PANTHEON Workflow – što može učiniti za vas?

Je li vam poznata sljedeća situacija: svaki dan radite iste dosadne aktivnosti i zadatke koji se ponavljaju i na koje potrošite veći dio dana, dok za „prave“ stvari nikada nemate vremena? Svatko se u svome radu susreo s ovim potrošačima najdragocjenijeg resursa: vremena. Kad već u poslovanju koristimo računala, zar ne bi bilo idealno i te poslove prepustiti njima?

 

„U svojoj osnovi, radni proces (workflow) je jednostavno recept za obavljanje određenih aktivnosti i zadataka. Za svaki dobar recept potrebni su vam ulazni podatci (sastojci), aktivnosti kojim se ti podatci pripremaju (miješaju, kuhaju) i koji na kraju proizvode rezultate (ukusan obrok). Sve što trebate napraviti je da PANTHEON nahranite receptima svojih poslovnih procesa.“

 

Što je PANTHEON Workflow i što omogućava?

PANTHEON Workflow je nova funkcionalnost PANTHEON ERP rješenja koja će svim korisnicima omogućiti sljedeće: vizualizaciju funkcija i procesa, mjerenje, analizu, poboljšanje i kontrolu svakog pojedinačnog procesa. Zatim, jednostavnu primjenu odredbi GDPR-a, bespapirno odobravanje i potvrđivanje dokumenata kroz cijelu organizaciju, automatsko prosljeđivanje radnih zadataka odgovornim osobama, automatsko obavještavanje putem email-a o statusima i aktivnostima procesa, izvršavanje specifičnih akcija nad podatcima u bazi podataka kao i analizu uspješnosti izvršenja zadataka. Dodatno, na raspolaganju je moćan sustav praćenja trajanja svakog pojedinačnog zadatka i aktivnosti kako bi se precizno utvrdilo „gdje je zapelo“ tijekom izvršavanja aktivnosti procesa.

Nadalje, primjenom elektronskih računa bit će moguće automatizirati slanje elektronski potpisanih računa kupcima, a primjenom OCR (Optical Character Recognition) tehnologije koja je u pripremi, PANTHEON će prepoznavanjem ključnih elemenata računa „prekucavati“ dokumente umjesto vas. To je još jedan dosadan posao za koji softver neće tražiti ljudski angažman.

U teoriji, vizualizacija bi trebala omogućiti grafičko predstavljanje (dijagram) tijeka poslovnog procesa i povezanih aktivnosti samog procesa. Mjerenje bi trebalo omogućiti utvrđivanje odgovarajućih vrijednosti ciljanih rezultata. Analiza bi trebala omogućiti usporedbu različitih varijacija koraka istog poslovnog procesa kako bi se odredilo optimalno poboljšanje. Poboljšanje kao posljedica analize znači da se treba odabrati najučinkovitiji način da se neki proces obavi i da se taj način primijeni na analizirani proces ili procese. Kontrola bi trebala omogućiti provjeru odvijaju li se aktivnosti u skladu s definiranim procesom.

Sve to zajedno donosi prednosti mogućnosti analize i optimizacije poslovnih procesa zasnovanih na podatcima iz svakodnevnog rada.

„Nevidljivi“ procesi i podatci

Ako pogledate bilo koju tvrtku, nećete vidjeti procese, a često ni podatke. Vidjet ćete ljude koji obavljaju svoje svakodnevne aktivnosti. Te aktivnosti generiraju podatke, a odvijaju se po određenim pisanim (i nepisanim!) pravilima i zakonitostima.

Dakle, poslovni procesi su prisutni svugdje, samo su nekako „nevidljivi golim okom“.

Ovaj problem je rješavan primjenom poslovnih standarda, pisanjem uputstava ili procedura, internih pravilnika i sl. Opisi procesa i dijagrami tijekova su uglavnom svoje mjesto nalazili van poslovnog softvera u dokumentima na dijeljenim folderima na serverima ili u internim uputstvima na Internet portalu. Takve dokumente uglavnom nitko nije čitao ili su se čitali vrlo rijetko kad je to bilo neophodno ili kad je bilo potrebno utvrditi zašto nešto je ili nije učinjeno.

