Kako smo se u Datalabu organizirali u trenutku izvanrednog stanja

Tvrtka Datalab posluje u jugoistočnoj Europi, s podružnicama u Sloveniji, Hrvatskoj, Srbiji, Bosni i Hercegovini, Sjevernoj Makedoniji, Crnoj Gori, Kosovu i Bugarskoj. Matična tvrtka zadužena za razvoj i nadzor ostalih tvrtki nalazi se u Ljubljani. Poslovni procesi su složeni, a odjeli u svakoj zemlji podijeljeni su prema jednakom sustavu: podrška, implementacije, prodaja, marketing, akademija i računovodstvo. Zbog geografske disperzije velik dio posla odvija se na daljinu, a najkritičnija područja koja uključuju rad na terenu su prodaja, podrška i projektni timovi za uvođenje PANTHEON-a u tvrtke. Rad od doma nije nam nepoznanica, ali ipak smo se morali dodatno prilagoditi pandemiji korona virusa.

Većina razvojnog tima dosad je radila od kuće nekoliko dana u tjednu, ali nikada u praksi nismo isprobali kako bi bilo kada bi cijela tvrtka radila na ovaj način.

24.02.2020. godine naš izvršni direktor – g. Mertelj je sazvao sastanak na kojem je objasnio svoj pogled na situaciju te je, između ostaloga, odredio provjeru spremnosti tvrtke za rad od doma. Tijekom testnog perioda od pet dana, provjerili smo imamo li svi potreban pristup alatima i korporativnim sadržajima, jer nas je zanimalo kako u slučaju pandemije najbolje možemo osigurati  neometano poslovanje tvrtke. Provjerili smo i možemo li svi koristiti naše usluge ePoslovanja putem kojih se neometano odvijaju poslovni procesi kao što su izdavanje eRačuna, pregled i potvrda zaprimljenih računa i ostalih dokumenata, jesu li radni procesi (WorkFlow)ispravno postavljeni, pohranjuju li se svi podatci u sigurnosne kopije, testirali smo alate za video konferencije, uredili VPN pristupe i još mnogo toga.

Nakon uspješnog testa,13.3.2020. je uprava tvrtke odlučila da svi zaposlenici u svim zemljama rade od doma. Danas radimo od doma zbog zdravlja, odgovornosti prema našim korisnicima, jednih prema drugima i zbog toga što su i naša djeca doma.

Na vlastitoj smo koži shvatili da je najvažnije da tvrtka ima jasnu organizacijsku strukturu i da posluje što je moguće digitalnije. Preduvjet za bilo koji posao je da zaposlenici imaju odgovarajuću opremu i pristup najvažnijim podacima i dokumentima koji su im potrebni za rad, a ta komunikacija je u tijeku, iako online.

Kako Datalab može neometano raditi bez prisustva zaposlenika na radnom mjestu?

Osnova leži u IT rješenjima, koja omogućavaju da više pojedinaca pristupa do iste baze podataka bez obzira na to gdje se nalaze. To nam omogućava poslovanje u oblaku.

Pogledajmo kako su svoj rad reorganizirali pojedini odjeli. S najvećim izazovima su se susreli odjeli podrške, implementacije te prodaje.

 

Andrej Mertelj, – izvršni direktor Datalab Tehnologije

Moj hobi je bila uvijek genetika – programiranje življenja. Odmah nakon prvih informacija, koje su došle do mene, tematika me uznemirila i počeo sam detaljno razmišljati o implikacijama koje COVID-19 donosi. Vrlo brzo smo u upravi dogovorili smjernice i odredili testove pripravnosti. Kao građanin srednje dobi sjećam se vježbe »Ništa nas ne smije iznenaditi«, tako da mi doktrina pripremljenosti nije strana.

S obzirom na to da pokrivam i područje razvoja koje, radi programera u različitim državama, već duže vremena posluje na daljinu, u tom dijelu tvrtke nismo imali poteškoća s organizacijom i opremom. Otkazali smo samo redovne tjedne sastanke u sjedištu tvrtke, koje smo nadomjestili video konferencijama. Posao se odvija normalno, do sada opažam čak i malo povećanje produktivnosti i predanost radu.

Mirne savjesti tvrdim da su svi naši zaposleni razumjeli rizike koje pandemija nosi, da paze na svoju zaštitu te socijalne kontakte i da im je jasno kako dolaze teška vremena u kojima nas i naše digitalne usluge korisnici trebaju više nego ikad prije. Naša društvena odgovornost je evidentna. Kao pomoć gospodarstvu Slovenije i naših podružnica privredi ćemo pripremiti besplatne alate za digitalizaciju te posebno pakete uvođenja digitalnog poslovanja za koje ćemo ponuditi i odgođeno plaćanje.

