Kako PANTHEON ubrzava proces vođenja inventure?
S krajem godine dolazi i vrijeme vođenja inventure odnosno godišnjeg popisa. Prema pravilniku o popisu imovine i obveza, redovni cjeloviti popis provodi se jednom godišnje, najranije mjesec dana prije isteka poslovne godine. Popis se također provodi u izvanrednim situacijama poput organizacijskih promjena.
Cilj vođenja popisa je usklađivanje stanja sredstava i njihovih izvora iskazanih u knjigovodstvu sa stvarnim stanjem. Za mnoge poduzetnike ovaj proces je dugotrajan i stresan, a za nepropisno popisivanje imovine kazne se kreću od 1320,00 pa čak do 13.270,00 eura.
U nastavku donosimo korake za pravilno vođenje inventure te kako ovaj proces može teći brzo i glatko uz dobar poslovni program.
1. Unaprijed pripremite dokumentaciju
Prvi i možda najvažniji korak za uspješnu inventuru je urediti svu potrebnu dokumentaciju prije nego što započnete s popisom. Sve što se dogodilo do dana inventure mora biti evidentirano i ažurirano u vašim poslovnim knjigama. To znači da trebate unaprijed planirati tko će sudjelovati u inventuri, što će popisivati, kada i gdje.
Osigurajte da su svi uključeni u proces unaprijed informirani o svojim zadacima i da se pridržavaju dogovorenih pravila. Dobra priprema smanjuje mogućnost pogrešaka i osigurava da cijeli proces teče prema planu.
2. Odabir pravog vremena za inventuru
Vrijeme kada provodite inventuru može značajno utjecati na njezinu učinkovitost. Najbolje je odabrati periode kada su zalihe što manje, a opterećenje i aktivnosti u prostorijama minimalne. To često znači organiziranje inventure tijekom neradnih dana ili kada su trgovine zatvorene.
Cilj je da inventura bude što brža i isplativija, bez ometanja redovnog poslovanja. Svaka minuta izgubljenog radnog vremena može rezultirati gubitkom novca, stoga je pametno planirati unaprijed i smanjiti smetnje u radu.
3. Provjerite stanja s vanjskim partnerima
Ako vaša tvrtka ovisi o vanjskim partnerima, kao što su dobavljači ili kupci, važno je osigurati da su svi podaci usklađeni prije nego što započnete inventuru. Na primjer, ako čekate potvrdu stanja od kupca, može doći do kašnjenja koja traju i više od 30 dana.
Bez potvrđenih podataka, teško je napraviti preciznu evidenciju stanja, što može dovesti do pogrešaka. U takvim situacijama, preporučljivo je unaprijed kontaktirati sve relevantne strane kako biste osigurali pravovremene potvrde.
4. Usporedite stvarno stanje sa stanjem u knjigama
Na kraju inventure često se otkrije da se stvarno stanje zaliha ne podudara s onim što je evidentirano u knjigama. Razlog za to obično leži u nedovoljnoj dokumentaciji određenih događaja. Zato je važno tijekom inventure bilježiti sve promjene i osigurati da su poslovne knjige ažurirane.
Ovaj korak je ključan za identifikaciju potencijalnih problema u sustavu upravljanja zalihama, pa se preporuča posvetiti mu posebnu pažnju. Precizna i pravovremena evidencija može spriječiti financijske gubitke i osigurati točnost vaših financijskih izvještaja.
Kako vam poslovni program može pomoći u procesu popisivanja inventure?
Automatizirano praćenje stanja zaliha
ERP sustav omogućuje automatizirano praćenje zaliha u stvarnom vremenu i automatizaciju ponavljajućih procesa. Prodani proizvodi, premještanje robe između skladišta ili povrat zaliha automatski se bilježe u sustavu. To znači da se prilikom inventure mogu jednostavno generirati točni popisi zaliha, eliminirajući potrebu za ručnim brojanjem. Ova automatizacija osigurava brže i preciznije rezultate, čime se smanjuje vrijeme potrebno za obavljanje inventure.
Svi podaci na jednom mjestu
Za tvrtke koje posluju na više lokacija, poslovni program omogućuje centralizirani pregled stanja zaliha. Pomoću jednog sustava moguće je vidjeti stanje inventara u svim skladištima, što olakšava popisivanje i kontrolu. Umjesto odvojenih popisa za svaku lokaciju, inventura se može provesti uz uvid u sve dostupne podatke, što smanjuje troškove i vrijeme provedeno na terenu.
Usklađivanje i izvještavanje
Jedna od ključnih funkcionalnosti ERP sustava je automatsko usklađivanje stvarnog stanja zaliha s knjigovodstvenim zapisima. Nakon završetka inventure, sustav automatski priprema izvještaje koji prikazuju sve razlike između stvarnog i evidentiranog stanja zaliha. Ovi izvještaji pomažu u brzom otkrivanju nesukladnosti, smanjujući vrijeme potrebno za analizu i korekcije.
Povećanje produktivnosti i ušteda vremena
Poslovni program kao što je PANTHEON pruža razne alate za analizu i predviđanje koji vam pomažu da donosite brze i informirane odluke. Na primjer, jednostavno optimizirajte zalihe identifikacijom sporo prodavanih proizoda i posljedično olakšajte proces inventure. Uštedite vrijeme provedeno na dugoročno pretraživanje informacija do kojih možete doći u nekoliko klikova.
Kroz pravilno planiranje i korištenje suvremenih alata, inventura može postati jednostavniji i precizniji proces, osiguravajući točnost financijskih izvještaja i dugoročnu poslovnu stabilnost.
Zašto baš PANTHEON ERP?
PANTHEON je poslovni sustav koji koriste tvrtke diljem regije, bez obzira na veličinu ili specifične potrebe. Ono što ga čini posebnim su fleksibilnost i mogućnost prilagodbe potrebama svakog poduzeća. Redovito se ažurira kako bi bio usklađen s najnovijim zakonodavnim promjenama i poreznim propisima u regiji (Hrvatska, Bosna i Hercegovina, Srbija i druge zemlje).
Zahvaljujući modularnoj strukturi, implementacija PANTHEON-a prolazi brzo, a rezultati su odmah vidljivi. Više o samom procesu i dostupnim opcijama možete saznati ovdje.
Potrebno vam je još informacija o tome kako PANTHEON može olakšati proces vođenja inventure? Preuzmite besplatan priručnik!
Spremni ste za digitalizaciju svog poslovanja? Javite nam se kako bismo dogovorili sastanak s našim savjetnicima koji će vam pomoći u odabiru pravog rješenja.
Pišite nam na prodaja@datalab.hr ili nas nazovite na 01 3535 595.
