Što je sustav za upravljanje dokumentacijom?

Sustav za upravljanje dokumentacijom ili DMS (skraćenica od engleskog termina Document Management System koji ćemo i mi dalje koristiti u tekstu) u informatičkom smislu, je skup računalnih programa koji se koriste za skladištenje elektroničkih dokumenata i skeniranih papirnih dokumenata, kao i za praćenje dokumenata kroz njihov životni ciklus.

DMS  služi za skeniranje, upravljanje i arhiviranje papirnih i elektroničkih dokumenata.

DMS se može tumačiti i kao set standardnih postupaka koji:

• kontroliraju kreiranje i odobravanje dokumenata,
• prate verzije dokumenata,
• osiguravaju upravljanje skladištem dokumenata iz kojeg se lako mogu pretraživati dokumenti,
• osiguravaju sigurnost dokumenata i sprječavaju neautoriziran pristup dokumentima
• osiguravaju postupke arhiviranja dokumenata, kao i brisanje starih dokumenata koje više nije potrebno čuvati u arhivi.

Elektronički sustav za upravljanje dokumentima

Dakle, kada govorimo o DMS-u uglavnom govorimo o elektroničkom sustav za upravljanje dokumentacijom.

Znači, računala, računalna mreža, poslovni softver s mogućnostima upravljanja dokumentacijom, radnim procesima i sl.

Prevedeno na jezik poslovne prakse to znači da vam je u najmanju ruku potreban uređaj za skeniranje papirnih dokumenata (najčešće skener, ali može biti i kamera na mobitelu ili tabletu). Zatim vam je potreban definiran proces (workflow) koji određuje što se događa sa skeniranim dokumentom i naravno potreban vam je softverski alat koji svime time upravlja.

To znači da ako dobijete ulazni papirni račun od dobavljača postoji način da takav račun skenirate i pridružite unosu ulaznog dokumenta u PANTHEON. Na taj način uvijek imate dostupnu sliku originalnog ulaznog računa koji dalje ulazi u proces odobravanja, knjiženja, plaćanja i arhiviranja. Dodatno, svaki takav ulazni dokument moguće je opisati dodatnim parametrima na osnovi kojih ga kasnije možete pronaći. Ovi parametri se često nazivaju metapodatci i oni sadrže, na primjer: naziv kupca, datum, opis i sl.

Što je s elektroničkim dokumentima?

Za DMS nije bitno jesu li u pitanju elektronički ili papirni dokumenti. Razlog je jednostavan, i papirni i elektronički dokumenti za DMS su tretirani kao elektronički. Elektronički dokumenti nastaju elektronički i tu nema mnogo dileme, a papirni putem skeniranja dobivaju svoj elektronički oblik i dalje u DMS-u postoje elektronički. To, naravno, još uvijek ne znači da originalne papirne dokumente trebate baciti, ali svakako je lakše pretražiti elektronički arhiv nego pretraživati po gomili papira u registratorima koji ne moraju neophodno biti na dohvat ruke.

I tu postoji rešenje, pročitajte naš blog post na temu prednosti korištenja elektroničkih dokumenata.

 

Koji su poslovni preduvjeti?

Pored informatičkog postoji i poslovni aspekt cijele priče. To je set procedura, pravila i okvira za upravljanje dokumentacijom.

Uzmimo na primjer proces prodaje: tu imamo nekoliko dokumenata koji su značajni. Imamo određenu ponudu, imamo predračun, možemo imati i nekoliko verzija ponude, pa zatim finalnu ponudu, pa onda ugovor, račun ili otpremnicu i sl.

Svaki od ovih dokumenata može, a i ne mora imati obavezno odobravanje i pregled od strane voditelja prodaje i sl. Ako nešto nije u redu s ponudom, predračunom, odgovorna osoba u sustavu može reagirati komentarom ili odbacivanjem takvog dokumenta i vraćanjem na reviziju. O svim ovim aktivnostima može, a i ne mora ići obavijest izvornom kreatoru dokumenta (PANTHEON WorkFlow u tome pomaže svojim naprednim sustavom pravila).

Na kraju, a ovisno o tome kako je definiran proces prodaje i koje su aktivnosti i postupci navedeni i opisani u softveru, direktor ili ovlaštena osoba potpisuje račun ili ugovor, skladištar izdaje otpremnicu, a računovođa knjiži u financijama dokumente koji su označeni kao finalni. Zatim služba plaćanja pokreće novi proces kojim se, primjera radi, vrši naplata po računu ili šalje obavijest o dospijeću plaćanja ili o kašnjenju.

Dakle, ključ je u definiranju poslovnih procesa i koraka, aktivnosti ili postupaka u tom procesu. Ukoliko takve procese već imate definirane u okviru nekog standarda, posao će vam biti donekle olakšan. Ako pak takve procese nemate definirane, možete iskoristiti implementaciju sustava za upravljanje dokumentima kao pomoć pri definiranju ključnih poslovnih procesa.

Prednosti za poslovanje – automatizacija

Ključna stvar u cijeloj priči je automatizacija komunikacije, obavještavanja i odobravanja svih definiranih koraka u poslovnom procesu. Umjesto da svako pojedinačno „juri“ direktora da potpiše ili odobri ovo ili ono, definiranim procesima, podržanih u PANTHEON WorkFlow-u doći ćete do toga da se uz par klikova ove sve stvari brže završavaju. Osim toga, postoji sljedljivost cijelog procesa, što omogućava bolju kontrolu, mjerljivost i kasnije unaprjeđenje.

Sve ovo naravno nije lako postići. Ali ako već koristite PANTHEON ili razmišljate o ovim i sličnim mogućim unaprjeđenjima, pozivamo vas da razmislite koliko nepotrebnog vremena trošite na ručne procese odobravanja i obavještavanja? I gdje biste htjeli biti u budućnosti?

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo obuhvatiti sve pojedince, zaposlenike, suradnike, partnere i korisnike s kojima svakodnevno učimo, stječemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovito i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad vrijedi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli s vama! Podijelite dalje…