Svim svojim aktivnostima nastojimo smanjiti štetu, koja će nastati gospodarstvu i posljedično svima nama.

 

Goran Težak, direktor Datalab HR

U Prodajnom odjelu u regiji smo najprije informirali o virusu i pripremili odgovarajuće mjere za zaštitu sebe i zaposlenih. Drugi korak je bio prilagodba postojećih prodajnih procesa, kako bi se isti mogli obavljati i od kuće. U te svrhe koristimo digitalne alate, koje nudi PANTHEON (npr. eDokumentacija), a za komunikaciju koristimo Skype i MS Teams.

Uzimajući u obzir potrebe korisnika, prilagodili smo radno vrijeme prodajne ekipe. Ukoliko se pokaže, da je tijekom prodajnog procesa potrebno imati osobni kontakt, u sjedištu tvrtke imamo sobu, u kojoj mogu biti samo dvije osobe, koje dijeli stol na odgovarajućoj udaljenosti. Na raspolaganju su dezinfekcijska sredstva i zaštitne maske. Nakon svakog sastanka se soba dezinficira i prozrači na 2 sata.

 

Anja Prvulj, Odjel podrške

U Odjelu podrške organizirali smo se kako bi pružili našim korisnicima brzu i učinkovitu podršku čak i u trenutnom stanju opasnosti od korona virusa. Svjesni smo kako je u ovom trenutku još važnije da ostanemo zdravi i da svim članovima tima pružimo sigurnost i zaštitu od virusa, a istodobno pružimo brzu i profesionalnu pomoć našim korisnicima.

Rad od kuće omogućava nam potpuno jednak način pružanja naših usluga kao i u našem uredu. Rad na implementacijama PANTHEON-a kod novih korisnika se donekle razlikuje jer se sve aktivnosti izvode virtualno, različitim načinima povezivanja.

Uvjereni smo da su trenutno ovakve mjere nužne i nastojat ćemo biti efikasni i pružiti našim korisnicima svu potrebnu pomoć.

 

Dijana Latković, Akademija i marketing

Život nam se od početka pandemije znatno promijenio. Škole i vrtići su zatvoreni, rad se odvija od doma ili u smjenama. No, i u ovim trenutcima trebamo pomoć i znanje za korištenje PANTHEON-a i drugih vezanih digitalnih usluga. Međutim neodgovorno bi bilo organizirati konferencije i/ili klasične edukacije u učionicama. Zato za ovaj period edukacije pripremamo u obliku webinara. Isto tako su na raspolaganju besplatna video uputstva o novostima u PANTHEON-u, koje korisnici mogu pogledati na korisničkim stranicama UserSite (NOVOSTI I SAVJETI).

PANTHEON konferenciju, planiranu za svibanj smo pomaknuli na sljedeću godinu. Edukacije uživo zavas planiramo ponovo krajem travnja, ukoliko to okolnosti budu omogućavale.

 

Iva Devčić, marketing

Marketing ekipa u cijeloj regiji je mala, brza i fleksibilna. Naš svakodnevni rad se i inače većinom odvija na daljinu. S obzirom na situaciju, poduzeli smo nekoliko mjera. Manje prodajne događaje smo preusmjerili na webinare, sudjelovanje na većim događajima su organizatori većinom sami otkazali odnosno preusmjerili na livestream. Isto tako smo planirane objave u printanim medijima prenijeli u digitalni oblik te povećali inbound aktivnosti.

Komunikaciju i obavijesti oblikujemo optimistično, ističemo dobre prakse, savjete, usredotočili smo se na usluge ePoslovanja te prednosti uvođenja digitalizacije. Trudimo se biti dobrog i pozitivnog duha i pomagati zajednici gdje to možemo.

Iz svake situacije možemo nešto naučiti

Otkako naša tvrtka posluje od doma, naučili smo da se bez uspostavljenog sustava za automatizaciju, upravljanje i organizaciju dokumenata te moćnog poslovnog sustava, posao ne bi mogao odvijati. Dobro postavljeni poslovni procesi te agilnost tvrtke kada su promjene potrebne su ključni faktori u kriznim situacijama. Bitno je transparentno komuniciranje, jasne upute te kontrola i kontinuirana poboljšanja.

Ako i vi razmišljate na sličan način, javlja se pitanje je li vaša poslovna infrastruktura spremna? Ako imate pitanja o našem prelasku na rad od doma ili o našim rješenjima, koja provjereno rade preko zatvorenih državnih granica, pozivamo vas da nas nazovete na 01 3535 595 ili nam pišete na godigital@datalab.hr.