Kako dobro isplanirati uspješnu implementaciju ERP-a?

Već smo više puta spominjali aktivnosti koje su neophodne za uspješnu implementaciju ERP sustava. Govorili smo o ključnim koracima implementacije te o pripremi za uspješnu implementaciju, a sada je vrijeme da spomenemo pisani plan implementacije.

Čemu služi pisani plan? Pisani plan uključuje popis svega što se u firmi događa (poslovni procesi, resursi, ljudi, aktivnosti…). Zatim, u planu se nalazi i popis željenih ciljeva i očekivanja od implementacije ERP rješenja, popis potrebnih podataka, obaveznih i željenih izvještaja i, na kraju, popis konkretnih aktivnosti i zaduženja koje vode do cilja: uspješna implementacija ERP sustava.

Osim toga, pisani plan se može (i treba) dijeliti svim zainteresiranima i uključenima u proces implementacije kao svojevrsni vodič i podsjetnik za uspješno izvršenje cilja!

 

Poslovni zahtjevi i popis procesa

Što želite postići implementacijom ERP sustava? Unaprjeđenje procesa? Podizanje produktivnosti? Efikasnost i efektivnost procesa? Jednostavniji rad? Standardizaciju poslovanja? Lakšu obuku novih ljudi? Ciljeva i zahtjeva može biti mnogo, a koji su za vas bitni odlučujete u ovom koraku.

Zbog toga je važno posvetiti dovoljno vremena ovom koraku kako biste na osnovu zadanih ciljeva i zahtjeva mogli adekvatno postaviti procjenu i plan aktivnosti. Zašto? Jednostavno zato što nema sve isti prioritet, a kada znate što je za vas važno i koji je cilj, lakše ćete odlučiti koje stvari trebate prvo napraviti.

Dodatno, u ovom koraku, potrebno je napraviti i procjenu postojećeg stanja. To se najčešće obavlja tako što se popišu trenutno aktivni poslovni procesi i zatim se procjenjuje što se može unaprijediti. Obratite pažnju da na ovom mjestu nije neophodno unaprijediti bilo što. Jednostavno napišite kako trenutno radite i popišite procese. Također, popišite i veze između procesa. Odnosno pokušajte utvrditi kada jedan proces prestaje, a kada drugi počinje. Još bolje, skicirajte (na papiru) procese i tokove aktivnosti unutar tih procesa. Na taj način vrlo efektno ćete kasnije moći iskoristiti sve prednosti PANTHEON WorkFlow funkcionalnosti.

 

Strategija migracije i nadogradnje podataka

Jedan od najvećih izazova suvremenog poslovanja je identificiranje i prikupljanje relevantnih podataka neophodnih za adekvatno izvještavanje. Često se zaboravi da je ova faza jedna od najvažnijih, a da se u fazi pripreme implementacije vrlo elegantno može napraviti revizija postojećih potreba za podatcima i izvještajima.

Podatci su ključ. Podatci su imovina tvrtki. Podatci su osnova za informacije. O kvaliteti podataka ovisi kvaliteta informacija koje će tvrtke dobivati iz poslovnog softvera.

I često je kvaliteta podataka na jako niskoj razini. Razlozi su mnogobrojni, a jedan od najčešćih je taj što se o podatcima ne vodi računa. Podatci se ne promatraju na isti način kao i druga imovina tvrtke. Zato je vrlo važno u plan implementacije uključiti i strategiju migracije i nadogradnje podataka.

Provjerite koji podatci su vam potrebni, koji su naslijeđeni iz starog poslovnog sustava i provjerite koji trebaju ostati. Najvažnije, provjerite i utvrdite koji novi podatci su vam neophodni u budućem radu.

 

Neophodni i željeni izvještaji

Izvještavanje je za menadžment jedna od ključnih komponenti uspješnog upravljanja tvrtkom. Na osnovi podataka i informacija rukovoditelji donose poslovne odluke, planiraju poslovne aktivnosti, organiziraju i kontroliraju. Svi ti podatci i informacije su najčešće predstavljeni određenim izvještajima. Zbog toga je izvještavanje jako bitno za efektivno i efikasno upravljanje tvrtkom. Na osnovi izvještaja donose se razne odluke – od rutinski dnevnih operativnih odluka, preko razrješavanja kratkoročnih problema i srednjoročnih odluka na menadžerskom nivou i sve do strateških dugoročnih odluka i kontrole rezultata i aktivnosti.

U planu je jako bitno definirati koji izvještaji su obavezni za vas, a koji za regulatore, plus, definirajte koje izvještaje sada nemate a željeli bi imati. Budite pragmatični i ovu aktivnost povežite sa strategijom migracije podataka. Jer ako nemate podatke nećete imati ni izvještaje.

Zato imajte pouzdane, pravovremene i točne informacije kao osnovu za poslovno odlučivanje.

 

Procjena vremena i plan aktivnosti

Na kraju, važno je napraviti okvirnu procjenu vremena i plan aktivnosti za implementaciju ERP sustava. Za početak okvirna procjena identificira ključne točke u tijeku implementacije, a plan aktivnosti „razbija“ ove ključne točke na konkretne aktivnosti s konkretnim zaduženjima ljudi koji će ove aktivnosti obavljati zajedno s njihovim trajanjem.

U pitanju može biti Gantogram ili neki drugi sustav za praćenje aktivnosti projekta, ali je jako bitno da takva procjena i plan postoje. Kako ćete inače pratiti napredak implementacije?

Važno je napomenuti da nije neophodno unijeti sve moguće aktivnosti, već je važno unijeti one aktivnosti kojih se u danom trenutku možete sjetiti, a to podrazumijeva razmišljanje i razmatranje koraka koji vas čekaju tijekom implementacije.

Svakako će se javiti odstupanja od ovog plana i to je u praksi normalno, ali vrlo je opasno nemati nikakav plan, jer na taj način implementacija skoro sigurno dobiva neki svoj tijek kojim je jako teško upravljati, a to ne želite.

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo obuhvatiti sve pojedince, zaposlenike, suradnike, partnere i korisnike s kojima svakodnevno učimo, stječemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovito i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad vrijedi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli s vama! Podijelite dalje…