Poslovni periodi izvještavanja – postoji li zaista kraj godine

Ustaljeno je mišljenje kako je kraj godine period velikih obaveza, gužvi i preopterećenosti zbog završetka poslovne godine. Činjenica je da većina poduzeća tek u ovom periodu sumiranja rezultata pregledava stanje svojih financija, često s iznenađujućim rezultatima, posebno u domeni bilance stanja i uspjeha

Jednostavniji poslovi se uvijek odlažu obzirom da će biti vremena obaviti ih kasnije.

Uz adekvatan poslovni softver, redovan i ažuran unos podataka i evidenciju poslovnih događaja, moguće je imati i uvijek ažuran poslovni rezultat te u skladu s time donositi poslovne odluke. Uz takav softverski alato ne trebamo čekati «kraj godine» i tek onda saznati svoj poslovni rezultat.

Ako je cilj svake tvrtke dugoročno održivo poslovanje uz stjecanje profita, tada i izvještavanje mora pratiti takve poslovne aktivnosti.

Novo osnovno sredstvo, izlaganje na sajmu, oglašavanje ili  neke druge investicije podrazumijevaju i računovodstvenu evidenciju. Zašto čekati famozni kraj godine?

U uređenim poslovnim sustavima (čitaj: velike, ozbiljne tvrtke) problem ažurnosti i sveobuhvatnosti je riješen tako što su aktivnosti vezane uz izvještavanje uvedene u redovnu periodičnu proceduru izvještavanja.

Na različitim nivoima razvoja poduzeća, a sukladno potrebama poslovnih cjelina (odjela) izvještavanje će imati svoje različite podatke, format i informacije.

U tom smislu treba razlikovati periode izvještavanja. Poslovanje se razvojem tehnologija drastično ubrzava. Na primjer prodaja, marketing i sl. imat će potrebu za praktički dnevnim izvještavanjem o stanju otvorenih poslovnih prilika, potencijalu i očekivanom priljevu na osnovu realiziranih prodaja. Nabava isto tako, dok će neke druge službe možda imati duži vremenski period izvještavanja.

Izvještaji za top-menadžment

Najviša uprava ili top menadžment bi npr. dobivao skraćene tjedne izvještaje o poslovanju (mini-bilanca uspjeha, npr.), a na kraju mjeseca, po završetku svih knjiženja, dobivali bi kompletan izvještaj.

Kompletnim izvještajem pritom podrazumijevamo i popratni tekst s objašnjenjima zašto se nešto desilo ili zašto se nešto nije desilo, kao i planove korekcija.

U tom kontekstu ovo i jest jedan od zahtjeva standarda upravljanja kvalitetom ISO 9001:2015, koji se odnosi na reviziju koju vrši uprava. Da bi se to ispunilo, potrebne su dokumentirane informacije u adekvatnoj formi, kako bi najviša uprava imala osnovu na kojoj će reviziju izvršiti. Ako planirate uvoditi ovaj standard, znajte da je ovo jedan od njegovih bitnijih zahtjeva.

 

Periodi izvještavanja

Dakle, kada govorimo o redovnosti izvještavanja, potrebno je ustanoviti koji je to vremenski interval minimalan za potreba izvještavanja u vašem poduzeću i za koji odjel (poslovnu jedinicu). Da li i koje izvještaje ćemo razmatrati na dnevnom, mjesečnom, kvartalnom i godišnjem nivou – to je odluka koju svaka tvrtka donosi za sebe, a u skladu s podacima potrebnim za odlučivanje.

Dodatno, ako se usvoji politika izvještavanja kroz jednostavnu, jasnu i dokumentiranu proceduru, vrlo vjerojatno će i ad hoc izvještavanje ili izvještavanje po potrebi biti brzo i jednostavno.

Podsjetimo samo da se ad hoc izvještavanje ili izvještavanje po potrebi, najčešće ili u pravilu kreira na zahtjev banke, neke institucije, revizije ili u sličnim situacijama. Zašto bi to bio problem? Ako je unos podataka redovan, ako se papiri obrađuju na vrijeme, ako se obavlja redovno izvještavanje kao kontrolni mehanizam, onda ni ad hoc izvještavanje ne bi smjelo biti problem.

Razmislite o citatu iz prve knjige Murphyjevih zakona: „Kada naš klijent troši vrijeme s papirima, to je profit. Naše bavljenje papirima je gubitak.“ (Brownov zakon poslovnog uspjeha).

Ako su papiri uredni, onda bavljenje papirima neće biti ničiji dobitak ni gubitak, već redovna jednostavna aktivnost, zar ne? ?

Svaki mjesec je “mali” kraj godine

Ako želite kvalitetan izvještaj, morate uvijek unositi sve podatke. Dakle, svaki mjesec je “mali” kraj godine.

Ako se vratimo na početak priče i podsjetimo se kontinuiteta poslovanja, tada je od izuzetne važnosti, sjetiti se i da je kontinuitet moguć samo adekvatnim praćenjem razvoja poduzeća, što podrazumijeva redovno praćenje pokazatelja poslovanja (brojke i slova) – to podrazumijeva redovne i pravovremene financijske (i druge) izvještaje. Kraj godine bi trebao biti samo jedna od niza kontrolnih točaka izvještavanja, neophodna za ispunjavanje zakonskih obaveza. Redovnost izvještavanja je prije svega bitna za samo poduzećeu, a to bi trebalo biti najvažnije.

Što je sljedeći korak?

Pogledajte rješenje Pantheon ZEUS i procijenite na koji način poslovna analitika i predefinirani izvještaji za menadžment mogu pomoći vašem svakodnevnom poslovanju!

Datalab tim