Sami procesi su se odvijali uglavnom po nepisanim pravilima koja nigdje nisu opisivana, s koracima koje znaju samo pojedinci, te je mogućnost kontrole, a posebno unapređenja bila dosta ograničena. Primjenom PANTHEON Workflow alata ovi i slični problemi bi mogli postati prošlost. Kako?

 

Praktična primjena u PANTHEON-u

U svojoj osnovi, radni proces (workflow) je jednostavno recept za obavljanje određenih aktivnosti i zadataka. Za svaki dobar recept potrebni su vam ulazni podatci (sastojci), aktivnosti kojim se ti podatci pripremaju (miješaju, kuhaju) i koji na kraju proizvode rezultate (ukusan obrok). Sve što trebate napraviti je da PANTHEON nahranite receptima svojih poslovnih procesa.

U PANTHEON-u se svaki poslovni proces može predstaviti vizualno kao dijagram izvršavanja zadataka. Zadatci mogu biti različiti: otvaranje neke forme, odobravanje dokumenata, skeniranje, slanje elektronske pošte, izvršavanje programskog koda ili zadavanja daljnjih zadataka i uputstava o tome kako izvršiti određene poslove. Unaprijed definirani poslovni procesi na taj način mogu olakšati i ubrzati rad i, što je najbitnije, mogu sniziti troškove rada.

Dodatno, vizualno prikazani poslovni procesi se lako sagledavaju, čak i oni najsloženiji. To omogućava da se i novim zaposlenicima lako i brzo objasni kako i što se radi. Čak se ne mora ni mnogo objašnjavati (u teoriji, naravno). PANTHEON automatizacijom svakog korisnika „vodi“ kroz unaprijed definiran dijagram tijeka poslovnog procesa. Na taj način se eliminira „problem čitanja uputstava“.

Uz PANTHEON i kroz PANTHEON definirane poslovne procese, program jednostavno kontrolira redoslijed koraka, a na sljedeći korak se može prijeći samo ako su za to ispunjeni uvjeti. Na taj način, korisnici mogu biti sigurni da će se proces uvijek odvijati na isti način, bez nepotrebnih improvizacija.

 

Malo tehnike – bez toga se danas ne može

Svaki zadatak se pokreće posebno i automatski izvršava zadatke ili korisničke zadatke. Može slati obavijesti na definiranu email adresu o prethodnim i sljedećim koracima. Može vršiti promjene u bazi definirane zadatkom. Ono što je posebno važno je da promjene radnog procesa ne utječu na zadatke koji se već izvršavaju. Definicije radnih procesa se čuvaju u PANTHEON bazi podataka. Tako da je sve na jednom mjestu. Ukratko: prednosti koje tvrtke mogu imati koristeći PANTHEON Workflow su veća kontrola, niži troškovi, jednostavniji i brži pristup podatcima.

 

PANTHEON Workflow – prvi koraci

Prvo je potrebno pripremiti poslovni proces. To znači pripremiti popis dokumenata koji se koriste ili kreiraju u nekom poslovnom procesu i njihovo kretanje kroz firmu. Najbolja preporuka je da se na papiru prvo skicira kako teče poslovni proces, koji su koraci i zadatci. Zatim treba odrediti gdje svaki proces počinje i gdje završava.

U ovom dijelu se najčešće utvrdi da svi rade slično, ali ne isto. Odnosno, svi su u skladu sa svojim navikama modificirali poslovni proces kako im odgovara. Zbog toga je ovaj prvi korak vrlo značajan jer se na ovom mjestu rade i prve promjene i optimizacije koje će u budućnosti olakšati rad.

Važna napomena ovdje je da čak i ako se ne uspije iz prvog pokušaja dostizanje idealnog tijeka procesa, treba znati da postoji mogućnost da se kasnije izmijeni bilo koji proces koji je definiran u PANTHEON-u.

Ovdje treba malo razraditi detalje oko toga kako je ovo na prvi pogled jednostavno, ali kada se počne stavljati na papir, vidi se zapravo da ima mnogo sitnih koraka koje treba napraviti kako bi se napravili jednostavni procesi.

