Neočekivani troškovi – izazovi implementacije

Često u praksi susrećemo slučajeve problematičnih implementacija poslovnog softvera. Sukladno iskustvu Datalaba, naših partnera i korisnika, čiji broj prelazi i nekoliko tisuća u Adriatic regiji, predočit ćemo vam neke od tipičnih izazova s kojima se susreće svako poduzeće koje implementira složeno poslovno rješenje ERP kategorija, ali i izazove tvrtki-implementatora ovih rješenja.

Što je toliko specifično? Ipak, to je samo računalni program. Instaliramo ga i koristimo. Upravo je u tome jedan od primarnih izazova. Softver je softver, ali je u isto vrijeme i poslovni softver. To znači da uz to što zahtijeva tehničku stranu priče, zahtijeva ujedno i ozbiljan poslovni pristup.

Često se taj moment previdi prilikom izbora poslovnog sustava i implementacije i tako nastaju problemi, ili, kako je to sad moderno reći, izazovi. Ti i takvi problemi kreiraju očekivane i «neočekivane» troškove te predstavljaju kamen spoticanja za implementaciju.

Koji su to izazovi i kakve troškove oni stvaraju? Očekivane i neočekivane.

Poznati troškovi

Troškovi koje već znamo nećemo posebno objašnjavati, ali ih je važno spomenuti jer su ti troškovi najčešće jednokratni, osim kada je riječ o pretplatnom modelu. Dakle, imamo za početak trošak licenci ili trošak njihovog najma, ovisno o načinu prodaje. Tu su zatim nove verzije softvera i održavanje, odnosno tehnička podrška. Ovo su manje-više poznati troškovi.

Osim implementacije – tu se svašta može pojaviti. Počevši od nedovoljno jasnih zahteva, do preširoko ili preusko definiranog obima projekta implementacije pa sve do stvari koje su prisutne, ali na početku projekta nisu prepoznate kao trošak.

Ovim tekstom pokušat ćemo vam skrenuti pažnju na neke od ovih prisutnih, ali neprepoznatih troškova implementacije koji mogu imati manji ili veći utjecaj na uspjeh cijele implementacije.

Neočekivani troškovi – izazovi implementacije

Ranije navedeno već je odavno poznato ili bi bar trebalo biti poznato. Ono što je manje poznato i o čemu se manje priča i piše jesu neočekivani troškovi koji se mogu javiti prilikom implementacije ERP rješenja. Ovo ni u kojem slučaju nisu jedini neočekivani troškovi koji se mogu pojaviti u procesu implementacije, ali su neki od najčešćih koji se pojavljuju te smo ih zato izdvojili kao troškove na koje treba posebno obratiti pažnju.

Vrijeme koje menadžment posvećuje ERP projektu

Opće je mjesto da uspješnost implementacije poslovnog ERP rješenja u ogromnoj mjeri ovisi od posvećenosti najvišeg rukovodstva. Razmislite koliko vremena je potrebno da bi projekt implementacije ERP rješenja bio uspješan uz najmanji mogući gubitak vremena najvišeg rukovodstva, što je uvijek deficitarno? Potrebno je pronaći balans, ali je svakako još važnije da se i ovaj trošak uračuna. Zašto? Kako ERP rješenje dotiče sve poslovne procese u tvrtki i mijenja ih tako da budu efikasniji, bolji, jednostavniji, neke izmjene u postojećem načinu poslovanja može donijeti samo najviše rukovodstvo, što znači da mora biti uključeno u projekt i vrijeme njihovog uključivanja bi trebalo uračunati u implementaciju. Ne biste željeli biti zaglavljeni u procesu i čekati direktora da nešto odluči.

Vrijeme potrebno za sprovođenje projekta do kraja (upravljanje projektom)

Ako želite da se implementaciju uspešno privede kraju, pored toga što će od strane implementatora neko biti zadužen za upravljanje projektom, potrebno je i od strane tvrtke nominirati osobu koja će pratiti razvoj događaja i napredovanje projekta.

