Neračunovodstveni poslovi u računovodstvenoj službi
Struktura poslova računovodstvene službe
Struktura poslova računovodstvene službe sa teoretske tačke gledišta, može biti:
- Jedinstvena (homogena), što znači, da služba obavlja samo računovodstvene zadatke.
- Raznovrsna (heterogena), što znači, da služba obavlja i neračunovodstvene zadatke, dakle one, koji nisu sastavni dio informacijskog sustava poduzeća i zbog toga mogu biti:
- zadaci, koji po svom sadržaju spadaju u obavljeni djelomični sustav osnovnih poslovnih funkcija kompanije;
- zadaci, koji po svom sadržaju spadaju u upravni djelomični sustav osnovnih poslovnih funkcija tvrtke.
Jedinstvena struktura
U vezi jedinstvene strukture treba napomenuti, da to ne znači, da je potpuno obavljanje računovodstvenih poslova. Potpuno, naime ne može biti, jer se dio računovodstvenih poslova (kao što smo više puta ustanovili) nužno obavlja izvan računovodstvene službe. Obavljanje računovodstvenih zadataka je i nepotpuno, ako računovodstvena služba ne pokriva sve vrste odnosno obim računovodstvenih poslova, koje bi se u principu mogle obavljati. To je često, kad tvrtka ima različite poslovne jedinice, naročito, ako su regionalno rasprostranjene, čak i u određenim jedinicama obavljanja određeni dio ili vrste računovodstvenih zadataka. Odluke zavise od ocjene efikasnosti takve organizacije. Slično tome nalazimo u kontroliranju odnosno matičnoj tvrtki u grupi, gde se važan dio računovodstvenih poslova obavlja po određenim podružnicama.
Raznovrsna struktura
U praksi je najčešća raznovrsna struktura zadataka u računovodstvenoj službi. To samo po sebi nije loše, iako je vrlo važno razumjeti uzroke takvih rješenja.
Uzroci rješenja
Osnovni motivi mogu biti objektivni, među njima možemo spomenuti sljedeće:
- male tvrtke s malo zaposlenih, koji moraju obavljati više različitih poslova, među kojima često nailazimo na slučajeve, kad šef računovodstva vodi i određene osnovne poslovne funkcije (nabavu, kadrove itd.) ili obavlja administrativne poslove;
- uska povezanost računovodstva i obavljanje određenih zadataka;
- opterećenje pojedinca unutar tvrtke;
- osposobljenost računovodstvenog kadra za razne poslove, jer poznaje poslovanje poduzeća;
- potreba za preciznim i formalno zahtjevnim radom;
- privremena raspodjela poslova u odsutnosti kadrova u drugim organizacijskim jedinicama.
Za razliku od gore nevedenih primjera, u nekim tvrtkama često su važni i subjektivni uzroci, kao na primjer:
- poslovođa nema dovoljno znanja o računovodstvu – njegovu namjenu, ulogu i sadržaj – bilo da se odnosi na nedostatak stručnosti i neadekvatnih izvora;
- vođa ili zaposleni nisu dovoljno osposobljeni za obavljanje svojih zadataka;
- vođ ili zaposleni nemaju dovoljno znanja o pravilima za obavljanje svojih poslova;
- vođ ili zaposleni izbjegavaju neugodne, naročito nove ili dodatne poslove;
- neadekvatna organizacijska klima u odnosu na važnost, ulogu i sadržaj računovodstva;
- tendencija za centralizacijom upravljanja;
Subjektivni uzroci su po pravilu vrlo značajni, jer postavljaju računovodstvene radnike u težak i stresan položaj, iako se ovdje njima nećemo baviti.
Što se tiče objektivnih uzroka, važno je napomenuti, da postojeće rješenje može biti opravdano, iako je njeno trajanje privremeno. Pri tom je korisno imati na umu izreku, koja kaže, “nema tako trajnih problema, kao što su privremeni”. Zato moramo, ruku pod ruku s poslovnim razvojem utvrditi jesu li su okolnosti možda jedini način da se promijeni struktura financijskim usluga u smislu poslova koji se obavljaju. Ali to nije dovoljno. S razvojnom strategijom, tvrtka treba brinuti i na odgovarajući način otkloniti “privremene uzroke” o raspodjeli poslova unutar produzeća.
Preraspjodela zadataka nikako nije jednostavna. Pokrenuto stanje odnosno način rada i uspostavljenu organizaciju vrlo je teško promijeniti, na šta ukazuje i argument koji stalno slušamo: “Ako je do sada sve išlo u redu, zašto mijenjati”? Što šef računovodstva u takvim slučajevima treba učiniti?
Prije svega, mora biti uvijek profesionalan u odnosu na uvjete i u duhu Kodeksa računovodstvenih načela i Kodeksa pozivne etike računovođa. Znači: taktičan, strpljiv, tolerantan, ali i uporan i neograničen. Takav stav se može vidjetii na sljedeće načine:
- trudi se obrazovati upravu i zaposlene u pogledu uloge i sadržaja računovodstva;
- prije svega je jasan i govori što teorijski spada u računovodstvo, a što ne;
- dopušta izuzetke samo kod objektivnih razloga, koji bi trebali biti utemeljeni od strane uprave;
- mijenja objektivne razloge i na to upozorova upravu;
- u slučaju subjektivnih uzroka može otkloniti obavljanje poslova s odgovarajućim obrazloženjem;
- nikada se ne ponaša drugačije iako bi bio direktor tvrtke jer se od njega zahtijeva širi (upravljački) pogled na cijelu organizaciju kompanije i njeno poslovanje.
Zadnja crtica je od velikog značenja i ne vrijedi samo za slučajeve raspoređivanja zadataka već i za cjelokupno djelovanje voditelja računovodstva
