Zašto su važni digitalni dokumenti?

Od kada postoje računala govori se o uredu bez papira. Spominje se elektroničko poslovanje, digitalni dokumenti, elektronička razmjena dokumenata, ušteda vremena, eliminacija nepotrebnog posla, smanjenje grešaka i još mnogo toga. I konstantno se osjeća da su to više lijepe želje nego realnost. Zašto je to tako i ima li pomaka?

Poznati scenarij – nepoznati rezultati

Svima je poznat scenarij: kupac naruči robu ili usluge, prodavač pripremi narudžbu, pošalje je kupcu, kupac prihvati narudžbu i kreće isporuka. Međutim, ovdje sam proces nije završen. Dalje se roba isporučuje, radi se otpremnica, roba se isporučuje kupcu, a računovodstvo izrađuje račun (ili više primjeraka računa: original za prodavača, original za kupca, kopija za arhivu i sl.). Nakon toga se račun šalje poštom na adresu kupca, kupac ga plaća i to bi trebalo biti sve.

Često nije sve ovako idealno. Razlozi su raznobrojni: neažurni matični podatci o kupcima u informacijskom sustavu, neažurni podatci o kupcima u javno dostupnim bazama podataka. Problem može biti i  nedostatak adekvatnih procesa ili problemi oko adekvatnog arhiviranja dokumenata. Često se računi šalju poštom tek kada ih bude dovoljno da ima smisla ići u poštu i sl. Sve te aktivnosti generiraju određene troškove, umanjuju efikasnost (najčešće kroz ponavljanje aktivnosti i odsustvo pravovremenog dogovorenog plaćanja) i unose određene rizike u cijelo poslovanje.

Može li se išta od navedenoga izbjeći primjenom digitalnih dokumenata?

Ušteda na poštanskim i materijalnim troškovima

Ako govorimo samo o računima, poštanski troškovi mogu biti značajni, naročito ako se računi šalju kupcima preporučenom poštom uz povratnicu. Ako se uzme da je cijena slanja jednog takvog računa 4 kune i da tvrtka na mjesečnoj razini izda oko 1000 računa, mjesečno samo na poštanske troškove tvrtka mora izdvojiti oko 4.000 kuna. Uzimajući u obzir ove iznose, jasno je da je su uz elektroničke račune uštede velike, a da ne spominjemo ostale dokumente koji mogu biti digitalni.

Osim poštanskih troškova, slanje računa podrazumijeva i materijalne troškove poput kuverti, papira na kojem je račun ispisan, tinte koje je potrošeno za ispis i sl.

Ako se uzme u obzir da elektronički račun eliminira sve ove stvari, svaka tvrtka može za sebe vrlo precizno izračunati koliko i u ovom dijelu na mjesečnoj ili godišnjoj razini može uštedjeti korištenjem i drugih digitalnih dokumenata!

Jednostavno arhiviranje digitalnih dokumenata na osnovi zakonske regulative

Vrlo važna stavka kada govorimo o digitalnim dokumentima u odnosu na tradicionalne papirne dokumente je način na koji se digitalni dokumenti skladište i arhiviraju.

Prvenstveno, papirni dokumenti zauzimaju fizički prostor. Ovisno o broju dokumenata i obavezi čuvanja i arhiviranja dokumenta zbog poreznih i drugih zakona, to može zauzimati popriličan prostor. Ako se uzme u obzir kvadrat poslovnog ili skladišnog prostora, kao i cijena polica i registratora, kao i ostalih stvari potrebnih za arhiviranje, jasno je da je trošak 1 GB prostora na serveru znatno povoljniji, čak nekoliko desetina, ako ne i stotinu puta.

Većina ekonomskih prednosti, u suštini, ne dolazi iz ušteda na troškovima ispisa i poštarine već́ od automatizacije i integracije cijelog procesa: od narudžbe do plaćanja.

Direktan doprinos smanjenju sječe šuma za proizvodnju papira

Ovo je samo po sebi jasno, jer sada je već općepoznato da raste potreba za očuvanjem životne sredine. Možda se u ovom trenutku ne čini bitno, ali svakako moramo razmišljati o tome kakav planet ostavljamo potomcima.

Lakši pregled digitalnih dokumenata – neposredno iz informacijskog sustava

S obzirom na to da su dokumenti digitalni jasno je da su pretraga i pregled, a posljedično i analiza, dostupni neposredno iz informacijskog sustava jednim klikom.

Obrada digitalnih dokumenata je mnogo brža

Obrada digitalnih dokumenata uz pomoć informacijskog sustava drastično smanjuje vrijeme za obradu takvih dokumenata. Osim toga, umanjuje i greške koje mogu nastati pretipkavanjem s papira u postojeći informacijski sustav tvrtke.

Za kraj – automatizacija digitalnih dokumenata – veliki potencijal!

Za razliku od tradicionalnih papirnih dokumenata, digitalni dokumenti osiguravaju sve podatke u digitalnom formatu. Ipak, jedna od ključnih odlika digitalnih dokumenata koja pravi značajnu razliku u odnosu na tradicionalne papirne dokumente je njihov potencijal za automatsku obradu. U tom smislu digitalni dokumenti se mogu generirati i transferirati automatski i direktno od izdavatelja do primatelja.

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo obuhvatiti sve pojedince, zaposlenike, suradnike, partnere i korisnike s kojima svakodnevno učimo, stječemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovito i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad vrijedi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli s vama! Podijelite dalje…