju poslovne aktivnosti, organiziraju i kontroliraju. Svi ti podatci i informacije su najčešće predstavljeni u određenim izvještajima. Zbog toga je ova aktivnost jako bitna za efektivno i efikasno upravljanje tvrtkom.

Podsjetimo se koje su osnovne (primarne) funkcije menadžmenta tvrtke:

• planiranje,
• organiziranje,
• usmjeravanje, vođenje i motiviranje,
• koordiniranje i komuniciranje,
• kontroliranje,
• procjenjivanje i odlučivanje.

Ove funkcije na bilo kojoj razini menadžmenta su neophodne kako bi proces upravljanja bio efektivan – postizao rezultate.

Sve ove aktivnosti uključuju odlučivanje. Odluke mogu biti raznorodne – od rutinski dnevnih operativnih odluka, preko razrješavanja kratkoročnih problema i srednjoročnih odluka na menadžerskoj razini i sve do strateških dugoročnih odluka i kontrole rezultata i aktivnosti.

Sve ove odluke u procesu odlučivanja zahtijevaju tri osnovne karakteristike:

• tehničke vještine u vezi s obimom posla i odlučivanja
• međuljudske vještine i
• sposobnost sagledavanja šire slike (strateško razmišljanje)

Kako sve ove odluke donositi i na osnovi čega?

Jedan od mogućih i sve češćih odgovora na ovo pitanje jest odlučivanje na osnovu dostupnih podataka. Podatci se prikazuju kroz izvještaje, a od kvalitete podataka i izvještaja dobrim dijelom ovisi i kvaliteta odlučivanja.

Podatci – identifikacija i prikupljanje

Već smo pisali o važnosti podataka za kvalitetno izvještavanje u jednom od prethodnih tekstova. Jedan od najvećih izazova suvremenog poslovanje je identificiranje i prikupljanje relevantnih podataka neophodnih za adekvatno izvještavanje. Često se zaboravlja da je ova faza jedna od najvažnijih, a da se u fazi pripreme imeplemetnacije vrlo elegantno se može napraviti revizija postojećih potreba za podatcima i izvještajima.

Izvještaji – mjerenje i trendovi

Kako se podatci prikupljaju, poslovni događaji i efekti aktivnosti se mjere i na kraju grupiraju u smislene izvještaje. Ti izvještaji mogu biti različitog formata. Na primjer, to mogu biti standardni izvještaji o troškovima, financijski izvještaji, izvještaji o ostvarivanju plana i budžeta, izvještaji o performansama i razni ostali izvještaji. Izvještaji mogu pokazivati razne podatke koji adekvatno grupirani prikazuju potrebne informacije neophodne za odlučivanje.

Mogu biti formatirani na različite načine od kojih je možda najzgodniji format – format kontrolne ploče. PANTHEON X podržava kontrolne ploče. Kontrolne ploče se uz PANHTEON mogu koristiti u svojem predefiniranom obliku (postoji više od 30 predefiniranih kontrolnih ploča) ili se mogu prilagoditi specifičnim potrebama tvrtki.

Dodatno, podatci mogu biti predstavljeni i u interaktivnom formatu, u nekoj vrsti interaktivnih izvještaja ili sustava poslovne inteligencije. I o ovoj temi smo već pisali kada smo predložili temu za razmišljanje je li to Poslovni ili IT izazov.

Odlučivanje i korekcije na temelju informacija i izvještaja

Za kraj, važno je napomenuti da sve ove stvari informacijski sustav ERP kategorije vrlo dobro rješava jer se brine o prikupljanju, čuvanju i kasnije prikazivanju podataka bilo kroz standardne izvještaje, kontrolne ploče ili napredne sustave poslovne inteligencije (u slučaju PANTHEON-a preporučujemo da pogledate ZEUS poslovnu inteligenciju). A sve to iz jednostavnog razloga što ERP zaista štedi najdragocjeniji i jedini neobnovljivi resurs, a to je vrijeme.

Pravovremene i točne informacije

Podatci i informacije grupirani u jasne i smislene izvještaje dobiveni iz centralne baze podataka ERP sustava štede vrijeme, ubrzavaju i poboljšavaju proces odlučivanja. Iako podatci govore, ljudi donose finalnu procjenu i odluku i u tom smislu odgovornost za uspješno poslovanje je i dalje na ljudima. Tako za sada stoje stvari, bar dok ne smislimo neki novi način.

Zato imajte pouzdane, pravovremene i točne informacije kao temelj za poslovno odlučivanje.

Što je sljedeći korak?

Pogledajte rješenje Pantheon ZEUS i procijenite na koji način poslovna analitika i unaprijed pripremljeni izvještaji za menadžment mogu pomoći vašem svakodnevnom poslovanju!

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo obuhvatiti sve pojedince, zaposlene, suradnike, partnere i korisnike s kojima svakodnevno učimo, stiječemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih njih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovito i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad vrijedi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli s vama! Podijelite dalje…