Kako se pripremiti za uspješnu implementaciju ERP-a?

 

Statistike kažu da skoro 60% ERP implementacija ne uspijeva ili uspijeva samo djelomično. Zašto je to tako i kako pobijediti statistiku? Što svaka tvrtka može učiniti kako bi minimizirala rizik neuspješne implementacije? Treba li očekivati čudo ili postoje realne i dostupne stvari koje se mogu učiniti?

 

Pripremni koraci za dobru implementaciju

Softver je onoliko dobar koliko se dobro implementira, staro je pravilo. Zbog toga je vrlo važno posvetiti dužnu pažnju pripremi.

 

Definirajte uspjeh!

Ovo zvuči jednostavno, ali zapravo zahtjeva određeni napor i trud. Ako nemate jasan plan kamo idete, velika je vjerojatnost da nigdje nećete ni stići. Prečesto se događa da tvrtke imaju samo pretpostavku što žele postići implementacijom ERP rješenja.

Općenito govoreći, ERP sustavi mogu pomoći povećanju prihoda, produktivnosti, efikasnosti i smanjenju troškova. Sve ovo mogu biti poželjni ciljevi, ali potrebno je uložiti trud i napor kako bi se točno odredilo kako će ERP sustav riješiti vaše eventualne probleme i omogućiti vam da ostvarite ove ciljeve.

 

Identificirajte ciljeve i postavite prioritete

Činjenica je da se svi problemi mogu riješiti s dovoljno novca i vremena. U praksi, često, nema dovoljno ni novca ni vremena da se riješe svi problemi. Zbog toga je vrlo važno postaviti jasne prioritete!

Naravno, kako biste postavili prioritete potrebno je prvo ustanovite koji su ciljevi implementacije i koje probleme rješavate. Ciljevi moraju biti SMART kako se danas često čuje, a to u prijevodu znači:

• Specific – specifični
• Measurable – mjerljivi
• Achievable – dostižni
• Relevant – značajni
• Time-based – oročeni

Ako ne zadovoljavaju bilo koji od ovih kriterija, vjerojatno će biti nejasni i teško provedivi tijekom implementacije.

 

Izbjegnite pretjerana prilagođavanja ERP sustava

Uz vrlo malo izuzetaka, pretjerano prilagođavanje ERP sustava je loša ideja. Zašto? Pretjerana prilagođavanja povećavaju troškove implementacije zbog toga što zahtijevaju dodatno programiranje za ispunjavanje specifičnih zahtjeva i produžavaju rok za završetak implementacije (najčešće). Zatim, pretjerana prilagođavanja povećavaju troškove kasnijeg održavanja i tehničke podrške zato što to više nije ERP rješenje koji ste kupili od proizvođača – to je sada vaša verzija ERP-a! A to ima cijenu.

Dodatno, sve kasnije nadogradnje moraju uzeti u obzir prilagođavanja i promjene koje su rađene za vas. To također, ima cijenu koje je viša tijekom korištenja sustava.

Ako izaberete odgovarajuće rješenje vjerojatno nećete morati prilagođavati ERP svojim potrebama. Zato je izbor vrlo važan!

 

Pripremite se za promjenu

Čak i kada je promjena dobra, ona je stresna. I zbog toga je važno dobro se pripremiti za promjenu. Što bolje pripremite zaposlenike, rukovoditelje, partnere i  druge, lakše će biti kasnije. Dobra i jasna komunikacija je ključ uspjeha u ovom dijelu. Važno je da svi razumiju što se mijenja, kako se mijenja i koja su očekivanja organizacije. Otvorene diskusije, iznošenje potencijalnih problema i razmatranje svih primjedbi pomažu transparentnosti cijelog procesa i kasnijoj implementaciji.

Priprema podrazumijeva i pripremu edukacije korisnika novog sustava, upoznavanje sa sustavom, razrješavanje dilema i sl. Dobra priprema štedi dosta vremena tijekom implementacije. Loša ili nikakva priprema, s druge strane, vodi do neuspješne implementacije.

 

Osigurajte podršku menadžmenta

Podrška menadžmenta i tijekom izbora i tijekom implementacije je ključna za uspjeh cijelog projekta ERP implementacije. Menadžment je odgovoran za kreiranje vizije uspjeha, motivaciju projektnog tima, osiguravanje neophodnih resursa i donošenje ključnih odluka. ERP implementacije bez aktivne podrške menadžmenta mogu vrlo lako propasti. Bez vidljive podrške menadžmenta veći je i otpor zaposlenih u korištenju novog sustava. To je i logično jer zaposlenici imaju primarni posao koji rade svakodnevno, a ERP implementacija je nešto što ih u tome „ometa“ – ili je to bar najčešći izgovor. Zbog toga je važno da menadžment aktivno sudjeluje u implementaciji.

Bez podrške menadžmenta ERP implementacije vjerojatno neće obuhvatiti strateške potrebe tvrtke ni u trenutku implementacije ni u budućnosti. Zatim će često nedostajati resursa (prije svega ljudskih), aktivnosti i posvećenosti implementaciji, a nerijetko će rok za implementaciju biti probijen.

Zato je važno da se pronađe način na koji menadžment može doprinijeti i aktivno sudjelovati (u skladu s mogućnostima – a one se moraju stvoriti) u projektu ERP implementacije.

 

U budžet uključite i novac i ljude!

Naknade za licence, implementacija i održavanje su samo dio stvarnih troškova ERP sustava. Svakako je važno da se budžetiraju ovi troškovi, ali je često tvrtkama mnogo teže u budžet uključiti i nefinancijske troškove kao što su vrijeme i ljudi neophodni za uspjeh.

Ljudi su vjerojatno najvažniji i najograničeniji resurs u svakom procesu implementacije. Uspjeh apsolutno ovisi o angažiranju ljudi iz svakog odjela tvrtke. Rezultati će ovisiti o znanju i iskustvu ljudi, kao i njihovog vremena, odnosno količine vremena, koju posvete implementaciji.

Zbog toga je važno identificirati najbolje ljude i dati im ovlaštenja da u svojoj domeni rade na implementaciji sustava. Dodatno, za te ljude je važno naći i odgovarajuće „rezerve“ koje će uskakati i završavati redovan posao dok su ključni ljudi angažirani na implementaciji ERP rješenja.

Osim toga, važno je odabrati i voditelja projekta koji će osigurati odvijanje svega navedenoga u skladu s dogovorenim rokovima. To se često zaboravi!

 

Uspjeh je jednostavna stvar

Uspjeh ERP implementacije će biti rezultat izbora odgovarajućeg poslovnog rješenja, pravih ljudi, iskustva implementacijskog tima i donošenja odluka zasnovanih na pravim informacijama u pravom trenutku. Što dublje zaronite u projekt implementacije više ćete pitanja postavljati. Posljedično, ostvarit ćete bolji rezultat i izbjeći statistiku s početka teksta!

Kakva su vaša iskustva?

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo obuhvatiti sve pojedince, zaposlenike, suradnike, partnere i korisnike s kojima svakodnevno učimo, stječemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovito i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad vrijedi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli s vama! Podijelite dalje…