Kako poboljšati produktivnost u računovodstvu?
Odjel računovodstva je jedan od ključnih odjela u svakoj tvrtki. Procesi koji se odvijaju unutar računovodstva se ponekad mogu činiti složenima i kompliciranima te oduzimati puno vremena i novaca. No, to ne mora biti tako. Čak i tvrtke male i srednje veličine mogu povećati produktivnost i učinkovitost bez ulaganja u novu radnu snagu.
Zašto je ovo bitno? Zato što konkurentnost vaše tvrtke na tržištu ovisi, između ostaloga, i o tome koliko je svaki pojedini odjel produktivan. Ako imate problema u ovom području, sljedećih nekoliko savjeta će vam sigurno pomoći.
Računovodstvo u cloud-u
Osim što s računovodstvom u cloud-u možete značajno uštedjeti jer su inicijalni troškovi puno niži, možete i profitirati od mnogih drugih prednosti. Ono što će bitno doprinijeti produktivnosti vašeg računovodstva je činjenica da ćete podatcima moći pristupiti bilo kada i bilo gdje.
Kada pohranjujete svoje dokumente u cloud, zapravo ih pohranjujete u sigurnim i čuvanim podatkovnim centrima. S obzirom na to da se pohranjuje nekoliko kopija vaših dokumenata i to na nekoliko različitih lokacija, možete im pristupiti u bilo kojem trenutku, bez obzira na to gdje se nalazite. To vrijedi čak i u slučaju prirodne katastrofe koja bi klasične papirnate dokumente uništila ili oštetila.
Također, vrlo važna odlika cloud-a je i sigurnost podataka. S obzirom na to da su vaši podatci čuvani u osiguranim podatkovnim centrima, nećete morati brinuti o njihovoj sigurnosti.
Ova visoka pouzdanost i dostupnost cloud-a omogućava brže, jednostavnije i produktivnije poslovanje. Također, omogućava računovodstvenim servisima lakšu komunikaciju i razmjenu dokumenata s klijentima.
Bespapirno poslovanje
Zahvaljujući razvoju ePoslovanja možemo poslovati brže nego inače, bolje se prilagođavati tržišnim promjenama, lakše pristupati informacijama o stanju tvrtke te možemo poslovati bespapirno. Bespapirno poslovanje omogućava brži pristup podatcima, bržu komunikaciju, smanjene troškove, brži razvoj poslovanja i još mnogo toga. Pogledajmo nekoliko primjera.
eRačun
Klasičan primjer bespapirnog poslovanja je eRačun. On u potpunosti zamjenjuje klasični papirnati oblik računa jer izdavatelj fakturu za pružene usluge ili proizvode izdaje u elektroničkom obliku. Usluga eRačun omogućava brže, jednostavnije, transparentnije i ekološkije poslovanje te donosi značajna smanjenja kako za izdavatelje tako i za primatelje računa.
Prednosti eRačuna su:
- manji troškovi izdavanja i distribucije,
- manji materijalni troškovi (papir i tinta),
- nema troška poštanskih usluga,
- manji trošak manualnog rada,
- bolji radni procesi
- manja mogućnost pogrešaka,
- lakša kontrola ispravnosti,
- automatsko preuzimanje,
- mogućnost dostave na više e-mail adresa u različitim formatima.
DMS
Uz eRačun, bespapirno poslovanje omogućava i sustav za upravljanje dokumentima (Document Management System – DMS).
Jako dobro znamo da računovodstveni procesi podrazumijevaju često zaprimanje i pohranjivanje računa i raznih dokumenata. Pronalaženje dokumenata koji su pohranjeni u registratorima i ormarima za dokumente može biti kompliciran i dugotrajan proces. No, uz DMS, pronalaženje određenog dokumenta ne predstavlja nikakav problem.
Ovaj alat omogućava skeniranje dokumenata i pretvaranje analognih podataka u digitalni oblik. Korištenje DMS-a omogućava smanjenje vremena potrebnog za administrativne poslove. Također smanjuje količinu prostora i opreme potrebne za pohranjivanje klasičnih dokumenata.
Prednosti korištenja DMS-a su:
- brži pristup podatcima,
- brža komunikacija,
- sigurnost,
- više prostora.
Edukacija zaposlenika
Vaši zaposlenici su glavni pokretači vaše tvrtke. Ulaganjem u njihovo znanje zapravo ulažete i u uspješnost vaše tvrtke. Što više znanja i stručnosti vaši zaposlenici imaju, bolje i učinkovitije će obavljati svoj posao. Osim toga, pružanjem mogućnosti za razvijanje stručnih znanja i vještina, zaposlenicima ćete pokazati da vam je stalo do njihovog profesionalnog razvoja.
Zaposlenici vašeg računovodstvenog odjela bi se trebali redovito educirati o najnovijoj tehnologiji i procesima koji se koriste u računovodstvu. Edukacijom ćete osigurati da uspješno i učinkovito obavljaju svoje računovodstvene aktivnosti.
Mi u Datalabu pridajemo veliku važnost internoj edukaciji zaposlenika te, u okviru djelovanja Datalab Akademije našim partnerima i korisnicima PANTHEON-a pružamo edukacije o upotrebi našeg računovodstvenog programa.
Pojednostavljivanje radnih procesa
Poslovni program koji ima alate posebno razvijene za računovodstvo, omogućit će vam unaprjeđenje, automatizaciju i pojednostavljivanje svakodnevnih računovodstvenih procesa. Automatizacija će ubrzati rad, smanjiti mogućnost pogrešaka te omogućiti uštedu vremena i veću učinkovitost zaposlenika.
Na primjer, uz poslovni program PANTHEON i WorkFlow funkcionalnost, možete vizualizirati procese te ih analizirati i kontrolirati. Kroz vizualizaciju, tijek poslovnog procesa se može grafički prikazati. Analizom se različite varijacije koraka istog poslovnog procesa mogu usporediti kako bi se pronašao najučinkovitiji način da se taj proces obavi. Kontrolom procesa provjerava se odvijaju li se aktivnosti u skladu s definiranim procesima. Sve zajedno, to doprinosi mogućnosti optimizacije poslovnih procesa.
Također, WorkFlow omogućava bespapirno odobravanje i potvrđivanje dokumenata, automatsko prosljeđivanje radnih zadataka odgovornim osobama, obavještavanje putem e-mail-a o statusima procesa te analizu uspješnosti izvršenja zadataka.
Što možemo zaključiti?
Bez obzira na veličinu vaše tvrtke, sigurno postoje područja unutar vašeg računovodstvenog odjela koja se mogu poboljšati. Za početak, analizirajte postojeće poslovanje. Ustanovite koji procesi se mogu pojednostaviti kako bi podigli učinkovitost i produktivnost vaših zaposlenika. Nakon toga, primijenite gore navedene savjete i poboljšajte produktivnost svojeg računovodstva a samim time i cijele tvrtke.
Izvori
https://thethrivingsmallbusiness.com/5-easy-ways-enhance-productivity-output-accounting-firm/
https://quickbooks.intuit.com/ca/resources/firm-management/accounting-firm-increase-efficiency-productivity/