Troškovi promjene načina rada (vrijeme potrebno da se ljudi naviknu na rad na novom sistemu)

Ovi troškovi često nisu vidljivi otprve jer nisu direktno mjerljivi u vremenu, ali svakako utječu na ukupne troškove implementacije novog sustava. Ako je neki proces trajao X vremenskih jedinica, a zbog novog sustava i perioda prilagođavanja traje Y vremenskih jedinica, potrebno je razumjeti barem sljedeće: procesi će se na početku vjerojatno sporije odvijati nego li što su se odvijali u „starom“ sustavu, jer postoji period prilagođavanja na novi sustav. Često se ovo zaboravlja te dolazi do postavljanja pitanja: „Zašto je sada sporije, kada smo novi sustav uveli upravo zato da nam ubrza procese?“ Ništa strašno, i nakon određenog perioda stvari bi trebale doći svoje mjesto, ali ipak treba imati na umu ovaj vremenski “trošak” kada se planiraju druge aktivnosti u poduzeću. Ukoliko nakon perioda prilagođavanja i dalje proces teče sporije nego što je očekivano/planirano, tek tada treba reagirati i vidjeti što i kako dalje.

Migracija podataka i provjera ispravnosti migriranih podataka

Ako drugi put implementirate poslovni softver, Koja historika vam je potrebna? Koliko detalja želite u novom sustavu? Sve ili samo ključne informacije? Sva ova i mnoga druga pitanja nemaju jednostavne odgovore, a svaki odgovor ima svoje i pozitivne i negativne strane. Iz našeg iskustva, izdvojite ključne informacije koje su vam potrebe i takve prenesite (migrirajte) u novi sustav. Prevelike želje, mogu prouzrokovati prevelike troškove, a kompletnu migraciju ponekad (najčešće) nije ni moguće realizirati iz raznoraznih razloga. Ako krenete ovim putem, svakako imajte na umu da će po ovom pitanju doći do troškova koje svakako treba planirati u procesu implementacije.

Testiranje sustava

Često se previđa činjenica da je prije puštanja u produkciju (operativan rad) neke stvari potrebno prvo testirati, odnosno provjeriti da li rade. Vrijeme potrebno za provjeru korisnikovog sustava može varirati ovisno od opsega samog projekta implementacije. Koliko je vremena potrebno da se provjeri kompleksan sustav ili da se testiraju izmjene u njemu? Kako će obaviti testiranje? Tko će ga vršiti? Da li osoba koja vrši testiranje točno zna zašto, kako i na koji način treba da obaviti test? Vrijeme je potrebno za definiranje odgovora na sva ova pitanja, a zatim i za realizaciju. To vrijeme također treba uračunati u projekt da se tijekom operativnog rada ne bi pojavili procesi koji ne rade.

Trošak promjena opsega i detalja projekta (dodatni zahtjevi)

Iako ga navodimo na kraju, ovaj trošak možda uzrokuje najveći broj izazova implementacije. Već znate situaciju: opseg je dogovoren, implementacije je počela i tada se pojavljuju stavke koje niko nije spomenuo. Neke manje, a neke drastično mijenjaju smijer cijele implementacije. Zbog ovoga je veoma važno odmah na početku jasno definirati zahtjeve sa što je moguće više detalja. Iako možda na početku djeluje nepotrebnim, kasnije se isplati inicijalno precizno definiranje zahtjeva te utrošak malo više vremena. U praksi često nailazimo na ovakve situacije. One umnogome utječu na dužinu, brzinu i efikasnost implementacije. Danas manje-više svi programi imaju obračun zarada, ali na koji način baš VI radite obračun zarada? Da li imate obustave, kredite, nagrade i kazne? Da li imate vanjske suradnike? Na koji su način oni angažirani? Što detaljnije na početku definirate ove stavke, lakše će proteći implementacija.

Ostali nepredviđeni troškovi

I to, naravno, nije sve. Listu možemo dopunjavati, čini se, u nedogled. Ipak, ovim tekstom smo neke od, kako nam se iz vlastite prakse čini, najčešćih izazova implementacije.

Ako pažljivo pročitate, vidjet ćete da je ključni naglasak u svim navedenim točkama, stavljen na vremensku komponentu. Trošak vremena je često i komponenta koja se najčešće previdi, a vrijeme je novac, zar ne?

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo obuhvatiti sve pojedince, zaposlene, suradnike, partnere i korisnike s kojima svakodnevno učimo, stiječemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih njih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovito i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad vrijedi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli s vama! Podijelite dalje…