 

Što je s podatcima i GDPR-om?

 

Ako imate neku arhivu papirnatih dokumenta, opisa procesa, podataka van ERP-a i slično, sada je krajnje vrijeme za čišćenje, a prostor u kojem se nalazila arhiva možete upotrijebiti u druge svrhe.

Zašto je ovo važno? Od 25. svibnja se primjenjuje  Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR). Ova uredba pojedincima (između ostaloga) omogućava da se, na njihov zahtjev, njihovi osobni podatci obrišu iz vaše baze podataka. Kako ne biste trebali razmišljati o brisanju podataka, možete pripremiti poslovni proces koji će se pokrenuti kada to bude potrebno.

Problem je to što se pogrešno unesen predračun lako može promijeniti ili obrisati, ali što je s osobnim podatcima koji se nalaze svugdje u sustavu i povezani su s mnogim aktivnostima i procesima? Npr. uklanjanje podataka o zaposleniku koji je te dokumente radio i bio zaposlen u tvrtki prije 10 godina? Ima li jednostavnog rješenja? Ima, ako koristite PANTHEON.

Ovdje u velikoj mjeri pomaže klasifikacijski plan. Kada se priprema klasifikacijski plan važno je za sve dokumente i podatke u njima definirati period pohranjivanja koji je definiran zakonom, kao i lokaciju  pohranjivanja podataka.

Ono što je važno naglasiti, a u skladu je s idejom sigurnog upravljanja informacijama, je da se u klasifikacijskom planu izričito definira gdje se čuvaju podatci dobiveni u svakom poslovnom procesu. Ovo je važno napomenuti ako skenirate dokumente ili ih primate putem e-mail-a, dakle dokumenti čije je mjesto nastanka izvan PANTHEON baze podataka, a to je najčešći slučaj s primljenim računima.

 

Nijedan proces nije otok

Svi poslovni procesi se mogu međusobno povezati, odnosno koristiti druge definirane procese unutar jednog procesa. To znači da se mogu napraviti složeni procesi koji će se sastojati od više potprocesa. Zato je važno, kada se definiraju procesi, prvo razmotriti osnovne operacije koje se kasnije mogu koristiti i u drugim procesima.

Npr. ako smo definirali radni proces skeniranje računa koji ima neke svoje korake, taj isti osnovni proces možemo pridružiti bilo kojem drugom procesu koji sadrži u sebi skeniranje računa. Vrlo je jednostavno, bilo koji račun (ulazni ili izlazni) procesiramo na isti način: skeniramo, klasificiramo i sačuvamo na za to definiranom mjestu. Može se primijetiti da je i klasifikacija novi potproces koji ima neke svoje aktivnosti. Na kraju svaki skenirani i klasificirani dokument će se (u početku) morati pregledati jednostavno zbog toga da se vizualno utvrdi je li sve prošlo kako treba. I taj proces: pregled dokumenta je proces za sebe koji se opet može pokretati i koristiti iz drugih poslovnih procesa.

 

Međusobna povezanost svih „stvari“

Ideja je jasna, sve procese treba popisati, vidjeti procese koji se ponavljaju u svim drugim procesima i zatim i njih definirati kao procese. Svi procesi su međusobno povezani i potprocesi se aktiviraju na za to predviđenim mjestima. Svi procesi se mogu pokretati ručno, ali i automatski u određeno vrijeme ili u skladu s definiranim događajima, aktivnostima ili zadacima („okidačima“).

Sve je povezano, samo je sada uz PANTHEON Workflow i vidljivo. To je „holistički“ pristup poslovanju, podatcima i procesima. I na ovaj način možete napraviti sve što želite. Ostaje samo pitanje: što vi želite automatizirati kroz PANTHEON Workflow?

Izvor: PC Press, svibanj 2018.

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo obuhvatiti sve pojedince, zaposlene, suradnike, partnere i korisnike s kojima svakodnevno učimo, stiječemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih njih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovito i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad vrijedi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli s vama! Podijelite dalje…